ürkiye'nin en büyük sanayi odası olan İstanbul Sanayi Odası, 8 bin 700'den fazla üyesine daha hızlı hizmet verebilmek için, iş süreçlerinin iyileştirilmesi ve yeni ürün ve hizmetlerin devreye alınabilmesini amaçlayan projesinin ilk bölümünde Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemleri üzerine bir çalışma yaptı. Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemleri Projesinde KETS ile çalışma kararı alan İSO, Software AG'nin veritabanı uygulamasının da FileNET Panagon IDM ürün ailesi ile entegre edildiği kurum özelliğini taşıyor.

Proje öncesinde İstanbul Sanayi Odası bünyesinde manuel olarak yürütülen oda başvuru işlemleri ve bu işlemler için gerekli dokümanların arşivi, KETS tarafından sunulan FileNET Panagon IDM Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemi sayesinde elektronik ortama aktarıldı. Projenin en can alıcı özelliklerinden biri ise, FileNET Panagon IDM ürün ailesi tarafından default olarak entegrasyonu bulunmayan Ada-bas veritabamnın, Software-AG / Lightstorm - Natural RAD uygulama geliştirme aracı sayesinde FileNET Panagon IDM ürünleri ile entegre edilmesidir.

Proje kapsamında uygulama geliştirilen Yeni Firma Kaydı işlemleri dokümanlar FileNET Panagon IDM sisteminde arşive alındıktan sonra elektronik ortamda iş akışlarında devam ediyor. İstanbul Sanayi Odası'na üyelik başvurusunda bulunacak olan şirket yetkilileri beraberinde getirdikleri dokümanlar ile başvurularını yaptıklarında işlemleri elektronik ortamda hızla devam edebiliyor. FileNET Panagon IDM Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemi arşiv Server'mda tutulan tüm bilgilere daha sonra basit veya detaylı sorgulamalar ile erişilebiliyor, böylece şirketlerle ilgili analizlerde eskiye göre çok daha esnek bir ortam sunulabiliyor. Şirketlerle ilgili işlemlerin elektronik ortamda iş akışlarına taşınması sayesinde yapılan, başvuruların, alınan bilgilerin doğruluğunun kontrolü çok daha kısa sürelerde gerçekleştirilebiliyor.

Üye şirketlerle ilgili bilgiler CD-ROM medyalara yazılarak gerekli olduğunda bu bilgilere de hızla erişilebilmesi, bir sirkatin irtibat bilgileri veya örnek verecek olursak; 2 sene önceki üretim miktarının sorgulanması gerektiğinde bu bilginin hızla elde edilebilmesi amaçlanıyor. Bilgilerin yazılı olduğu CD-ROM'lann ortak paylaşımının sağlanması yine KETS tarafından sunulan CD Server depolama donanımı ile sağlanıyor.

İSO'daki proje çerçevesinde kurumdaki iş süreçlerini kısaltarak etkinleştirmeyi amaçladıklarını vurgulayan İSO Bilgiişlem Müdürü Haktan Akın, bu sayede İSO üyelerine daha hızlı hizmet verebildiklerini kaydetti. Proje kapsamında KETS ile işbirliği içinde çalıştıklarını ifade eden Akın, sistemin uygulanmasıyla yeni iş akışlarının oluştuğunu, bu nedenle bazı noktalarda kullanılması amacıyla yazılım geliştirdiklerini belirtti. Projenin her aşamasında KETS'den destek aldıklarını ve beklentilerinin en iyi şekilde gerçekleştiğini vurgulayan Akın, "Hem sistemin sağlanması, hem de İSO'ya özel yazılımların geliştirilmesi konusunda KETS'in büyük desteğini gördük" şeklinde konuştu. Akın, hazırlanan sistemle bilgiye ulaşmanın son derece kolaylaştığını kaydetti.