asaba büyüklüğünde bir mekana yayılmış olan Tüpraş Aliağa tesislerinde binlerce çalışan ve pek çok şirket yetkilisine posta, faks, kurye, elektronik posta ile gelen evrak karmaşasını, KETS'in Evrak 2000'i çözdü. Çeşitli yollardan gelen binlerce evrak önce kurumun muhaberat birimine gidiyor. Muhaberat biriminde kaydı alınan evraklar daha sonra çuvallar halinde minibüslere yerleştiriliyor ve Tüpraş kasabasında servise çıkıyor. Bu servis günde en az üç kez yapılıyor. Tesislerin içinde kaydı alınan, aktarılan, taşınan binlerce evrak yüzünden yaşanan kargaşa bir yana, yapılan yatırıma, ayrılan kaynağa rağmen kaybolan ya da yanlış kişilere giden evraklar yüzünden yaşanan kayıplarda önemli bir sıkıntı oluşturuyor.

Elektronik postalarla yapılan iç ve dış yazışmalarda da benzer sıkıntılar yaşanıyor. Görevi elektronik posta ile alan şirket çalışanı, görevinde yaşanan herhangi bir aksamayı e-postanm kendisine ulaşmadığını, geç ulaştığım söyleyerek benzer sorunlar yaşıyor. Evrak 2000 benzer sorunları yaşayan orta ve büyük -ölçekli şirketlere çözüm sunmak amacıyla paket haline getirilmiş bir çözüm. Evrak 2000'in işlevi; doküman yönetim sisteminin özelliklerini kullanarak ev-rağın kaydından, dağıtımına ve evrak ile ilgili ayrıntılı bilgiyi kurum içinde dağıtım ve paylaşımını sağlamak. Evrak 2000 platform bağımsız, veritabanı ayrımı yapmaksızın çalışıyor. KETS'in kendine ait gelen faksların arşivlenmesi ve otomatik olarak kullanıcılara yönlendirilmesi çözümü de Evrak 2000 ile bütünleştirildi. Gelen faksların otomatik olarak kaydı alınıyor, yönlendirilmekte ve indeks bilgileri arşiv sistemine giriliyor.

MAPI desteği olan tüm mailleşme sistemleri ile çalışan Evrak 2000, e-posta altyapısını kullanarak bu dokümanların dağıtımını gerçekleştiriyor. Dağıtımda gönderim planlan üzerinden bazı kişilere karbon kopya gönderiliyor ve bu bilgi sistemde korunuyor. Esnek yapısı sayesinde veritabanında yapılan tek değişiklik Evrak 2000 tarafından algılanabiliyor.

Kendini otomatik olarak güncelleyen Evrak 2000, sistemde bir sorun olduğunda KETS'e doğrudan durumu raporlayabiliyor.