Bilgi Yönetimi ana başlığı altında Sistem Bütünleyici ve Çözüm Sağlayıcı bir şirket olarak çalışmalarını sürdüren KETSfin faaliyet alanı içerisinde; Anahtar Teslimi Doküman ve Görüntü Yönetim Çözümleri, OCR/ICR/OMR Çözümleri, Workflow sistemleri vasıtasıyla yeniden yapılandırma çalışmaları, İletişim Tasarımı ve Network Faks Sistemleri, Tarama-İnceleme-Optik Kayıt , Saklama, Erişim, Özel Yazılım Geliştirme ve Sistem Optimizasyonu hizmetleri sayılabilir. KETS, son dönemlerde aktiviteleri içindeki büyüme hızına paralel olarak bir takım yeni yapılanmalara girdi. Yurt dışına açılarak, California'da bir ofisi hizmete sokmak, IBM ile yapılan yeni işbirliği; bu yapılanma zincirinin halkalarından sadece bir kaçını oluşturuyor. KETS'in misyonunun, firmaların ürünlerini sadece paket halinde satmak değil, ürünlerin üzerinde çözümler geliştirmek olduğunu söyleyen KETS Genel Müdürü Mustafa Savaşan ve KETS Teknik Koordinatörü Bahadır Balibaşa ile söyleştik.

* "Kağıtsız Ofis" konusundaki çalışmalarınızdan bahseder misiniz?
M.S: Uzun yıllardan bu yana otomasyon konusunda bizim bir hedefimiz vardı ve buna 7-8 yıl önce "kağıtsız ofis" deniyordu. Tabii bu hiçbir zaman gerçekleşmedi ve gerçekleşme şansı da yok. Çünkü kağıt, hala insanların haberleşmesi açısından en uygun ortamı oluşturmakta. Hatta bilgisayar kullanımıyla, bilgiye hızlı erişmemiz neticesinde kağıt tüketimi daha da arttı. Bizim hedefimiz, herşeyin elektronik ortamda olduğu, insanların seri biçimde erişebildiği, paylaşabildiği otomasyon sistemleri geliştirebilmek. Bunu, kısa zaman öncesine kadar ofislerle sınırlı tutuyorduk. Fakat artık internet ve intranet sayesinde, bilgiye dünyanın herhangi bir yerinden erişebilmek ve bu bilgilerin müşteriye, bayiye açılması, gittikçe gelişen bir sistemi doğurdu. Böylece, bizim yaptığımız iş de "Doküman Yönetimi" adını aldı. Bu da son 2 yıldır "Bilgi Yönetimi" adını alan, her türlü bilginin yönetildiği bir yapıya dönüştü. Bunun açılımında e-business çözümlerimiz var. E-Business, geniş bir kavram ve burada ne yaptığınız oldukça önemli. Biz e-business'ın bilgi yönetimi kısmıyla alakalıyız.

* E-Business ile Bilgi Yönetimi'ni nasıl bağdaştırıyorsunuz?
B.B: Data'nın pek çok kaynağı var. Önceleri data kaynakları, veri tabanları olarak algılanmaktaydı. Internet'in yaygınlaşması ile beraber, web server'lar da bir data kaynağı olarak ortaya çıktılar. Fakat insanlar bilginin asıl kağıt üzerinde olan kısmını göz ardı ediyorlar ve bunu elektronik ortamda değerlendirmiyorlar. Zamanla müşteri odaklı çalışma yöntemleri benimsenince, veri kaynakları gözardı edilemez hale geldi. Bunun sonucunda, içerik datalar da çok önemli veri kaynakları içerisinde yer almaya başladı. Eğer e-business ile ilgili birtakım uygulamalar yapmak istiyorsanız, bu kaynakları gözardı edemiyorsunuz. Bizim özellikle odaklandığımız nokta da bu. Web ve database'ler konusunda, e-business'da pek çok kişi birşeyler yapıyor ama içerik yönetimi kısmında ciddi bir boşluk söz konusu. Bizim doldurmak istediğimiz alan bu.

* İş akışı çalışmalarınız hakkında bilgi verir misiniz?
B.B: Müşteri odaklı çalışmak ve internet üzerinden müşteriye çok rahat ulaşılabilmesinden dolayı "Neden müşteri iş akışı
nın bir parçası olmasın?" sorusu gündeme geldi. Bu yüzden biz, organizasyon içerisindeki bu iş akışlarının herhangi bir noktasına müşterinin de dahil olabilmesini veya da kendi başlattığı bir iş akışının organizasyonlar içerisinde hangi aşamalarda bulunduğu bilgisine çok kısa sürede erişebilmesini sağlayan altyapılar kurmaya yöneldik.

* Ket's son dönemlerde Evrak 2000 projesiyle gündemde..,
M.S: Günümüz ofislerinde dokümanlar çeşitli kaynaklardan farklı yapılarda gelmekte (Elektronik posta, kelime işlem veya hesap tablosu dosyaları, optik taranan sayfalar veya formlar, faks, video gibi) ve iş süreçlerinin temelini teşkil etmekte. Bu sebeple, bu projede hedeflenen; kağıt, faks gibi dokümanları içeren, kalan yüzde 80'i teşkil eden yapısal olmayan her türlü bilginin yönetimi. Evrak 2000'i klasik yöntemlere, hatta bilgisayar ortamında oluşturulmuş evrak takip sistemlerine göre üstün kılan özellikler; arka planda Doküman Yönetimi, Faks Otomasyonu, Görüntü Tarama, Optik Karakter Tanıma, Akıllı Karakter Tanıma (El Yazısı Okuma), iş ve Evrak Akışı Yönetimi gibi en son teknolojilerin kullanılıyor olması. Evrak 2000 yazılımı, dört ana modül ve bu modüllerle entegre olarak
çalışan yardımcı bileşenlerden meydana gelen çok kapsamlı bir evrak takibi ve doküman yönetim çözümü. Dokümanların merkezi olarak arşivlenmesine ve evraklarla ilgili tüm işlemlerin bilgisayar ortamında, güvenlik içinde yapılmasına olanak sağlıyor. Böylece kullanıcılar, yetki seviyelerine uygun olarak istedikleri dokümana istedikleri zaman ulaşabilirler. Dokümanlar kolay bir şekilde organizasyon içinde dolaştırılarak, gerekli onay mekanizmalarının kontrolünde ilgili yerlere elektronik ortamda ulaştırılırlar. Böylece kağıt ve kırtasiye masrafları da en aza indirilmiş olur. Evrak 2000, dokümanın kendisi yerine orjinal dosyaya ulaşmayı sağlayan bir link göndererek, ağ trafiğinin kullanımını en aza indiriyor ve kullanıcıların sabit disklerinde yer kaybını önlüyor. KETS Fax Router ile entegre çalışarak evrak takip sistemine faks dokümanlarının da çok kolay bir şekilde dahil edilmesini sağlıyor. Şu anda içerik yönetimiyle ilgili gelinen noktalar aslında çok enteresan. Türkiye'de çok yaygın olmamakla beraber doküman yönetimi denildiğinde; işin içinde Fulltext search olan yani içerik text üzerinde arama yapabildiğiniz ve index üzerinde arama yapabildiğiniz bir yapı akla geliyor ama dünyadaki eğilimler imajlar üzerinde araştırma yapabilmeyi doğru gidiyor. Bu da oldukça farklı iş alanları yaratıyor, imajların müşterilere açılması söz konusu. Bunlar henüz Türkiye'de ifade edilmemekle birlikte birçok medya kuruluşları ve reklam ajansları için önemli konular.

* IBM ile yaptığınız iş ortaklığından bahseder misiniz?
M.S: IBM beraberliğini ilan ettik. IBM ile workflow doküman yönetimi sistemleri konusunda bir birlikteliğimiz var. Özellikle sigortacılık ve bankacılık sektörüne yönelik çözümler konusunda bir işbirliği içindeyiz. Son dönemlerde imaj üzerinden araştırma yapmak konusu üzerine yoğunlaştık.

* imaj üzerinden araştırmayı nasıl gerçekleştiriyorsunuz?
B.B: Örneğin, bir konuyla ilgili fotoğraf arıyorsunuz. Eğer konuyla ilgili bir indeksleme yapılmamışsa erişmeniz mümkün değil. Bu yüzden imaj üzerinden araştırma yapmanız gerekiyor. Örneğin kırmızının bir tonunu arıyorsunuz, bunu obje üzerinden yapmanız hem size zaman kazandıracak, hem de işinizi kolaylaştıracaktır. Şu anda IBM'in geliştirdiği bir teknoloji sayesinde böyle bir imaj arşivinden istediğiniz tondaki rengi, fotoğrafı ve istediğiniz enstantaneyi içeren objeleri yakalayabiliyorsunuz.