Finansbank, tüm bankacılık operasyonlarını şubelerden merkeze taşıyarak personel giderlerini azalttı.

Dört şubeli bir banka olarak 1994 yılına dek hizmet veren Finansbank, o zamandan 2000 başına kadar şubeleşme çalışmalarına yoğunlaştı ve şube sayısını 117'ye çıkardı. Bu süre içinde banka, bireysel bankacılık dışındaki tüm operasyonlarını şubelerde yürütmeye devam etti. Kurumsal ve ticari şubelerin desantralize yapısını dönüştürerek merkezi operasyona başlamak için şubeleşme çalışmalarının tamamlanması beklendi. Merkezi yapıya geçiş hem personelde hem de altyapıda bazı değişimleri de beraberinde getirdi.

"Merkezileşme çalışmalarına BT ihtiyaçlarının tespiti ile başladık" diyen Finansbank Operasyon Merkezi Bölüm Başkanı Ahmet Erzengin, yaklaşık bir ay süren bu çalışmanın ardından, fırmalarla görüşmeye başladıklarını ve doküman yönetimi sistemi için KETS ile çalışma kararı verdiklerini söylüyor.

90 hatlı bir servis
Yeniden yapılanma projesinin en önemli ayaklarından biri olan doküman yönetim sistemi, ciddi altyapı değişikliklerini gerektirecek bir data hattı kurmak yerine, sisteme şubelerden doküman akışını sağlayan faks yönetim sistemi ile gerçekleştirilmiş. Finansbank BT Yazılımı Geliştirme Müdür Yardımcısı Erbil Yurdakul, "Ancak" diyor, "bunu yaparken sistemi öyle bir kurmamız gerekiyordu ki, istediğimiz zaman data hattına geçmemiz mümkün olsun." Bu nedenle altyapı her an yeni sisteme geçmeyi mümkün kılacak şekilde kurulmuş, şimdiki bekleyiş Türk Telekom'un kendi altyapısını iyileştirmesi yönünde. Kurulan faks sunucusuyla aynı anda 90 adet faksın merkeze ulaşması sağlanabiliyor. Gelen faksları sisteme uygun hale getirmek için KETS Faks Servis'i kullandıklarını anlatan Yurdakul, faksların nereden geldiğini görmek ve ilgili kişiye yönlendirmek için de KETS'in Fax Router uygulamasının kullanıldığını belirtiyor.

Finansbank'ın merkezi yapıya geçme çalışmasını diğerlerinden ayıran en önemli özellik, radikal bir kararla bütün bu yapılanmanın bir gecede devreye sokulmuş olması. Tüm şubeler ve bütün işlemleri ayni anda merkeze taşımak gibi iddialı bir yol seçilmiş. Kurulan faks sistemi, bu noktada kilit bir rol üstleniyor çünkü şubeler, merkeze yönlendirilen tüm işlemlerle ilgili dokümanları günde binlerce faksı sırtlanan bu sistem üzerinden merkeze iletiyor. Elbette buradaki en kritik sorun, sistemin gün içinde kaç tane işlemi sorunsuzca yürütebileceği. Erzengin, sistemi kullanmaya başlamadan önce, günlük 10 bin sayfa hedefı üzerinden dayanıklılık testleri ile sınadıklarını ve gerek test aşamasında gerekse de kullanıma geçtikleri 23 Temmuz'dan bu yana bir sorunla karşılaşmadıklarını vurguluyor.

Hem pratik hem hesaplı
Şubelerde gerçekleştirilen bankacılık işlemlerini merkezileştirerek, daha az insan kaynağı ile varolan işlem yükünün taşınmasını, böylece açığa çıkan insan kaynağının farklı alanlarda kullanılabilmesini ve işlemlerin kontrollü yapılmasını sağlayan bu otomasyon projesinin bankaya getirdiği birçok başka avantaj da var. Bunlann başında tüm doküman arşivinin elektronik ortamda oluşması geliyor. Bu, sadece daha az kağıt tüketimi anlamına gelmiyor, örneğin geriye dönük taramaların kağıt ortamında olduğundan çok daha sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlıyor. Ayrıca bilginin kontrolü, personelin verimliliğini ölçebilme ve belgelerin pratikte daha kolay kullanımı gibi önemli getirilerden de söz etmek mümkün.

Finansbank'ın doküman yönetim sistemi ve iş akış projesi FOMER'i gerçekleştiren KETS'in Teknik Koordinatörü Bahadır Balibaşa, bu projede kendilerinin ağırlıklı olarak operasyon merkezi personelinin kolay ve hızlı bir şekilde iş üretebilmesi için gerekli koşulları yerine getirmek olduğunu söylüyor. "Yöneticiler için de, organizasyon yapısını tanımlayabilecekleri, yapılan işleri izleyebilecekleri ve bunları daha sonra da sorgulayabilecekleri bir altyapı kurmamız gerekiyordu. Tüm bunları bir araya getiren bir çözüm ürettik" diyen Balibaşa, bu projeyi özel yapan en önemli unsurun tüm operasyonun bir anda şubelerden merkeze taşınması olduğunu söylüyor.

FOMER'in altyapısı
Projede, şubelerden merkeze dokümanların iletilmesinde Rightfax Server kullanıldı. Merkeze gelen faksları karşılayan, toplam 3 ISDN PRI hat, yani toplam 90 fiziksel hat üzerinde çalışan KETS Fax Server bulunuyor. Hatların hiç kayıp olmadan kullanılabilmesi için KETS Fax Server'ların otomatik olarak birbirlerini yedeklemesi sağlanmış. Gelen faksları karşılamak için kullanılan KETS Fax Server, KETS tarafından geliştirilen, sayısal hat desteğine sahip yerli bir ürün. Merkezden şubelere gerektiğinde dokümanların faks ile gönderilebilmesi için yine sayısal hatlar üzerinde Rightfax Enterprise Server kullanılıyor. Altyapıda kullanılan IBM Content Manager ürünü, MS NT 4.0, Win2000, IBM AIX, OS/400, OS/390 platformlarında çalışabiliyor. KETS CenterOps uygulamasında herhangi bir değişikliğe gereksinim olmadan bu platformlardan herhangi biri altyapıda kullanılabilmekte.