FOMER projesiyle merkezi doküman yönetimi sistemini uygulamaya başlayan Finansbank'ta Tüm Operasyonlar Merkezileşti

Finansbank Otomasyon Merkezi (FOMER) projesi KETS ve IBM iş birliğiyle gerçekleştirildi. Bu proje, tüm şubelerin aynı anda merkezileştirildiği ilk proje olma özelliğini de taşıyor.

K

ETS ve IBM iş birliğiyle Temmuz 2001'de hayata geçirilen Finansbank Otomasyon Merkezi Projesi'nin (FOMER) hangi ihtiyaçlardan kaynaklandığı, nasıl geliştirildiği ve sonuçları hakkında Finansbank Genel Müdür Yardımcısı Reşat Aytaç, FOMER Bölüm Başkanı Ahmet Erzengin, Bilgi Teknolojileri Yazılım Geliştirme Müdür Yardımcısı Erbil Yurdakul, KETS Genel Müdürü Dr. Mustafa Savaşan ve IBM Yazılım Grubu Data Management Ürün Yöneticisi Aliye Gürsel'den bilgi aldık.

Finansbank'ın tüm operasyonlarını merkezileştiren FOMER projesini hayata geçirmeye hangi nedenlerle karar verdiniz? Proje öncesinde nasıl bir hazırlık dönemi geçirdiniz?

Reşat Aytaç: Finansbank on dört yıl önce kurumsal bankacılık ve yatırım bankacılığı yapmak amacıyla kuruldu ve bir yıl içinde dört şubeli bir banka haline geldi. 1994 krizinden sonra bankanın faaliyetleri arasına bireysel bankacılık da katıldı ve şubeleşme çalışmalarına hız verildi. Bu arada ticari bankacılığın da Türkiye genelinde yaygınlaştırılması gerektiği belirlendiğinden, 1995 yılından sonra açılan şubeler, ticari bankacılık da yapmaya başladı. 2000 yılı sonu itibariyle 118 şubeye ulaşan Finansbank, şu anda 2.3 milyar dolarlık bilanço büyüklüğü ve 183 milyon dolarlık sermayesiyle Türkiye'deki orta ölçekli bankalar arasında yer alıyor. Fakat İsviçre, Fransa, Hollanda ve Rusya'da faaliyet gösteren grubumuza ait bankaları da dahil ettiğimizde Finansbank grubunun toplam bilanço büyüklüğü 6.5 milyar dolara ulaşıyor. Bu açıdan bakıldığında, Türkiye'deki en büyük bankacılık grupları arasında yer aldığımızı söyleyebiliriz.

Güçlü sermaye yapısı ve temkinli stratejisiyle krizden en az etkilenen bankalar arasında bulunan Finansbank, Türkiye'de yatırım yapmak isteyen yabancı bankaların da ilgi odağı oldu. Nitekim şu anda böyle bir süreç içindeyiz. Bildiğiniz gibi BNP Paribas Finansbank'ın çoğunluk hisselerini satın almak için çalışmalar yapıyor. Bu bankayla yaptığımız münhasırlık sözleşmesi 15 Ocak 2002 tarihine kadar uzatıldı, dolayısıyla bu konudaki çalışmalar devam ediyor.

Operasyonu merkezileştirme konusuna gelince, biz bunu baştan beri düşünüyor ama uygulamaya geçmek için şube sayımızın artmasını bekliyorduk. Çünkü merkezileşme için ilk olarak bu uygulamayı gerektirecek kadar çok sayıda şubeye, ikincisi de gerekli teknolojik alt yapıya sahip olmanız büyük önem taşıyor. Türk bankacılık sisteminde 1990'lı yılların başından beri gündemde olan merkezileştirmeyi o dönemde deneyen bankaların başarılı olamamalarının nedeni de hem şube sayılarının merkezileştirmeyi gerektirmeyecek kadar az oluşu, hem de o zamanki teknolojik alt yapının bu uygulamaya müsait olmamasıydı. Belki hatırlarsınız, bütün evrak şubelerle genel müdürlük arasında motosikletli kuryelerle taşınıyordu. Dolayısıyla biz merkezileşme çalışmasına başlamak için şube sayısının optimum noktaya ulaşmasını bekledik ve yeterli bir teknolojik yapı oluşturabileceğimize inandığımız anda bu işe girdik.

Özetle, merkezileşme bizim için bir süreçti ki bu süreç aslında müşteri ilişkileri anlamında olumsuz bir süreçtir. Çünkü müşterinin istediği ürünü onun bulunduğu yerde değil, başka bir yerde hazırlarsınız. Fabrikanız başka yerdedir, ürünü pazarladığınız yer başka. Sadece bu açıdan bakıldığında bir dezavantaj gibi görünen merkezileşme için önemli sayılan faktörlerin bu dezavantajı ortadan kaldırabilecek durumda olması gerekir. Biz işte o noktaya geldiğimiz zaman merkezileşmeyi uygulamaya koyduk.

Bu çalışmaya başlarken, güçlü ve zayıf noktalarımızı ortaya çıkaran SWOT analizi yaptık. Güçlü noktalarımızdan biri, IBM ve KETS ile birlikte çalışıyor olmaktı. Böylece doğru teknolojik alt yapıyı oluşturabilecektik. Bunun yanı sıra yeteri kadar yetişmiş insan gücüne sahiptik, bankamız bu proje için gerekli kaynağı sağlayabilecekti ve gerek şubelerimiz gerekse genel müdürlük birimlerimiz böyle bir çalışmaya moral açısından da hazır bulunuyorlardı. Bütün bunlar bizim güçlü noktalarımızdı. Zayıf noktalarımızın başında ise Türkiye'de hiçbir bankanın böyle bir merkezileşmeyi bütün şubelerde aynı anda denememiş olmasıydı, dolayısıyla önümüzde bir örnek yoktu. Öte yandan Finansbank müşterileriyle çok yakın ilişki kuran, ilişki bankacılığı kavramını Türkiye'de ilk uygulayan bankalardan biri olduğu için merkezileşmenin bu ilişkiyi zedeleme ihtimalini de hesaba katmamız gerekiyordu. Artıları ve eksileri belirledikten sonra, güçlü noktalarımızın projenin başarıya ulaşmasını sağlayacağına karar verdik. Doğal olarak bütün şubeleri bütün işlemleriyle aynı anda merkezileştirmenin zorluklarını yaşadık, ilk haftalarda özellikle de ilk hafta içinde ciddi problemlerle karşı karşıya kaldık. Neyse ki bu sorunlar ciddi bir zarara. yol açmadan KETS'in de yardımlarıyla süratli bir şekilde giderildi ve proje hayata geçirildikten üç hafta sonra her şey yoluna girdi.

Bankacılık operasyonlarının merkezileştirilmesi çalışması için KETS ve IBM'le birlikte çalışmaya nasıl karar verdiniz?

Reşat Aytaç: Bizim hedeflediğimiz gibi bir merkezileşme çalışması denememiş olsalar da çoğu banka bu konuda bazı uygulamalara başlamıştı ve biz bu örnekler arasında en iyisinin Garanti Bankası olduğunu düşünüyorduk. Bütün işlemleri bütün şubeler için merkezileştirmese de teknolojik yapıya dayalı merkezileşme uygulamasını ilk deneyen banka Garanti Bankası'ydı. KETS'in o projedeki çalışmalarını biliyorduk fakat KETS'i seçmemizin en önemli nedeni, bizde merkezileşme için gerekli teknolojik desteği verebilecek en fazla birikime sahip firma olmasıydı. Önerdikleri teknolojik çözümler uygulanabilir nitelikteydi. Mesela merkezileşmede en önemli unsurlardan biri, şubelerdeki dokümanların elektronik ortamda merkeze iletilmesi çalışmasıdır. Görüştüğümüz firmalar arasında sadece KETS bize bunu sağlamanın en doğru yolunu gösterdi ve bu da bizi iş birliği için ikna etmeye yetti. Bu yalnızca bir örnek, bu yapıyı kurarken de faks hatlarını değil de data hatlarını seçmiş olsaydık, dokümanların merkeze iletilmesinde çok ciddi problemler yaşayabilirdik. Çünkü Türkiye'de data hattı alt yapısı bu şekilde elektronik ortamda yoğun doküman gönderimi için müsait değil. Bunu kısmi olarak deneyen bankaların da başarılı olamadıklarını biliyoruz. Dolayısıyla yalnızca bu örnek bile KETS'in bu noktada bizim açımızdan doğru bir seçim olduğunu gösteriyor. Burada aslında IBM ile KETS'i birbirinden ayırmamak gerekir. Çünkü önerdikleri donanım ve yazılım birlikte kullanılıyor. Sonuç itibariyle KETS'in doküman yönetim sistemi ile IBM'in sağladığı arşivleme alt yapısı bizim için doğru bir çözüm oldu.

Erbil Yurdakul: Bu proje şekillenmeye başladığında KETS ve IBM dahil olmak üzere birçok firmayla görüştük. Bu aşamada görüştüğümüz firmalardan çok ciddi bilgiler ve know-how edindik. Böylece uygulamaya koymayı düşündüğümüz proje tam anlamıyla şekillendi. Bu süreçte bize gerçekten en doğru ve en yerinde bilgiyi KETS ve IBM sağladılar. Projenin faks sistemi için KETS'i, doküman yönetim sistemi için IBM Content Manager'ı düşündük, çok ciddi araştırmalar yaptık. Merkezi operasyona geçtikten sonra geri dönüşü olmayan bir yola gireceğimiz için kuracağımız sistemin son derece güvenli olması gerekiyordu. IBM'i zaten daha önceden tanıyorduk. KETS'in de bu konudaki bilgi ve tecrübesi bizi etkiledi. Projeye başladıktan sonra, doğru tercihler yapmış olduğumuzu bir kez daha gördük.

Ahmet Erzengin: İş akışlarında doküman şubeden merkeze ulaştığında belirli süreçlerden geçerek işlem sonuçlanıyor ve arşive kaldırılıyor. Özellikle bazı birimlerde başlangıçta düşündüğümüz iş akışının aslında etkin olmadığını gördük ve sistemin iş akışlarını değiştirmemize imkan verecek şekilde tasarlanmasını öngördüğümüz için, birkaç birimde organizasyonel anlamda doküman yönetim sisteminde değişiklik yaparak bu akışları değiştirdik. Onun dışında şubelerden ilk hafta içinde işlemleri faksladıktan sonra hangi aşamada olduğunu, kimde olduğunu, bilemediklerinden yakındılar. Bunun üzerine, kullandığımız doküman yönetimi sistemiyle bankacılık sistemimizi çalıştırmayı başardık. Doküman yönetim sisteminde belgeler hareket ettikçe bu hareket bankacılık sistemine de yansıyor, çünkü şubelerde doküman yönetim sistemi kullanılmıyor ama şubeden fakslanan bir dokümanın hangi aşamada olduğunu şubeler kendi ekranlarından görebiliyorlar. Hatta doküman yönetim sisteminde kişilerin telefonlarını da sisteme tanımladık ve dokümanı sahiplenen kişinin telefonu dahi bankacılık sisteminde şubelerdeki kullanıcıların erişimine hazır hale geldi.

KETS projelere başlamadan önce detaylı bir analiz yapıyor ve kurumun ihtiyaçlarını göz önünde tutuyor. FOMER projesi öncesi Finansbank için yaptığınız analizde hangi sonuçları elde ettiniz?

Mustafa Savaşan: Biz bütün projelerimizi; müşterinin ihtiyaçları, bu ihtiyaçlara uygun teknolojiler ve bu teknolojilerin entegrasyonu olmak üzere bir sac ayağı olarak ele alıyoruz. Öncelikle müşterinin gereksinimlerini belirliyor, bu gereksinimlere hangi teknolojilerimizin uygun olduğunu saptıyor ve bu teknolojiler arasındaki entegrasyonun nasıl sağlanacağını tasarlıyoruz. Bunu yaparken de öncelikle müşterinin gereksinimlerine bağlı bir analiz çalışması gerçekleştiriyoruz. İşe başlarken, sunacağımız çözümü kullanacak olan tarafın, yani müşterinin ihtiyaçlarının çok iyi belirlenerek, IT grubuna aktarılması gerekiyor. IT grubu bu ihtiyaçlarla ilgili teknolojik bilgi birikimini oluşturuyor. Bu tür ihtiyaçların teknolojinin sağladığı avantajlara göre revize edilmesi gerektiğinden, ihtiyaç çalışması için bir başka grubun teknoloji öncesi ve sonrası gerekli organizasyonları ve revizyonları yapması gerekiyor. Bu sac ayağının bizim tarafımızda olan kısmındaysa, arkada çok güvendiğimiz iyi biı teknoloji ve iyi bir takım oyunu çıkarabilecek biı ekip yer alıyor.

Finansbank'ta gerçekleştirdiğimiz projede, bu sac ayağındaki tüm noktalar optimum düzeydeydi. Verilen bilgiler ve hedef çok net bir şekilde ortaya konduğu için, daha başlangıçta iyi bir takım oyunu çıkarabileceğimizi gördük. Tabi revizyon gereken birçok yer vardı, biz bu konuda Garanti Bankası'nda yıllar önce bir proje gerçekleştirmiştik. Orada edindiğimiz tecrübe, hem işi öğrenme açısından, hem de nelerin üzerinde durmak gerektiği konusunda çok ciddi anlamda doğru kararlar vermemizi sağladı. Fakat her şeyden önce sistemin gereksinimlere çok hızlı uyarlanabilir olması gerekiyordu. Tasarımda en çok üzerinde durduğumuz konu da bu oldu. Çünkü zaman içinde bütün projelerde değişiklik ihtiyacı doğar. Kurduğumuz sistem, bu ihtiyaca yanıt verebilecek şekilde tasarlandı. Proje boyunca Finansbank ile aramızda çok iyi bir koordinasyon sağlandı. Geliştirme aşamasında, test aşamasında, üretim öncesinde ve üretimin ilk döneminde gereken revizyonları birlikte saptadık. İşin teknoloji ayağında ise IBM'in teknolojisini kullandığımız için hiçbir sıkıntı çekmeyeceğimizi biliyorduk. Bu teknoloji bize hem yazılım, hem de donanım anlamında, bankanın var olan sistemlerine entegrasyonda sıkıntısız bir geçiş olanağı sağladı. Böylece biz kendi işimiz olan iş süreçlerinin otomasyonu konusuna konsantre olabildik ve sonuçta ortaya başarılı bir çalışma çıktı.

IBM bu proje sürecini nasıl değerlendiriyor?
Aliye Gürsel: Gerçekten ideal bir ekip çalışması gerçekleştirdik. Finansbank, KETS ve IBM olarak, bilginin paylaşıldığı ve paylaşıldığı anda bir aktiviteye dönüştürüldüğü, yani herkesin kendi görevini en iyi şekilde yerine getirdiği bir ortam oluşturduk. Dünya çapında çalışan bir şirket olan IBM'in İtalya ve Amerika laboratuar tecrübeleri, KETS'in de Amerika şubesinin katılımıyla Finansbank'ta yaşanan sorunları doğru şekilde tespit edip, doğru çözümü bulabildik ki bu bence çok önemli bir nokta.

Finansbank'ta yeni sisteme geçerken kademeli bir geçiş yerine neden toplu geçişi tercih ettiniz? Bu tercihi yaparken nelere dikkat ettiniz ve bu süreç ne kadar sürdü?

Reşat Aytaç: İşin başından itibaren topluca merkezileşmeyi öngördük. Çalışmalar ilerledikçe, bu kararımızı revize etmemize gerek olmadığını, bütün şubelerin tüm işlemlerini bir anda merkezileştirmeyi başarabileceğimizi gördük. Dolayısıyla bu stratejimizde bir değişiklik yapma ihtiyacı duymadık. Bunu gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğimizi anlamak için bir hafta sonu bütün şubeleri açarak bir test yaptık. Bir gün önce gelen ve şubelerde proses edilen bütün dokümanları sanki merkezi operasyon çalışıyormuş gibi işleme aldık. O test sırasında birçok eksikliğimizin yanı sıra bunu gerçekleştirebileceğimiz de ortaya çıktı.

Aslında bizim gösterdiğimiz cesaret biraz da başka seçenek olmamasından kaynaklanıyor. Çünkü, merkezi operasyonda çalışan kişiler yeni istihdam edilen kişiler değil, çoğunluğu daha önce şubelerde operasyonda çalışmış kişilerdi. Eğer işlemlerin bir kısmını merkezileştirip, bir kısmını merkezileştirmezsek, sonuçta operasyonlar için şubede personel bırakmak zorunda kalacaktık. Şubelerimiz sadece İstanbul'da değil. Türkiye'nin her yerine yayılmış olduğundan, oralarda eleman bırakırsak buradaki eleman sayısı yetersiz kalacaktı. Üstelik burada çok sayıda insanı bir araya getirdiğimizde bir iş bölümü yapabilirdik ama şubede bu mümkün olmayabilirdi. Dolayısıyla bütün şubeleri bütün işlemleriyle merkezileştirerek, baştan itibaren bir iş bölümü yapmayı başardık. Kısacası bir günde bütün işlemlerin ve şubelerin merkezileştirilmesi cesaret isteyen bir iştir ancak şubelerin ve işlemlerin bir kısmının merkezileştirilmesi daha çok cesaret isteyen bir iştir. Biz o kadar cesur değildik.

Bu proje, sisteme şubelerden doküman akışı sağlayan faks yönetim sistemi ile gerçekleştirilmiş. Sistemin işleyişini anlatır mısınız? Ayrıca, sistemin teknik alt yapısından bahsedecek olursak bu projede hangi ürünler kullanıldı?

Reşat Aytaç: Sistemin işleyişinde prosesi başlatan şube, şube ile müşteri ilişkisi. Basit olması açısından bir örnek vermek istiyorum; diyelim ki müşteri bizim herhangi bir şubemizdeki hesabından bir başka bankadaki hesaba EFT yapmak istiyor. Şubeye talimatı veriyor, şube o yazılı talimatı doğrulayarak doküman yönetim sistemi vasıtasıyla kendi şubesindeki faks cihazı ve bazı şubelerimizde bulunan faks server'lar vasıtasıyla buraya iletiyor. Doküman yönetim sisteminde o faks doğru birime geliyor, EFT işlemi o birimde görevli olan kişiler vasıtasıyla yapılıyor. İşlem gerçekleştikten sonra arşive gidiyor. Süreç genel olarak bu şekilde işliyor. İşleri kolaylaştırmak için büyük ekranları kullanıyoruz, bu ekranlarda ekranın sağ tarafında müşterinin şubeye getirdiği doküman, sol tarafında ise işlemi proses eden bizim bankacılık yazılımımız bulunuyor. Her iki işlemi, hatta ofis içi haberleşmeyi sağlayan sistemle birlikte aynı ekranda işlemler gerçekleştirilebiliyor.

Mustafa Savaşan: Bu projede doküman akışı olarak faksı seçmemizin birincil nedeni şu anda data alt yapısının yeterli olmaması. Proje, zaman içinde alt yapılar iyileştiğinde uzaktan tarama dediğimiz sistemle aynı süreci işletebilecek şekilde tasarlandı. Şu anda Finansbank'ın bazı şubelerinde kullanılan faks server'ların birtakım özellikleri eğer data hattı müsaitse faksı, elektronik olarak normal hattı kullanmadan, bankanın data alt yapısına gönderme seçeneğini sunuyor. Faksın bir başka avantajı da Türkiye'de son kullanıcıların özel ekipman ve eğitim yatırımı gerektirmeyen faksı kullanmaya eğilimli olmaları. Biz akıllı algoritmalarla faksı gerçek anlamda otomasyon sağlayacak bir şekle dönüştürdük. Bunu yaparken iki yöntem kullandık. CSID dediğimiz ilk yöntem sayesinde faksı hangi şubenin gönderdiğini anlayabiliyoruz. İkinci yöntem ise DID dediğimiz ISDN hatlarla yönlendirme seçeneği. Burada sanal numaralar var ve bu numaraları iş kuyruklarına göre tanımlayıp, faksın hangi şubeden hangi iş tipi için geldiğini anlayabilen algoritmaları kullanıyoruz. Şu an için Türkiye'deki en optimum çözümün faks çözümleri olduğunu düşünüyoruz. Fakat sistemimiz yeni çıkabilecek her türlü teknolojiye de açık.

Teknolojik alt yapıda IBM Content Manager ailesi var. EIP dediğimiz portal yapısı da dahil olmak üzere ailenin her türlü ürünü kullanılıyor. Arka planda PC server'lar yer alıyor. Son kullanıcı ekranlı bilgisayarlar, AS 400'ler kısacası her türlü donanım ve yazılım kullanılıyor. Bizim için bu projede bu teknolojiyi kullanmamızın en önemli avantajı ölçeklenebilir olması, yani zaman içinde bu sistem ne kadar büyürse büyüsün çalışabilecek. Şu anda ileriye dönük olarak Finansbank'ın alt yapısı her türlü işlem gücünü kaldırabilecek kapasitede bulunuyor.Onun dışında Fujitsu scanner'lar, faks kart olarak da Intel'in kartlarını kullandık. Bu projede kendi geliştirdiğimiz birçok çözüm de var. CenterOps bizim geliştirdiğimiz bir uygulama, onun dışında faks çözümleri, optik okuma çözümleri ve tüm bunların birbirine entegrasyonu var. Bu açıdan teknik anlamda birçok parçanın bir arada çalıştığı entegre olduğu bir yapıdan, daha da önemlisi geleceğe çok açık bir sistemden söz ediyoruz.

Aliye Gürsel: IBM teknolojilerine gelecek olursak, aslında IBM yazılımda şöyle bir deyim var; " leveraging information" yani bilginin en iyi şekilde kullanımı, burada bunun bir örneğini görüyoruz. Müşteri ilişkilerini iyileştirebilmek için, müşteriye ait olan her şeyin iyi bir elde proses edilmesi ve sorulduğunda nerede olduğunu gözlemleyebilmek gerekiyor. Finansbank bunun canlı bir örneği.

IBM olarak "leveraging information"ı gerçekleştirebilmek için, öncelikle içerik yönetiminden söz ediyoruz. Buna müşteriye ait kağıt arşivi ve elektronik doküman yönetimi de dahil. Bunun yanı sıra Computer Output to Laser Disc (COLD) dediğimiz tüm bu yöntemlerin yönetildiği ve yönetildikten sonra eğer rafa kaldırılması gerekiyorsa arşivlendiği daha farklı bir sistem de var.

IBM'in Business Intelligence çözümleri arasında yer alan Content Manager'ı ise bu projedeki alt yapı teknolojisi, ana bileşen olarak tanımlayabiliriz. Content Manager'in internet/intranet teknolojileri ile entegre olabilmesi, o teknolojilerin de bu bilgilerin açılmasını sağlayan enterprise information portal dediğimiz bir bacağı bulunuyor ve bu iki teknoloji de Finansbank'ta gündemde. Teknoloji olarak; platform bağımsız bir çözüm olması, büyüyebilmesi, ihtiyaca göre platformlar arasında taşınabilmesi ve hatta kullanıcı tarafına hiçbir değişiklik yansıtmadan arkadaki server sistemlerini gerektiğinde değiştirerek veya ekleyerek bu platformun büyümesini sağlayabilmek gibi önemli özelliklerden söz ediyoruz. Bu büyük bir esneklik, yani bugün NT ile başlarsınız, yarın Unix'e geçersiniz, AS 400, OS 340 kullanırsınız. Kullanıcı tarafındaki uygulama ara yüzü müşterinin kendisine ait uygulamalarıdır ve biz o uygulamalarla arka tarafı entegre ederiz.

Bu projeyle ilgili hedefleriniz nelerdir?
Reşat Aytaç: Projeden memnunuz, merkezileşmeyi doğru zamanda, doğru şekilde gerçekleştirdiğimize inanıyoruz. Bu proje, Finansbank hedefi olan üç yüz-üç yüzelli şubeye ulaştığında da rahatlıkla kullanılabilecek. Tabi bazı iyileştirmeler yapmak gerekecek. Belki ileride aynı teknolojiyi kullanarak faks hatlarını değil de data hatlarını kullanmamız gerekebilir. Böylece hem maliyet avantajı sağlamak, hem de şube içindeki doküman akışını bu sistemin bir parçası haline getirmek mümkün olacak. Aslında müşterileri de sistemin parçası haline getirebiliriz. Tabi bu daha uzun vadeli, gerçekleştirilmesi biraz daha zor bir hedef. Kurumsal müşteriler açısından o kadar zor olmayabilir ama bireysel müşterileri de düşünürseniz çok yaygın bir müşteri ağını bu sistemin parçası haline getirmek gerekir ki o biraz daha güç olabilir. Fakat genel olarak bakıldığında, bu projenin gelecekteki beklentilerimizle uygun olduğunu düşünüyoruz.

Bu sisteme geçişle birlikte Finansbank'da neler değişti?
Reşat Aytaç: Bu proje 23 Temmuz'da uygulamaya konuldu. Bu tarihten itibaren bankamızda iş yapma şekli değişti. Artık işlem şubelerde değil, merkezde yapılıyor ama ürünler şubelerde. Biraz önce EFT örneğini vermiştim, tabi tüm örnekler bu kadar basit değil. Örneğin; şubede bir teminat mektubu düzenlenmesi gerektiğinde, o mektup da burada hazırlanıyor, elektronik ortamda şubelere gidiyor, şube onu basıyor ve şubedeki yetkililer imzaladıktan sonra mektup müşteriye veriliyor.

Aslında müşteriye verilen hizmette bir değişiklik olmadı. Üründe bir değişiklik yaratmayan merkezi sistem, sadece ürünün oluşturulması sırasında geçen süreci değiştiriyor. Bunun yanı sıra belirli şubelerin belirli işlerde uzmanlaşması gerekmiyor artık, çünkü her işlemin uzmanı olan elemanlar merkezde görev yapıyor. O işlemi başlatacak olan dokümanın şubeden merkeze gönderilmesi yeterli oluyor. Artık tüm işlemler, tüm şubelerde aynı standartta yapılabiliyor. Merkezileşmenin en büyük avantajı bu aslında. Üstelik bu standart ürünü servis sırasında herhangi bir gecikme riski yaşamadan müşterinize sunabiliyorsunuz.

Standart işlemler dışında müşterilerimizin bazı özel ihtiyaçları olduğunda ne yaptığımızı sorarsanız, henüz bu konuyu bir sistematiğe oturtmadığımızı söyleyebilirim. Şu anda şubedeki eleman o işlemle ilgili özel birtakım bilgiler iletmesi gerekiyorsa bunu telefonla ya da elektronik ortamı kullanıp merkeze ileterek yapıyor. Biz de o müşterinin özel ihtiyaçlarını o yolla karşılamaya çalışıyoruz. Belki ileride bazı müşteriler için uzmanlık birimleri yaratarak, belirli işlemler için uzmanlık birimlerini farklılaştırarak o özel ihtiyaçları da karşılamamız mümkün olabilir. Şu ana kadar buna çok fazla ihtiyaç duymadık. Gelecekte o ihtiyacı duyduğumuzda onu da yerine getirebileceğiz.

Bu tür bir sistemin taşıdığı riskler nelerdir?
Mustafa Savaşan: Doküman yönetimi başlangıçta çok önemsenmeyen ama belli bir noktadan sonra çok büyük önem
taşıyan bir konu. Çünkü içeriye koyduğunuz bilgi sizin kurumunuza ait değerli bilgi, bu bilginin hiçbir riske girmemesi lazım. Böyle bir sistemin taşıdığı risk, donanım ya da yazılımdaki sorunlar olabilir ki bunların yedekleri ve afet yönetim planları hazırlandı. Test sürecinde olası bütün riskler hesaba katılarak, ona göre önlemler alındı. Güvenlikle ilgili olarak hem bizim geliştirdiğimiz güvenlik katmanları, hem de IBM Content Manager'in güvenlik katmanları sistemi koruyor. O yüzden 7/24 çalışan bu sistemde herhangi bir risk göremiyorum. Üstelik olası her türlü riske karşı da önlem almaya müsait bir yapı söz konusu. Her şeyi tek merkezde toplamak riskli midir, değil midir tartışmaları her zaman yapılır ama sonuçta şubeler merkeze bağlı çalışan yerlerdir. Merkezde sorun çıkarsa şubede de çıkar. Dolayısıyla bu sistemin herhangi bir risk taşıdığını söylemek mümkün değil.

Erbil Yurdakul: Bu konuyla ilgili çok ciddi testler gerçekleştirdik ve test aşamasında risklerin büyük bir bölümünü atlattık. Daha sonra bir felaket yönetimi planı hazırladık. Orada da bir problem yaşandığında maksimum beş-on dakika içinde önceki bilgiye geri dönebildiğimizi gördük. Şu anda tüm sistemlerimiz yedekli ve test edilmiş durumda. Özetle sistemde herhangi bir risk gözükmüyor.