 |
İlgili Linkler
|
|
|
|
HSBC’de Yeni Operasyonel Süreç
 |
|
|
 Pdf formatında görmek için tıklayınız.
Bankanın çeşitli doküman yönetimi uygulamaları KETS ve IBM iş birliğiyle sağlandı
2001 yılında Demirbank'ı satın alma işlemlerini tamamlayan HSBC Grubu, birbirini tamamlayan projelerle, bireysel bankacılıkla ilgili ürün ve hizmetlerini çeşitlendirmeyi amaçlıyor. KETS ve IBM işbirliği ile gerçekleştirilen İmza Arşiv Otomasyonu, Kredi Kartı Başvuru Formu Otomasyonu ve Faks Yayın Otomasyonu projeleri HSBC'nin doküman yönetimine verdiği ötemi gösteriyor.
Dünyanın en büyük bankacılık ve finansal hizmetler kuruluşlarından biri olan HSBC, Demirbank'ı satın alarak, bankacılık sektöründeki birleşme ve satın almalara iyi bir örnek oluşturdu. Bireysel, ticari, kurumsal ve yatırım bankacılığı ile sigortacılık alanlarında Asya-Pasifik, Avrupa, Kuzey ve Güney Amerika, Ortadoğu ve Afrika coğrafyasında faaliyet gösteren HSBC, Türkiye'nin beşinci büyük özel bankası olan Demirbank T.A.Ş.'yi satın alma işlemlerini 2001 yılında tamamladı.
1953 yılında kurulan Demirbank önce misyonu doğrultusunda kurumsal alanda, ardından yatırım bankacılığı ve bireysel bankacılık alanlarında hizmetlerini çeşitlendirdi. Bireysel bankacılık hizmeti vermesinin ardından yoğunlaşan işlemlerin aksamadan, müşteri memnuniyeti prensibi doğrultusunda sürdürülebilmesi için operasyonel süreçlerin geliştirilmesine ve doküman yönetimi çözümlerine ihtiyaç duydu. Demirbank iş akışını destekleyecek uçtan uca bir çözüm arayışındaydı ve yapılan araştırmalar sonucunda bu çözümü en iyi şekilde sunabileceğini garanti eden KETS ile birlikte çalışılmasına karar verildi. Başlatılan projeler daha sonra HSBC tarafından devam ettiriliyor.
IBM teknolojilerinin üzerine kendi bilgi birikimini ekleyen KETS, projeye başlamadan önce bankanın ihtiyaç analizini yaptı ve "Faks Yayın Otomasyonu", "Kredi Kartı Başvuru Formu Otomasyonu" ve "İmza Arşiv Otomasyonu"ndan oluşan üçlü bir projeye başlandı. KETS'in tercih edilmesinde, finans sektörüne odaklanan bu şirketin finansal kuruluşların ihtiyaçlarını daha iyi anlaması ve IBM teknolojilerini kullanması etkili oldu.
2000 yılında başlanan ve halen geliştirilmeye devam edilen projelerin gerçekleştirilmesiyle ilgili ayrıntılı bilgiyi ilerleyen sayfalarımızda HSBC, KETS ve IBM yetkilileriyle yaptığımız röportajda bulabilirsiniz. Ancak daha önce bu projeye neden ihtiyaç duyulduğu, nasıl bir çözüm uygulandığı, nelerin hedeflendiği ve ne gibi yararlar sağlandığına değinmek istiyoruz.
İmza Arşiv Otomasyonu
HSBC Bireysel Bankacılık bünyesinde, imza kartonları, şubelerde hesap açtıran müşteriler tarafından dolduruluyor ve bu kartonlar fiziksel olarak şubelerden İstanbul'a gönderilerek, HSBC'nin Müşteri İmza Görüntüleme Sislemi'ne (MIGS) manuel olarak aklarılıyordu. Yeterince hızlı ve esnek olmayan bu sislem yerine yeni bir çözün arayışına gidildi.
KETS tarafından sunulan çözün ile şubelerin, müşteriler tarafından doldurulan imza kartonlarını fiziksel olarak merkeze gönderme işlemi ortadan kalktı. Artık şubeler kartonları faks yoluyla merkeze ulaştırıyor, gelen fakslar merkezde KETS Fax Service ve KETS Fax Router tarafından karşılanıyor, kartonlar otomatik olarak batch haline getirilerek ICR işlemine tabi tutuluyor, daha sonra imzalar kesilerek MIGS'e aktarılıyor.
Kullanıcıların minimum süre harcayarak imza kesim işlemlerini gerçekleştirdiği ve imza bilgilerini girdiği bu yapı sayesinde, eski yapıda bir ay gibi bir sürede MIGS'e aktarılabilen imzalar, artık merkeze fakslandığı gün içinde MIGS'e aktarılmış oluyor. Sistemin işletiminin artık HSBC tarafından yürütülmesi de banka için başka bir avantaj. Eski yapıda fiziksel arşive aktarılan ve daha uzun zamanda ulaşılabilen imza kartonları ise artık elektronik ortamda bulunuyor ve ulaşılması sadece birkaç saniye sürüyor.
Şu anda dokümanlar IBM Content Manager'da saklanıyor ve dokümanlar şubeler tarafından da görüntülenebiliyor.
Kredi Kartı Başvuru Formu Otomasyonu
HSBC'nin bireysel bankacılık alanındaki çalışmalarından sonra kredi kartı başvurularında önemli ölçüde artış yaşandı. Bunun sonucunda formların güvenilir şekilde ve kısa zamanda girilememesi, formlara istenildiği anda erişilememesi ve formlara geri dönüşlerde elektronik arşivleme olmadığı için fiziksel formların kullanılmak zorunda kalınması gibi problemler ortaya çıktı. Bu problemleri çözümlemek için elektronik form işleme sistemine ihtiyaç duyuldu.
Kredi kartı başvuru formlarının ICR sistemi ile işlenerek, doküman yönetim sistemi tarafından arşivlenmesi için; IBM Content Manager, OCE RecoStar & Busy, Microsoft SQL Server ürünleri kullanıldı.
Artık kredi kartı başvuru formları ve beraberindeki ekler, doküman yönetim sistemleri için OCE tarafından özel olarak hazırlanan ScanStar 5045C tarayıcısıyla batch'ler halinde, hem siyah-beyaz, hem de renkli olarak tek seferde taranıyor. Renkli imajlar fotoğraf kesme işleminde kullanılmak üzere ayrılarak saklanıyor. Siyah-beyaz imajlar ise birinci ICR adımına gönderiliyor. Bu adımda Form Separation'da kullanılmak üzere form tipleri belirleniyor.
KETS Form Separation aracılığıyla formlar isimlendirilip ayrıştırılarak IBM Content Manager içerisindeki Index Class'lar içerisine atılıyor. Ayrıştırılan kredi kartı başvuru formları, OCE RecoStar&Busy ile ICR'lanarak işleniyor. Böylece kredi kartı başvuru formlarının sisteme girişlerinde zaman ve doğru bilgi girişi kazancı sağlanıyor. Bunun yanı sıra formlar elektronik ortamda arşivlendiği için dokümanlara ulaşmak da çok kolay.
Bir süre sonra bu sistemin daha da geliştirilmesi planlanıyor. Yeni oluşlurulacak formların da bu sistem içerisine entegre edilmesi amaçlanıyor.
Faks Yayın Otomasyonu
HSBC bireysel bankacılık, müşterilere gönderilecek hesap bildirim cetvellerini e-mail, posta veya faks yoluyla her ay düzenli bir şekilde ayrıca müşterinin Call Center'dan talep elliği zamanlarda göndermekteydi. HSBC çalışanları manuel olarak tüm bu işlemleri gerçekleştirirken çeşitli zorluklar yaşayabiliyorlardı.
Hesap bildirim cetvellerinin gönderiminde yaşanan sorunlar KETS'in önerdiği Captaris firmasının network faks programı RightFax ve KETS'in faks yayın yazılımı KETS RFaxCast ile çözüldü.
RightFax son derece güçlü güvenilir bir iş akışı sağlıyor. HSBC Call Center kullanıcılarının müşterilerine fakslarının durumu ile ilgili anında cevap vermesi, müşteri isterse faksının tekrar gönderilmesi münkün oluyor. RFaxCast ile toplu faks gönderimi, host sistemde oluşan dataların biçimlendirilmesi ile kolay ve merkezden yönetilebilir hale getiriliyor. RFaxCast sisteminin, hem RightFax'ın hem de kendi sistem bakımını yapması sistem yöneticilerinin işini azaltıyor. Yeni sistem ile banka iş gücü, kırtasiye ve faks makinelerinin bakımı yönünden önemli oranda tasarruf sağlıyor. Ayrıca RightFax'ın kullanıcı programı ile HSBC kullanıcıları müşterilerine hesap bildirim cetveli dışındaki gerekli bilgileri de faks ile gönderebiliyorlar.
Önümüzdeki dönemde bu projenin de geliştirilmesi amaçlanıyor. Sistem geliştirildiği taktirde Intel® Dialogic® GammaLink dijital faks kartı ile esnek bir yapı sağlanacak, her faks kullanıcısının kendine ait bir faks numarası olacağından fakslar kullanıcıların makinelerine kadar herhangi birinin yönlendirmesi olmadan da gelebilecek. RightFax'ın Web Client modülü web browser üzerinden RightFax server'a erişebilen sistem yöneticileri, İnternet bağlantısı ile uzaktan erişerek yönetim; faks kullanıcıları ise tüm fakslarını görme ve faks gönderme olanaklarına sahip olacaklar. RightFax'ın popüler web browser desteği ile Macintosh ve UNIX kullanıcı desteği de sağlanabilir. Projenin İnternet bankacılığı uygulamasında müşterilerine sanal faks numarası hizmeti sağlamak da olası hedefler arasında yer alıyor.
RightFax'ın Least Cost Routing özelliği ile değişik şehirlerde kurulabilen RightFax server'lar arasında, LCR tanımlamaları yapılarak faks iletişiminde, şehirlerarası telefon ücretlendirmesi yerine, şehir içi ücretlendirme yapılacağından, faks gönderim maliyetlerinin düşürülmesi münkün olabilecektir. Intelligent Least Cost Routing özelliği, faks mesajlarını, LAN, WAN, İnternet veya İntranet üzerinden ilgili faks birimlerine göndererek, mesajların en ekonomik yoldan hedefine ulaşmasını sağlıyor.
Ayrıca Windows 2000 sertifikalı RightFax'ın, yeni versiyonla gelen özelliği ile ek modül kullanmadan üyelere tek bir yayın ile hem faks, hem mail gönderilebiliyor. Diğer taraftan sistem yöneticileri RightFax'ı, Microsoft Active Directory desteği ile daha kolay yönetebiliyor.
International Data Corperation'ın 2001 yılı verilerine göre, RightFax, dünyada yüzde 24.3 pazar payına sahip bulunuyor ve Fortune 500'deki firmaların yüzde 50'sinde kullanılıyor. Faks başına yaklaşık l dolar olan maliyet, elektronik ortamdan doküman başına 10 cent'e kadar düşürülmüş durumda. HSBC ihtiyaçlarını, kolay kurulan, kolay kullanılan ve kolay yönetilen RightFax ile karşılayarak, önemli bir verimlilik artışı ve maliyet avantajı elde etmiş oluyor.
KETS ve IBM iş birliğiyle HSBC için geliştirilen proje, hız, esneklik ve maliyet avantajı sağlıyor.
İşlerinizle birlikte çözümünüz de gelişmeli
Bankanın ihtiyaçlarının belirlendiği analiz sürecinde, "form process", "data capture" ve "document management" dan oluşan bir kombinasyona dönüşen proje kapsamında sunulan çözümün de bankayla birlikte büyüme özelliği taşımasına özel bir önem verildiğine dikkat çekiliyor.
KETS tarafından IBM teknolojileri kullanılarak HSBC için geliştirilen ve başta doküman yönetim sistemi olmak üzere operasyonel süreçlerin iyileştirilmesini amaçlayan proje, bankanın ihtiyaç analizi yapıldıktan sonra, "form proses", "data capture" ve "document management" projelerinden oluşan bir kombinasyona dönüşmüş. Bu proje hakkında HSBC'de bu projede sorumlu Bilgi Teknolojileri Müdürü Levent Utkusavaş, HSBC Bireysel Operasyon/Krediler Müdürü Osman Durmuş, IBM Yazılım Grubu Data Management Ürün Müdürü Aliye Gürsel, KETS Genel Müdürü Mustafa Savaşan ve KETS Teknik Koordinatörü Bahadır Balibaşa'dan bilgi aldık.
Kurumsal bankacılık alanında uzmanlaşmış bir bankanın yatırım bankacılığı ve bireysel bankacılık alanlarında da hizmet etmeye başlamasının getirdiği zorlukları yaşadığınız tecrübeler ışığında anlatır mısınız?
Osman Durmuş: Bireysel bankacılığa başlandığında çok iyi bir büyüme trendi yakalandı ancak operasyonel süreçte bu trendin getirdiği bazı zorluklar ortaya çıkmaya başladı. Müşteriye aksaklıklar yaşanmadan hizmet verilebilmesi için operasyonel süreçlerde iyileştirmeye gidildi. Bunlardan biri de doküman yönetimiydi. Çok sayıda müşteri talebinin karşılanabilmesi için, iş yapma kapasitesinin artırılması gerekiyordu. Mevcut alt yapının bankamızın hedeflerine uygun şekilde geliştirilmesi bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkmıştı. O zamanki stratejik karar ya mevcut yöntemle eleman sayısını arttırarak bir çözüme gitmek ya da otomasyona dönük bir çözüm aramaktı. Biz otomasyona dönük çözümü tercih ettik. Bankamızın uzun vadeli planlarına uygun olarak doküman yönetimi konusunda çözüm arayışına gittik. Bu arayışın sonunda da kendi iş planlarımıza en uygun çözümü seçtik.
Doküman yönetimi gelişmenin ön koşulu, fakat iş büyüklüğünüzle yapacağınız yatırımın birbirine uyumlu olması da son derece önemli. İş büyüklüğünüz belirli bir düzeydeyse yatırımınızın fizibilite çalışması da ona göre gerçekleştirilmeli. İş büyüklüğünüz belirli bir seviyeyi aşıyorsa, projenin maliyetini karşılaması, kendisini amorti etmesi için ona göre hareket etmelisiniz. O zaman bizim yaptığımız analizlerde doküman yönetimi sistemine geçmenin geleneksel yöntemlerden daha ucuz olduğu sonucu ortaya çıktı. Bu maliyet ve kalite çalışması sonucu böyle bir sisteme geçmeye karar verdik. Doküman yönetimi iş yapma kapasitesinin yönetilmesi konusunda esneklik sağlıyor. Manuel yöntemlerle kapasiteyi hızlı bir şekilde arttıramadığınız gibi esnek bir yapıya da oturtamıyorsunuz. Bizim için iş yapma kapasitesinin iş büyüklüğündeki ani değişikliklere uygun olması büyük önem taşıyor. Bankamıza hız ve esneklik kazandıran bu çözünü kullanmamızın temel sebebi de bu. Levent Utkusavaş: Hacim burada en önemli kriter. Bir işi yapmanın çeşitli yollan var. Manuel sistemler kurabileceğiniz gibi teknolojiyi kullanarak tam otomasyon çözümlerini de kullanabilirsiniz. Biz, üst yönetimin hedeflediği rakamlar önünüze konduğunda, teknolojiyi sonuna kadar kullanmamız gerektiğine karar verdik. Aksi halde çok sayıda bilgi girişimi elemanına, dokümanları işleyecek, çeşitli işlem noktalarına, taşıyacak ve arşivleyecek kişilere olacaktı ki, buda insan kaynağına çok ciddi bir rakamın ödenmesi anlamına geliyordu, Üstelik şu andaki kadar hızlı ve esnek olmamız da mümkün değildi.
Projeye ne zaman karar verildi ve başlandı? Ayrıca bu tip projelerin taşıdığı riskler nelerdir?
Osman Durmuş: 2000 yılında başlayan, aynı yılın son çeyreğinde yenilenen projeyi şu anda sonuçlandırmak üzereyiz.
Levent Utkusavaş: Bu proje doküman yönetim sistemi projesi gibi tanımlansa da aslında burada başvuru sisteminin tamamen otomasyonunu sağlayan, içinde çok ciddi bir iş akışının bulunduğu bir sistemden söz ediyoruz. Dolayısıyla iş tanımları, iş yapma biçimleri projeye başlarken sağlıklı bir şekilde tanımlanır, işin nasıl akacağı belirlenirse, ortaya gayet iyi işleyen bir sistem çıkıyor. Biz büyük hacimlerle çalışacağımızı işin başında saptadığımız için, bu işi destekleyen araçları, prosesleri birbirine bağlayarak, sağlıklı bir iş akışı içerisinde baştan sona form tanıma, tarama sürecini başlatmış olduk.
Osman Durmuş: Bu tip projelerde her şeyi aynı anda yapmaya çalışmanın en büyük risk olduğunun da bilincindeydik. Bu yüzden aşamalı bir proje planı seçtik. Basit ve katma değer yaratacak işlere öncelik verdik. Daha sonra uzun vadeli hedeflerimize dönük olarak bulduğumuz mimariyi geliştirmeyi planladık. Çünkü en büyük riskin bütün elmayı tek bir lokmada yemeye kalkmak olduğunun farkındaydık. Böyle davranırsak projenin tamamlanması, geliştirilmesi, modifikasyonları bitmeyen bir süreç haline gelebilirdi. Bu yüzden elmayı dilim dilim yemeyi tercih ettik. Projeye başlarken, bu temelin üzerine yeni mimariler ekleyebileceğimizi de hesaba kattık. Belirli bir aşamadan sonra gerekli eklemelerin yapılabileceği bir sistem oluşturduk. Bir başka deyişle çözümümüzün de bizimle birlikte büyüyebilme özelliği taşımasına büyük önem verdik.
Bahadır Balibaşa: Burada kurulan sistem bir fabrika bantına da benzetilebilir. Şu anda bir müşterinin kredi kartı başvuru formu ve ekleriyle birlikle bankaya başvurmasının ardından, resimli ve imzalı kredi kartının çıkması arasında geçen süreç elektronik ortamda gerçekleştiriliyor. Bu da fabrikalardaki üretim bantına çok benziyor. Ana hammadde olan bilgi, alınan dokümanlar, bankada belirli bir süreçten geçiriliyor. Amaç yalnızca bilgi girişi de değil. Burada bankanın temel bankacılık ve kredi kartı uygulamalarına entegrasyonlar söz konusu, bunun yanında müşteri bilgileri yaratılıp, üstüne de bir ürün olarak imzalı kredi kartı teslim ediliyor. Bu tür sistemler Osman Bey'in de belirttiği gibi ciddi büyüme hedeflerinin olduğu durumlarda, maksimum birim zamanda gerçekleştirilecek işlemlere göre tasarlanıyorlar. Bu nedenle şu andaki sistem HSBC'nin hedefleri içerisindeki peak time'lara destek verebilecek kapasitede tasarlandı.
Osman Durmuş: İnsan hatasını en aza indiren, kalite sistem güvenliği ve arşiv konusunda da sayısız katma değer yaratan bu projenin bize kalite anlamında da ciddi bir değer getirdiğini belirtmek istiyorum. Böylece daha kaliteli bir arşive, arşiv yedeklemesine sahip olup, bilginin sistemde güvenli bir ortamda dolaşması sağlanırken, gerçek bir üretim ortamında bankacılık ürünü müşteriye sunulabiliyor. Daha sonra bu bilgilere dayalı olarak yeni ürün tanımlamaları ve yeni geliştirmeler de yapılması mümkün oluyor.
Bu projelerin gerçekleştirilmesinde neden KETS ve IBM ortaklığını tercih ettiniz?
Levent Utkusavaş: Proje bize geldiğinde bir araştırma çalışması yaptık. O sıralarda ICR sistemleri bizim için de yeniydi. Türkiye'de bununla ilgili birtakım başarılı ve başarısız çalışmalar yapılmıştı. Bizim, Türkçe karakterleri de okuyabilen, başarı yüzdesi yüksek bir ICR motoruna ihtiyacımız vardı, kritik noktalardan biri de buydu. Diğer taraftan süreçlerin de birbirine bağlanması gerekiyordu. Sonuç itibarıyla iş akışını destekleyecek, imajı proses edecek tam bir uçtan uca çözün arayışındaydık. Araştırmalarımız, bu sistemleri kapsamlı bir şekilde sağlayacak çok fazla firma olmadığını bize gösterdi. Sonuçla bu çözümün iyi şekilde sunabileceği konusunda garanti veren KETS'i tercih ettik. Seçimimizde, KETS'in daha önceki deneyimleri, arkada kullanılan bileşenler ve IBM'in teknolojisi de etken oldu.
KETS'in projelere başlamadan önce, detaylı bir analiz süreci yaptığını ve hizmet vereceği kurumun ihtiyaçlarını göz önünde tuttuğunu biliyoruz. Bu projelerin gerçekleştirilmesi öncesinde yaptığınız analizlerde ne gibi sonuçlar elde ettiniz?
Bahadır Balibaşa: Analiz, sözleşme imzalanıp proje uygulamaya konulurken değil, daha projenin satış aşamasında başlayan bir süreç. Dolayısıyla biz bu projenin analiz sürecinde HSBC'de bu teknolojilerin ilk kez kullanılacağını, bankanın bu konuda fazla tecrübesinin olmadığını saptadık. Bu nedenle aslında bir tür bilinmeyenle karşı karşıyaydık. Yapılan analizin sonuçları hem KETS'e hem de HSBC'ye pek çok şey öğretti. Örneğin, uygulanması düşünülen projenin yalnızca operasyona yönelik departmanları değil, halkla ilişkilerden reklama kadar bankadaki tüm departmanları ilgilendirdiği, ana çerçevenin planlanmasıyla başlayan ilk adımdan itibaren projenin her aşamasında tüm departmanlara çok ciddi ihtiyaç olduğu saptandı. Formun tasarlanması, teknolojik alt yapının oluşturulması, uygulamanın geliştirilmesi ve entegrasyonu konusunda BT departmanıyla diğer bütün departmanlar arasında çok yakın çalışmalar yapıldı.
Satış öncesi süreçte son derece detaylı bir analiz çalışması gerçekleştirildi. Şu anda uygulanan sistemin tamamı da bu analiz çalışmaları sırasında ortaya çıktı. Analiz sırasında bazen iş yapış süreçlerinin yeniden değerlendirilmesi gerektiği sonucuna varıldı. Böylece daha analiz aşamasında sürecin iyileştirilmesi çalışmaları da başlamış oldu. Şu anda ise oldukça ileri bir aşamadayız. Benzer ürünler için benzer üretim süreçlerini tasarlayabilecek hem teknolojik know-how hem de kullanıcı know-how'ına ve iş kültürüne karşılıklı olarak sahip durumdayız.
Aliye Gürsel: Levent Bey az önce bir çözüm aradıklarından söz etti. Gerçekten de burada bir üründen değil, bir çözümden bahsediyoruz. Bu çözüm, arşiv ve iş sürecinin tüm işlemleri kapsayacak şekilde otomatize edilmesini kapsıyor. IBM teknolojisinin üzerine KETS'in know-how'unu koyunca, tüm bu sürecin uygulanabilmesini sağlayan know-how ve teknolojik alt yapı bileşenleri oluşturulmuş oluyor. Bunun ötesinde bugün projenin ICR tarafı ağırlıklı olsa da daha sonra iş akışında veya arşiv yönetimindeki herhangi bir genişletme için gereken bileşenler de mevcut. Sonuç itibarıyla bu çözüm işin başarısında temel etken olan büyüyebilirlik özelliğine de sahip bulunuyor.
Sistemin teknik alt yapısından bahsedecek olursak bu projede hangi ürünler kullanıldı? Buna ek olarak artık her geçen gün IBM teknolojilerine daha da hakim hale gelen KETS ile IBM'in iş birliği bu projelere nasıl yansıdı?
Bahadır Balibaşa: Bu tür bir projede öncelikle sağlam bir teknolojik alt yapının kurulması gerekiyor. Biz burada IBM Content Manager kullandık. Ayrıca sürecin belirli aşamalarında, bu alt yapının dışında, son kullanıcıyı ilgilendiren, özel nitelikli işler için, farklı araçların kullanılması ve bunların her birinin birbiriyle entegrasyonunun sağlanması da bir başka zorunluluk. HSBC'de kurulan sistemde, temelde dokümanların elektronik ortama aktarılmasını sağlayan ICR ürünü ön plana çıksa da bizim önerdiğimiz çözüm içerisinde ICR ve tarayıcının aynı firmadan temini sis. konusu oldu. Aynı anda dört farklı imaj oluşturma özelliğine sahip olan tarayıcı, tek bir form bir kez tarandığında, hem ICR hem arşiv hem de resim ve imzanın kesilmesi işinin tek bir adımda gerçekleştirilmesine olanak tanıyor. Bu çok önemli bir avantaj, böylece farklı adımlar atılmasına gerek kalmadan iş tamamlanabiliyor.
Levent Utkusavaş: Bu noktada bir şey eklemek istiyorum. Hem kağıt kalitesi hem ebat olarak çok farklı formatlardaki belgeyi bir başvuru formunun arkasına işleyebilecek bir tarayıcıya ihtiyaç duyuluyor. Gelir belgesi, kimlik fotokopisi gibi değişken formatlardaki eklerin hepsini bir arada ama farklı renklerde tarayacak bir çözün aranıyor. KETS'in önerdiği çözüm de bütün bunları gerçekleştirebilecek özelliklere sahip.
Bahadır Balibaşa: Formların üzerindeki resim ve imzanın renkli ama ICR sürecine tabi tutulacak form ve doküman eklerinin aynı zamanda siyah-beyaz taranması gerektiği için farklı renklerde taramaya ihtiyaç duyuluyordu. Ayrıca o resim ve imzanın da asıl olarak sadece o bölümlerinin çıkartılması gerekiyordu. Bütün bunları yapabilmek için ciddi anlamda bir insan kaynağının kullanılması zorunluydu. Fakat bu çözüm sayesinde çok büyük bir avantaj elde edildi.
Bunun yanı sıra karışık yapıdaki dokümanların da otomatik bir şekilde ayrıştırılması gerektiğinden, hangi dokümanların gerçekten yapısal bir form ve ICR sürecine tabi tutulacağı, hangilerinin bunlarla ilişkili ek belgeler olarak tanımlanacağı sorununu da yine KETS tarafından geliştirilen bir form ayrıştırma ürününü kullanarak çözümledik. Böylece bankaya oldukça hızlı bir şekilde gelen dokümanların tiplerine göre ayrıştırılmasını sağlayacak teknolojik alt yapıyı da sunmuş olduk. Arka tarafta IBM Content Manager ürünü kullanıldı. Bankaya gelen dokümanlar çok değerli belgeler oldukları için yüksek güvenlikli bir ortamda saklanmaları ve bu dokümanların istendiği anda özellikle de peak time'larda servisi sunulabilmesi büyük önem taşıyordu. Bu nedenle HSBC bünyesinde temel bankacılık uygulamaları ve kredi kartı uygulamalarıyla entegrasyonu sağlayacak bir yapı oluşturuldu. Hatta şu aşamada eksik kalan bir takım bilgilerin toplanması amacıyla call center entegrasyonu dahi gerçekleştirilmiş durumda.
Böylece, müşterinin bankanın bir şubesine başvurmasıyla, orada ortaya çıkabilecek eksik birtakım belge ve bilgilerin tamamlandığı, diğer bankacılık uygulamalarıyla etkileşimin sağlandığı, onay süreçlerinin otomatik ve yarı otomatik olarak değil kullanıcı katılımıyla gerçekleştirildiği ve nihayet kartın basılarak müşteriye teslim edildiği bir uygulamaya geçilmiş oldu.
Öte yandan müşterinin imza örneklerinin banka için büyük önem taşıdığının farkındayız. Özellikle şubelerde gerçekleştirilen işlemlerde her zaman imza kontrollerinin yapılması gerekiyor. Bankada bu konuda ciddi adımlar atılmış, müşterinin bankada bulunan imza kartonları elektronik ortamlarda müşterinin numarasıyla birlikte işleyebilir duruma getirilmişti. Biz, hem bireysel operasyon merkezi hem de doküman processing center olarak çalışılacağını dikkate alarak, daha önceki dağıtık yapıda bu bilgilerin elektronik ortama aktarılmasındaki güçlükleri ortadan kaldırdık. Şu anda şubelerden faks yoluyla merkeze getirilen imza kartonları merkezde proses ediliyor. Kurumsal müşterilerin imza sirkülerleri için de aynı işlem yapılıyor.
Uyguladığımız faks projesi ise aslında bireysel operasyonun biraz dışında kalıyor. Demirbank, form proses projesi başlamadan önce veya aynı tarihlerde faks otomasyonu projesine de başlamıştı. O dönemlerde uygulama süreçleri açısından iki proje çakıştı diyebilirim. Şimdi gelinen noktaya baktığımızda, özellikle HSBC'nin de şu anda kurduğumuz alt yapıya olan inancıyla çok ciddi anlamda dijital hat teknolojilerini kullanan, groupware uygulamalarıyla entegrasyonu sağlanmış ve gerektiğinde web üzerinden de erişim sağlanan bir faks otomasyonunun söz konusu olduğunu görüyoruz.
Mustafa Savaşan: Biz IBM ile birlikte yol almaya başlayalı yaklaşık üç yıl oluyor. Bu proje ise bizim IBM teknolojisine dayalı kendi know-how'ımızı da devreye soktuğumuz ilk büyük çaplı proje olduğu için son derece önemli.
Türkiye'de daha önce de ICR projeleri hayata geçirilmişti ama adından da anlaşılacağı gibi bu projeler sadece ICR projesi idi. Nitekim biz de bu düşünceyle yola çıkmıştık. Fakat bankanın ihtiyaç analizi yapıldıktan sonra ortaya, bir "form proses", "data capture" ve "document ma-nagemenet" projesi kombinasyonu çıktı. Proje, gerçek anlamda bir takım çalışmasıyla yürütüldü. Karşılıklı olarak pek çok şey öğrendik. Projede Türkiye'de bu tür projelerde çok ender kullanılan çok özel tarayıcılar kullanıldı. Alt yapı da çok ciddi bir üretim sistemine uygun şekilde tasarlandı. Arka tarafta ise IBM gibi bir teknoloji vardı.
Bundan sonraki aşama, bu teknolojilerin ölçülebilir olması ve geri dönüşlerini görebilmemiz. Söz konusu projeler kullanıldığında ne oranda geri dönüş alındığını görmek bizim için önemli. Bu anlamda Türkiye'de pek fazla ölçümleme çalışması yapılmıyor. O yüzden bu projenin iyi bir gösterge olacağını düşünüyoruz.
Bundan sonrası için bizim tek isteğimiz yeni uygulama alanları bulmak. Çünkü bu çok önemli. Mesela biraz önce bahsettiğimiz imza projesi, bütünün içindeki bir parça gibi görünse de aslında çok ciddi bir proje. Türkiye'de ve dünyada hala imza sorununu nasıl çözümleyeceğini düşünen birçok kuruluş var. KETS olarak buna benzer pek çok yeni çözüm ve uygulama üretmeyi hedefliyoruz.
Ayrıca, iş dünyasında en popüler konulardan biri CRM. Biz veri sağlamak suretiyle bu alanda da hizmet veriyoruz. CRM'in en önemli noktası bilgiyi doğru toplamak, ikincisi bunun dokümanlarla desteklenerek CRM'e entegre edilmesi. Onun dışında bir de bu işin output tarafı var, üretilen bilgilerin, verilerin işlenip raporlanan sonuçların, faksla yayınlanması ve o bilgilerin doküman yönetim sistemine oturması şeklinde uçtan uca bir çözüm. Artık her şey müşteri odaklı. Biz de müşteriye nasıl daha iyi hizmet verilebilir düşüncesinden hareketle bu konuda çözümler sunuyoruz.
Kısa ve uzun vadede KETS'in plan ve hedefleri nelerdir?
Mustafa Savaşan: Doküman yönetimi konusunda on beş yıllık bir uzmanlığımız oluştu. Son yıllarda Türkiye'de bu konunun hak ettiği noktaya gelmesi sayesinde de pratik uygulamalar ve çözümler üretebildik. Ağırlıklı olarak finans sektörüne konsantre olmuş durumdayız ve bu sektörde hem geliştirdiğimiz çözümler hem de referans olarak belirli bir noktaya geldiğimize inanıyorum. Finans sektörünün ihtiyaçlarını çok iyi algılayabildiğimiz için daha rahat çözüm üretebiliyoruz.
Bundan sonra öncelikle finans sektörüne yönelik uygulamalarımızı yurt dışındaki platformlara taşımayı amaçlıyoruz. Çünkü finans dünyada da en önemli sektörlerden biri ve Türkiye'deki kadar kapsamlı teknolojilerin bu kadar entegre halde kullanıldığı uygulamalar dünyada da pek fazla değil. Eskiden Türkiye'de her şeyi bir arada bulmak hayli zor olduğundan, yurt dışına müşteri referans ziyaretleri organize ederken, şimdi biz iyi bir referans noktası haline geldik. Bu avantajı ön plana çıkarmayı planlıyoruz. Türkiye gibi bankacılık işlemlerinin sayısı ve kapasitesinin oldukça ciddi rakamlara ulaştığı bir ülkede, bu sistemlerin üretim ortamında çalışıyor olmamız bizim için büyük bir avantaj. Bu tür çözümlerin önemli bir referans olabileceğini ve talebi artıracağını düşündüğümüzden, ürün ve çözümlerimizi uluslar arası standartlara uygun hale getiriyoruz. Pazarlama ve satış faaliyetlerimizde bizi yalnız bırakmayan IBM'den de bu konuda büyük destek görüyoruz. Her şey planladığımız gibi giderse hedefimiz ilk yurt dışı referansımızı oluşturmak. Büyük bir banka ya da kuruluşla burada anlattığımıza benzer bir projeyi realize etmek.
IBM ile iş birliğini daha da artırarak, onların diğer ürün portföylerini bu sistemlerimize entegre etmek de önümüzdeki dönem yapmayı planladığımız aktiviteler arasında yer alıyor.
Dünyada gelişen teknolojilere uyum sağlamak ise bir başka önemli hedefimiz. Mesela artık mobilite ile doküman yönetimi iç içe olmaya başladı. Bunun dışında felaket senaryoları karşısında dokümanların korunması, arşivlenmesi konularında da değişik çözümler üretmeyi planlıyoruz.
Aliye Gürsel: KETS'in bilgi birikimi gerçekten de çok ileri bir noktaya geldi. Fakat bunun korunması gerekiyor. Bu yüzden teknik ekipler arasında çok sıkı bir iş birliği var. Mesela şu anda tüm dünyada Content Manager'in yeni versiyonu test ediliyor ve Türkiye'den de KETS bu programa dahil oldu. Bilgi birikimlerinin verdiği güçle, bu ürüne ne gibi eklemelerin yapılması, ne tür değişiklikler gerçekleştirilmesi gerektiği konusundaki fikirlerini bizimle paylaşıyorlar. IBM ve KETS arasında son derece sağlıklı bir iş birliği kurulduğu için, şu anda oturttuğumuz bu tabanın üzerine hangi çözümlerin eklenebileceğini tartışıyoruz. Bunlardan biri de veri kalitesi, veri temizleme konusu. Çünkü CRM'de başarıyı yakalayabilmek tamamen verinin kalitesine bağlı bulunuyor. Bu nedenle veri kalitesini arttıran çözümlerin de mevcut çözümlerin içine entegre edilmesi gerçeklen çok önemli. Bu sene bu tür ek çözümlere yönelmeyi, yeni paketler oluşturmayı planlıyoruz. Özellikle de KOBİ'lere yönelik paket çözümler sunmak en önemli hedeflerimiz arasında yer alıyor.
IBM firmaların doküman yönetimi uygulamalarını kolaylaştıran özel bir çözüm ailesi sunuyor
Dokümanlarınızın yöneticisi:Content Manager
IBM Content Manager ailesini tamamlayıcı diğer ürünler arasında, Content Manager CommonStore for SAP, Content Manager CommonStore for Exchange, Content Manager CommonStore for Lotus Domino, Content Manager OnDemand ve Content Manager Video Charger sayılabilir.
Kurumsal doküman yönetimi uygulamaları ile iş süreçlerinde kalite ve tutarlılık, yapılacak işlerde en iyi yöntemin kullanılması ve süreç çevrim sürelerinin azaltılması sağlanıyor.
Elektronik doküman yönetimi, çalışanların idari işlerini azaltarak gerçek anlamda şirkete daha fazla değer katacak olan bilgiyi işlemelerini ve bilgiye nerede ya da nasıl ulaşılacağı yerine, işin kendisine odaklanmalarına olanak tanıyor. İçerik yönetimindeki üstün performansı ile IBM Content Manager ailesi web destekli, açık ve tümleşik, e-business'a hazır kurumsal doküman yönetimi çözümü olarak tanımlanıyor. Content Manager, gelen faksların veya kağıt ortamdaki belgelerin işlenmesini ve elektronik ortamda saklanmasını da sağlıyor. Content Manager ile metin, görüntü ses ve video gibi belgelerin yaratılması, saklanması, aranması, görüntülenmesi, yönetilmesi ve korunması da münkün oluyor.
IBM'in pazardaki yerine bakacak olursak, 5 bine yakın kurulu belge yönetim sistemi bulunuyor. 20 milyon IBM/LOTUS iletişim ve iş birliği yazılımı kullanıcısı dışında, yüz binlerce kullanıcı mevcut. Dünyadaki kurumsal verilerin yüzde 70'i IBM yazılımları altında yönetiliyor. Fortune 100 listesindeki şirketlerin yüzde 100'ü ve Fortune 500 listesindekilerin yüzde 80'i IBM veri yönetimi çözümlerini kullanıyor.
IBM Content Manager ailesini tamamlayıcı diğer ürünler arasında, Content Manager CommonStore for SAP, Content Manager CommonStore for Exchange, Content Manager CommonStore for Lotus Domino, Content Manager OnDemand ve Content Manager Video Charger sayılabilir.
IBM Content Manager OnDemand IBM Content Manager OnDemand, IBM'in COLD uygulamasıdır. COLD (Computer Output to Laser Disk), bilgisayarda üretilen formatlı raporları indeksleyerek bilgisayar ortamında saklama olanağı sağlayan entegre bir paket olarak tanımlanıyor.
Yeni uygulamalar, kullanıcıların kendileri ile ilgili bilgilere internet üzerinden ulaşmalarına imkan tanıyor.
IBM Content Manager CommonStore for SAP
IBM'in yeni doküman yönetim ve arşiv çözünü Content Manager CommonStore for SAP, SAP R/3 ile bütünleşik çalışmak üzere geliştirildi. Bu ürün, SAP ile IBM Content Manager arasında geçiş katmanını oluşturuyor.
IBM Content Manager CommonStore for Lotus Domino
Bir Domino uygulaması olan IBM Common Store for Lotus Domino, Lotus Notes ve Domino objelerinin IBM Content Manager üzerinde arşivlenmesine ve Lotus Notes istemcisi veya WEB tarayıcısı ile internet veya intranet üzerinden erişimine olanak sağlıyor.
IBM Content Manager CommonStore for Exchange
IBM CommonStore For Exchange, Microsoft Exchange 2000 üzerinde bulunan mesaj ve/veya bu mesajların içerisinde bulunan ek dosyaların IBM Content Manager, IBM Content Manager OnDemand veya IBM Tivoli Storage Manager üzerinde arşivlenmesini sağlayan bir yazılım. Bu uygulama sayesinde Exchange server üzerinde eski mesajların ya da ek dosyaların büyük yer kaplaması engelleniyor.
IBM Content Manager Video Charger
Video görüntülerinin arşivlenmesini ve gerçek zamanlı olarak internet ya da intranet üzerinden TV, video ya da radyo yayını yapmaya imkan veriyor.
KETS'ten son haberler
KETS'e yeni iş ortağı: InterCope
KETS, iş ortağı olduğu IBM, çözün ortağı olduğu Microsoft ve distribütörü olduğu Captaris, Abbyy, Scansoft, Fujitsu, Intel, OCE, Accelio ve Kofax firmalarının arasına son olarak Intercope firmasını da ekleyerek, yeni bir distribütörlük anlaşması imzaladı. Kurumsal faks ve Telco'lar için mesajlaşma çözümleri sunan Intercope, 1982 yılında kurulan, Almanya kökenli bir şirket. Intercope teknolojileri, 80 farklı ülkede uluslar arası 200 büyük bankada kullanılıyor.
Akbank da Content Manager'ı tercih etti
Akbank da doküman yönetimi için IBM Content Manager'ı tercih etti. Kurumsal elektronik doküman yönetimi uygulamaları ve elektronik arşiv ile süreç yönetiminde kalite, verimlilik ve zaman tasarrufu sağlayarak bilgiyi etkin yönetmeyi hedefleyen Akbank, ofis belgelerinin arşivlenmesini ve paylaşımını Content Manager yoluyla gerçekleştirecek. Ayrıca iş akışlarını ve iş süreçlerini de Content Manager üzerinde gerçekleştirerek merkezi hale getirecek.
IBM WebSphere Commerce Suite for Digital Medya
IBM web alt yapı ve e-ticaret platformu ürünü olan WebSphere Commerce, esnek, güvenilir ve hızlı web siteleri yaratmaya olanak vererek, her ölçekteki şirketin tün iş süreçlerini elektronik ortama taşıyarak, e-iş dünyasının bir parçası haline gelmelerini ve işletmeler arası (B2B) e-pazarlara açılma olanağı sağlıyor. WebSphere yazılım platformu, web uygulama ve yönetim hizmetleriyle e-ticarete geçişte şirketlere önemli imkanlar sunuyor.
Tüpraş'ta Evrak2000 Çözümü
KETS'in sunduğu IBM Content Manager platformunda çalışan KETS Evrak2000 çözümü ile tüm evrak takip ve arşivleme sorunlarını geride bırakan Tüpraş İzmir Aliağa rafinerisi, gelen ve giden evrakların dağıtımını, iç yazışmalarını ve tüm bu dokümanların arşivini çok daha hızlı ve kontrollü bir şekilde gerçekleştirirken, arşiv problemlerini de başarılı bir biçimde çözdü.
|
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
