 |
İlgili Linkler
|
|
|
|
Çözümler e-ticaret, e-devletin altyapısını oluşturacak
 |
|
|
Başarıda anahtar bilgi
GÜNEŞ KAZDAĞLI
Başarı için yönetimde bilginin üstünlüğünü ilan etmesiyle arşiv, dokümantasyon ayrı bir önem kazandı. Uzmanlar, veri yönetim pazarının son 10 yıl içerisinde ciddi bir büyüme ve dönüşüm gösterdiğini belirtiyorlar. Internet'in sağladığı iletişim kolaylığı, bir yandan iş süreçleri ve uygulamalarının bütünleşmesine gereksinim yaratırken, kurum içi ve kurumlar arası bilgi bütünlüğü talebini de beraberinde getiriyor.
Kets Başkanı Dr. Mustafa Savaşan, veri yönetiminin yüzde 85'lik parçasını oluşturan yapısal olmayan verilerin yönetimi yani klasik deyimle doküman yönetiminin yıllar içinde kabuk değiştirdiğini söylüyor. "Doküman görüntülerinin arşivlenmesi olarak başlayan sektör, sırasıyla, doküman görüntü arşiv sistemleri, elektronik doküman yönetim sistemleri, COLD, İçerik Yönetimi, Bilgi Yönetimi, web, Kurumsal Bilgi Portal'ları olarak adlandırılmıştır. Organizasyonunuzun bilgi zincirlerinin yönetimi bilgi teknolojisinde halen devam eden gelişmeler ile çok daha kolay hale gelmiştir. Dokümanlarınızın, imajlarınızın, fakslarınızın, iş emirlerinizin ve içeriğinizin kurumunuz içerisinde ve dışarısında kontrol altına alınmasını sağlayan teknolojiler, bilginin, kurumunuzun bilgi zincirleri içinde uğradığı evrimi inşa etmenizi sağlayan araçlar, paket ya da uyarlanabilir çözümler halinde her ölçekteki organizasyonlar için yaygın olarak mevcuttur."
Bütün bu çözümler artık Türkiye'de de oldukça sık gündeme gelen ve örneklerini gördüğümüz e-toplum uygulamalarının vazgeçilmez unsurlarından biri olacaktır.
Cadet Genel Müdürü Alpay Göğüş de işletmelerde kullanımı giderek artan iş yönetim sistemlerinin, ERP (Kurumsal kaynak planlaması) ve CRM (Müşteri ilişkileri yönetimi) uygulamalarına dikkat çekiyor ve bu uygulamaların şirketler açısından teknolojik yatırımların başında geldiğini belirtiyor. Göğüş, "Bu kavramlarla birlikte hayatımızda çok eskilerden beri yer alan bir diğer gerçek de işlerimizi yapmak ve yönetmek için üzerinde pek çok bilgiyi barındıran dokümanların giderek arttığı. İşte bu birbirinin içinde ve asla ayrılamayan iş yönetimi - doküman ikilisi, yazılım dünyasında farklı çözümlerle karşımıza geliyor. Önemli olansa gerçek dünyada var olan bu ilişkiyi yazılım dünyasında da kurarak iş ortamımızı gerçeğe uygun bir yazılım platformunda teknolojiyle buluşturabilmek" görüşünü savunuyor.
Öte yandan doküman yönetim sistemleri şirketler açısından büyük tasarrufları da gündeme getiriyor. Harcanan her bir 100 dolar karşılığında, en az 89 dolar, en fazla bin 279 dolar yatırım geri dönüşünün gerçekleştiği kaydediliyor. Mustafa Savaşan, dünyada içerik ve doküman yönetimi pazarının 10 milyar dolar olacağının varsayıldığını ve henüz emekleme aşamasında olan, ancak çok hızlı bir büyüme ivmesi vaat eden Türkiye pazarının ise önümüzdeki 2 yıl içinde 50 milyon dolar civarında gerçekleşebileceğini ifade ediyor.
gunesk@interpro.com.tr
Çözümler e-ticaret, e-devletin altyapısını oluşturacak
Dr. MUSTAFA SAVAŞAN/Kets
Bilgi zincirlerinin yönetimi bilgi teknolojisinde halen devam eden gelişmeler ile çok daha kolay hale gelmiştir. Dokümanlarınızın, imajlarınızın, fakslarınızın, iş emirlerinizin ve içeriğinizin kurumunuz içerisinde ve dışarısında kontrol altına alınmasını sağlayan teknolojiler, bilginin, kurumunuzun bilgi zincirleri içinde uğradığı evrimi inşa etmenizi sağlayan araçlar, paket ya da uyarlanabilir çözümler halinde her ölçekteki organizasyonlar için yaygın olarak mevcuttur.
Bu çözümler, günümüz e-ticaret / e-devlet uygulamalarının altyapılarını oluşturan önemli anahtar teknolojilerin organizasyonlar içerisinde gerekli yerlere monte edilmesini gerektirecektir.
Günümüzde veri yönetimi teknolojilerini aşağıdaki başlıklar altında sınıflandırılmak olası olmasına rağmen, bu çözümlerin tümünün bir arada veya gruplar halinde tümleşik olarak kullanılması zorunluluğu dolayısıyla, ayrılmaz bir bütünün parçaları olarak algılanması gerektiğine inanıyoruz. Bunlar: Doküman ve Imaj Yönetimi, Faks Yönetimi, Görüntü İşleme, OCR/ICR ve Form İşleme Sistemleri, Elektronik Form, İş akışı ve e-İşlem Yönetimi, İçerik Yönetimi, Bilgi Yönetimi, XML & Uygulama Entegrasyonu, Kayıt Yönetimi ve Güvenlik (Record Management), Felaket Yönetimi ve Mobil Uygulamalar.
Doküman Yönetim Sistemleri
İçerik yönetiminin bir alt kümesi olan Doküman Yönetim Sistemleri (DYS), kağıt ortamındaki dokümanları sayısal ortama aktaran ve doküman tarama, saklama, sorgulama, görüntüleme v.b. fonksiyonları üstlenen modüllerden oluşan tümleşik yapılardır. Bu sistemler, özellikle yüksek hacimli doküman girişi yapılan ve bu dokümanlara kesintisiz olarak anında erişilmesi ve paylaşılması gereken kurumlarda yoğun olarak kullanılmaya başlamıştır.
Gereksinimler ve maliyetler
Bir doküman yönetim sistemi oluşturmak için gereken altyapı, tamamen ne tür işlevler için, hangi boyutta ve kimler tarafından kullanılacağına göre değişkenlik göstermektedir. Geçmişte daha çok arşiv sistemleri olarak adlandırılan ve kapalı bir oda veya bölümde, yalnızca dokümanların indekslenerek sayısal veya microfilm türü ortamlara aktarılmasından ibaret olan ve yalnızca işin uzmanı arşiv kadrosunun kullanımına açık olan hibrid yapılar, bugün artık herkesin masasındaki bilgisayarından tutun da cep telefonuna kadar uzanan geniş bir erişim noktasından, herhangi bir anda, gerekli emniyet ve şifreleme algoritmaları ile korunmuş olarak, kurum bilgisine ulaşmaya ve paylaşmaya dayalı hale dönüşmüştür. Bu sebeple, yapılacak yatırım da o ana kadar oluşturulmuş altyapıya bağımlıdır.
Bugün yerel ve geniş alan ağlarını oluşturmuş, intranet, internet altyapı sorunlarını ve erişim hızını belirli bir seviyeye getirmiş, bilgisayarları hem ofis otomasyonu, hem de kendi işinin daha verimli yapılabilmesi için yoğun kullanan bir işletmenin DYS kullanmak için yapması gereken, bu iş için özel olarak geliştirilmiş yazılımları lisanslaması, gerekebilecek donanım genişletmesi ve yenilemesini sağlaması ve işin uzmanı bir firmadan kendine uygun uyarlama ve çözüm geliştirme hizmetini almasıdır.
Bir bütünleşik DYS maliyetini amorti etme hesapları, bu teknolojiye yapılacak yatırımın en önemli karar noktasını teşkil etmektedir. Ne yazık ki, sistemin sağlayabileceği gerçek yararların ölçümlenmesindeki zorluklar dolayısıyla gelecekteki maliyet/yarar avantajı yeterince göz önüne serilememektedir. Bununla beraber, geçtiğimiz on yıllık dönemde, doküman işleme, elektronik doküman yönetimi ve işakışı sistemlerinin herbirinin, kullanıldığı kurumlara büyük kazançlar sağladığı görülmektedir. Yukarıda saydığımız sebeplerle, 50 bin dolardan başlayıp, birkaç milyon dolar mertebesine ulaşabilecek yatırım maliyetleri söz konusudur.
Ancak, doküman yönetim sistemlerine harcanan her bir 100 dolar karşılığında, en az 89 dolar, en fazla bin 279 dolar yatırım geri dönüşü gerçekleşmektedir. Son günlerde yayınlanan bir rapora göre, yaklaşık l milyon civarında dokümanın, bir depolama ortamından başka bir depolama ortamına dönüştürülmesi, tipik olarak 50 bin ile 100 bin dolar arasında bir harcama gerektirmektedir. Bu sebeplerle, yatırım ve maliyet hesaplarında, kurumun bu tür bir yapıya ne kadar hazır olduğu, varolan birikmiş dokümanların sisteme aktarılıp aktarılmayacağı, kullanıcıların sayısı, vb. birçok noktanın en baştan göze alınarak, gerek kurulacak altyapının doğru planlanması, gerekse maliyetlerin doğru tahmin edilmesi çok önem taşımaktadır.
Türkiye pazarı
DYS, bugün artık web içeriğini ve diğer metadata'yı da yönetmeyi hedeflediğinden, hitap ettiği pazar, kullanım alanları genişlemiştir. Ayrıca, altyapıların iyileşmesi, sayısal depolama sistemlerinde artan performans, kapasiteye karşın düşen maliyetler, kişisel bilgisayar ve Internet kullanımı ve hızının artması, işlenmesi ve yönetilmesi gereken bilginin inanılmaz bir hızla çoğalması, bu sistemlere olan talebi ve gereksinimi arttırmıştır. Zaten Amerika ve Avrupa'da uzun yıllardır kullanılmakta olan bu sistemler bugün toplam kalite (ISO 900X), müşteri memnuniyeti (CRM) için vazgeçilmez, hatta mecburidir. Avrupa Birliği çalışmalarında e-Avrupa'nın bir alt kolu e-içerik olarak kabul edilmiştir.
Türkiye'de de e-devlet kavramlarının sıkça kullanıldığı günümüzde, bunu teşkil edecek ve besleyecek bilginin hala en basit şekli ile yapısal olmayan veri formunda (kağıt, doküman vb.) olduğunu düşünecek olursak, bilginin sayısal ortama hızla aktarılarak işlenebilir hale gelmesine hizmet edecek bu sistemlerin ne kadar büyük önem taşıdığı ve vazgeçilmez olduğu gayet açıktır.
1984 yılında PC devriminin başlaması ile Amerika'da şirketlerin bastığı doküman sayısı yüzde 500 artarak yılda 1,5 trilyon sayfaya ulaşmıştır. 1995 yılına gelindiğinde bu dokümanların yalnızca yüzde 10'u sayısal ortama alınabilmiştir. Yapılan tahminlere göre sayısal ortama alınan dokümanların oranının 2005 yılında yüzde 30'lara düşeceği varsayılsa bile, yönetilmesi gereken bilginin ivmeli bir şekilde büyümesi dolayısıyla basılan dokümanların sayısının iki kata çıkacağı hesaplanmaktadır.
Halihazırda çoğu kişi kağıdın okuma kolaylığı ve taşınabilir olması dolayısıyla daha elverişli olduğunu düşünmektedir. Firmaların yüzde 60'tan fazlası, iş süreçlerinde kullandıkları dokümanları hala elle işlemek, erişmek ve depolamaktadır. Bu rakamlar dünyada bu sektörün önündeki potansiyeli ve fırsatları açıkça ortaya sermekte iken, durum Türkiye açısından bakıldığında daha da vahimdir. Son yapılan bir araştırmada bu sistemlerin şu anki kullanım oranı, kurumların düşünceleri vb sorgulanmış ve oldukça ilginç rakamlar ortaya çıkmıştır. Bu araştırmaya göre; - Halihazırda bir DYS sistemi kurulu olan şirketler yüzde 20, kurmakta olan yüzde 6, kurmayı planlayan yüzde 23 oranında iken, hayır yanıtı verenlerin oranı yüzde 53'tür.
- Olumsuz düşünenlerin en temel sorunu yüzde 32 ile sistem maliyetlerinin pahalı olması, bunu yüzde 30'la gerekli kaynağa sahip olmamak, yüzde 25'le de ne sağlayacağı konusunda bir fikrin oluşmaması izliyor. Tüm bunların ışığında, dünyada içerik ve doküman yönetimi pazarının 10 Milyar dolar olacağı varsayılmaktadır. Henüz emekleme aşamasında olan, ancak çok hızlı bir büyüme ivmesi vaat eden Türkiye pazarının önümüzdeki 2 yıl içinde 50 milyon dolar civarında gerçekleşeceğini düşünebiliriz.
Yeni eğilimler
Özellikle son iki yıl içinde bu sistemlerin önemini ön plana çıkaran ciddi gelişmeler olmuştur. CRM, Veriambarı, Çağrı Merkezleri vb. uygulamaların yapısal olmayan dokümanlara tümleşik erişim gereksinimi, ISO 900x, e-devlet, e-Avrupa vb. sistemlerin altyapısını teşkil edecek sistemler olması vazgeçilmez bir şekilde bu teknolojilerin kullanımını devreye sokmayı gerektirmiştir.
Afet Yıkım Onarımı
Son yıllarda dünyanın başına gelen felaketler üzerine, özellikle üzücü can ve mal kayıpları, terörizm ve doğal afetler konusunda çok şey konuşuldu. Bu afetler sonucu ortaya çıkan, ciddi doküman, kayıt, dolayısıyla bilgi kayıpları söz konusu ve acilen gereken önlemlerin alınması şart.
11 Eylül'den sonra kaybolan kağıt dokümanlar zararları büyüttü.
5 yıl içinde felaket yaşayan her beş şirketten ikisi, iş dünyasını terketmek zorunda kalıyor.
Yeniden üretilemeyecek resmi evrak ve iş dokümanlarının tazmini nasıl yapılacak? Benzer şekilde, tarihi belgeler, sanat eserleri vb. korunması önemli.
e-Posta Arşivi ve Kayıt Yönetimi
Önümüzdeki birkaç dakika içinde kullanıcılar 50 milyon üzerinde e-posta gönderecek. Bu rakam günde 14 milyar mesaj demektir.
Elektronik posta hacimlerinin artışı, yönetimi zorlaştıracak, araştırma olanaklarını güçleştirecek ve yoğun kaynak tüketimine neden olacaktır.
ABD'de menkul kıymetler düzenleyicileri l Ağustos'ta yaptıkları açıklamada 6 yatırım bankasının e-postaları saklamamaları yüzünden 10 milyon dolara varan para cezası ödemek zorunda kalabileceklerini belirtmişlerdir.
msavasan@kets.com
|
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
