KETS, faks otomasyonu, doküman ve iş akış yönetim çözümleri dünyasında yenilik ve başarılarıyla tanınan bir firma. İki yıldan bu yana IBM Yazılım Çözüm Ortağı olan KETS’in yöneticileri ile firmalarının sektördeki konumları, hedefleri ve projeleri üzerine görüştük. Başarılı bir dönemi geride bırakmanın gururunu yaşayan KETS ekibinin sıcaklığını sizlerle paylaşıyoruz.

PARTNER - Son birkaç yıldır özellikle finans sektörüne yönelik projelerinizle dikkat çekiyorsunuz. Ama başarılarınızı konuşmadan önce KETS’in bugünlere nasıl geldiğini öğrenmek istiyoruz...
MUSTAFA SAVAŞAN - KETS, 1987 yılında faaliyet alanını faks otomasyonu olarak belirlemiş bir firma olarak kuruldu. Zamanla doküman yönetimi adı altında toplanan faaliyet alanları üzerinde yoğunlaştık ve faks yönetim sistemleri çözümlerimizden yalnızca birisi haline geldi. Kuruluş amacımız bir alanda uzmanlaşmaktı. Dünyada bilgisayar üzerinde ilk faks kartı çıktıktan birkaç ay sonra biz bunu Türkiye’ye getirdik. Tek başına çalışan PC’li faks sisteminin hemen ardından network kart çözümünü geliştirdik. Müşterilerimizin ihtiyaçlarına yönelik çözümler geliştirme stratejimiz yenilikleri çok yakından takip etmemizi sağladı. Elektronik doküman olan faksların arşivlenmesi talebi bizim doküman yönetimi alanına girmemize yol açtı. Ama zaman içinde şunu gördük ki, yapılması gereken şey teknolojiyi üretmek değil, var olan teknolojik bir altyapı üzerinde gereksinimler doğrultusunda çözümler üretmek. Bu kararı biz 1990-91 yıllarında verdik. Neydi kararımız, geri planda çalışan teknolojileri, dünyada kabul görmüş en son teknolojilerden seçmek, bunların sistem entegrasyonunu yapmak ve bunlar üzerinde kolay kullanılabilir çözümler geliştirmek. Radikal bir karardı, ama bugün bu kararın çok doğru olduğunu görüyoruz. İhtiyaç karşılayan sektörel bazlı çözümler geliştirdik, her sektör için bu teknolojilerin nasıl uygulanabilece-ğinin örneği olan özel çözüm paketleri oluşturduk.
Özetle gelişim seyrimiz, teknolojik ürünlerin temsilciliğini almak, distribütörü olmak, bunların üzerinde kendi çözümlerimizi geliştirmek, sektörel bazda uygulamalar oluşturmak oldu. Şu anda 10 kadar distribütörlüğümüz var, her yıl birkaç tane firmanın çözümünü portföyümüze ilave ediyoruz.

PARTNER - Anlattıklarınızdan faaliyetlerinizin teknolojik gelişmeleri takip ettiği anlaşılıyor. İnternet teknolojileri yaptığınız işi nasıl etkiledi?
MS - Dünyada belli popüler kavramlar var. İmaj arşivleme sektöründe yer aldık, daha sonra adı doküman yönetimi oldu, içerik yönetimi oldu, bilgi yönetimi oldu, şimdi e-doküman oldu. Aslında konu hep aynı. Bugün İnternet’in yaygınlaşması, her şeyin elektronik ortama taşınması arka planda bu ortamlara gereksinimi artırdı. Yaptığımız iş, kağıt ortamındaki bilgi ve dokümanların çağımızın dinamizmine uygun bir biçimde sayısallaştırılıp elektronik ortama aktarılması. İşimizi hızlandıran bir gelişim söz konusu. İnternet’in gelişmesi faks öldürecek dendi, tam tersi oldu, ölmediği gibi işimizi hızlandırdı. PC kullanımı arttı, network’ler arttı, kağıt üretimi ve tüketimi de arttı. İşlenecek daha çok içerik oluştu. e-İş alanlarına gelince, arka tarafta onlara hizmet edecek muazzam bilgi kaynaklarına ihtiyaç var. CRM, iş akış sistemleri, bilgi formları, bunların hepsi bizim önümüzü açan, yeni iş alanları yaratan gelişmeler oldu. Özetle, teknolojilerimizin ve çözümlerimizin hepsi günün trendlerine çok hızlı uyum sağlıyor. Temsil edeceğimiz ürünleri seçerken dünyada en çok rağbet gören en ileri teknolojiye sahip firmaları seçiyoruz. Seçtiğimiz firmalar genellikle dünyada ilk üçte oluyor.

PARTNER - Söz kendiliğinden IBM’le ilişkinize geldi... Çözüm Ortağı ilişkinizin nasıl başladı?
MS - İlişkimizin başlangıç yılı 1999. Biz içerik yönetimi alanında bir partnerlikle başladık. IBM, dünya liderliğine oynuyordu ve dolayısıyla Türkiye’de de lider olmak istiyordu. Bizim çalışmalarımızı değerlendirip, iyi bir yer edinmek için bizimle çalışmak istediklerini söylediler. Pazarda lider olmak istiyordu. Ürün sorumluları, kanal sorumluları ile iç içe çalıştık, aktiveteler, ortak sunumlar yaptık ve iki yıl içinde hedeflediğimizden daha ileri bir noktaya geldik. İlk 10 bankanın çoğu referans listemizde bulunuyor. Bu başarımızı sigortacılık gibi yeni alanlara da taşımak istiyoruz. Tabii telekom, e-devlet gibi alanlara ilişkin hedeflerimiz de var. Aslında adının başında “e” lafı geçen her yerde doküman yönetimine ihtiyaç var.

PARTNER - IBM’in platformu üzerindeki çalışma biçiminiz nasıl?
BAHADIR BALİBAŞA - Biz platform bağımsız çalışmayı tercih ediyoruz. IBM’in e-business stratejilerindeki hızlı yapısal dönüşümler bize katkı yapıyor. Uygulamalarda biz altyapı ile ilgili hiçbir şey yapmıyoruz. IBM’in altyapı ürünlerini temel alıyoruz. Güçlü ve devamlı bir altyapı var, teknik destek son derece güçlü. Bunun güveniyle sadece işe odaklanarak çözüm geliştiriyoruz. Başarımızı da altyapıyla olan sorunsuz ilişkimiz sağlıyor. Zaten altyapıyı geliştirmek küçük ve orta ölçekli firmaların yapabileceği bir şey değil. Biz bunu kendi şirket tarihimizde de yaşayarak öğrendik. Bu çerçevede IBM’in bize sağladığı avantajları çok önemli ve stratejik buluyoruz.

PARTNER - KETS’in IBM’in üzerinden içerik yönetimi konusunda önemli yükleri aldığını söyleyebilir miyiz?
BAHADIR BALİBAŞA - KETS bir sistem entegratör firma olarak tanımlanabilir. Doküman yönetim sistemleri aslında bir altyapı ürünü, biz bunlar üzerinde üst yapı çözümleri geliştiriyoruz. Bunları geliştirirken farklı aşamalarda IBM dışı ürünler de kullanıyoruz. Distribütörlük kimliğimiz ile çözümcü kimliğimiz yan yana duruyor. Distribütörlüğünü yaptığımız firmaların ürünleri üzerinde çözümler geliştiriyoruz ve bunları BT firmalarına da sunuyoruz. Projelerde ise geliştirdiğimiz çözümler daha sonra genel ihtiyaç haline geliyor ve çözümümüz artık bir ürün haline dönüşüyor. Bu özellikle bütünleşik sistemlerin ürün haline dönüştürülme sürecinde yaşanıyor.

PARTNER - KETS’in uluslararası arenada da girişimleri olduğunu biliyoruz. Uluslararası hedefleriniz neler? Sistem entegratörü kimliğinizin bu hedeflere ulaşmanızda yararı olabilir mi?
MUSTAFA SAVAŞAN - İlk günden beri ülke içi pazara odaklansak da, hedefimiz her zaman ürettiğimiz çözümlerin dünyanın herhangi bir yerine pazarlanması oldu. Kaliforniya’da bu amaç doğrultusunda çalışan bir firmamız var. Çözüm ürettiğimiz bankalar, kullanıcı sayısı ve işlem hacmi açısından Avrupa seviyesinde. ABD ve Avrupa’da da benzer ihtiyaçlara sahip bankalar var. Batı’da teknolojiye yapılmış çok büyük yatırımlar söz konusu. Türkiye ise işe sıfırdan en son teknolojiyi kullanarak başlayabiliyor. Ürünlerin entegre edilmesi, firmaların geliştirme ekiplerinin bir araya gelmesi, pazarlama çalışmaları nedeniyle zorlu bir süreç. Biz ürünlerde uzmanlığımızın iyi olduğunu savunuyoruz ve firmaları bu zorlu sürece sokmadan entegrasyon işini üstleniyoruz. Geliştirdiğimiz ürünleri ise firmaların pazarlama ve satış kanallarından duyurabiliyoruz. Web sitelerinde, kataloglarında, yayınlarında yer alıyoruz. Bugüne kadar tanıtım konusunda pasif bir tutum içindeydik. IBM teknolojilerine artık hakim olduğumuz için bundan böyle daha aktif bir tutum sergileyeceğiz. Fuarlara, tanıtım toplantılarına katılacağız. Hedeflediğimiz ülkelerde IBM’in Çözüm Ortakları ile ilişkilerimizi güçlendirmek istiyoruz.

PARTNER - Hedef ülkeler?..
MS - Öncelikle ABD, sonra yakın bölgeler. Romanya, Türk Cumhuriyetleri, Rusya. Almanya. Buralara oradaki IBM birimleri ile açılmayı planlıyoruz. BağKur ve SSK gibi çok büyük projeler için yurtdışından paket teklifler geliyor. Biz işte bu hazır paketi oluşturan yapının içinde yer almak istiyoruz. Müşteri spesifik yer almak yerine, bu türden paketleri oluşturan yapı içinde sistem entegratörü olarak yer almak istiyoruz. Firmalar arası ilişkiyi sağlayacak katalizör görevi görmek istiyoruz. Önceleri referans sitelerimiz sınırlı idi, ama son yıllarda ortaklaşa yapılan işler sonucunda Türkiye artık bir “site visit” hatta bir laboratuar haline geldi.

PARTNER - Önümüzdeki yıllarda IBM’le olan işbirliğinizin daha da gelişeceği anlaşılıyor?
MS - Kesinlikle. Çözümlerimizin pazarlanması ve satışı anlamında ciddi bir gelişme olacak, KETS’in IBM’in diğer ürün aileleri üzerindeki çalışmaları artacak. IBM’in arka planda uçsuz bucaksız bir ürün ailesi – donanım, yazılım ve hizmet anlamında - var. Ürün ailesindeki bileşenleri portföyümüze alıp, uzmanlık alanımızı genişletme hedefindeyiz. Doküman yönetimi ve iş akışı gibi konularda doygunluk seviyesine geldiğimizi düşünüyoruz. Bundan sonrası tecrübelerin artması olacaktır. Bu yüzden yeni teknolojileri portföyümüze almak istiyoruz.
BAHADIR BALİBAŞA - IBM ile ilişkilerimiz bize gelişmiş ülkelere know-how transferi yapma imkanı sağlıyor. IBM dışı platformda çözüm geliştiriyor olsaydınız, yurtdışında böyle bir çözümün ya da ürünün anlatılıp satılır hale getirilmesi pek mümkün olamazdı. Arka tarafın yeterince güçlü ve ikna edici olması gerekir. İkinci bir avantaj da benzer durumdaki gelişmekte olan ülkelere de bir model teşkil etmesi. Türkiye’nin BT potansiyeli benzer durumdaki ülkelere göre, hem iş modelleri hem de BT altyapısı açısından daha ileri. Bu nedenle bu tür projelerin benzer seviyedeki ülkelere transferi de söz konusu. Dünya ekonomisindeki genel durgunluk maliyetleri düşürücü projelere ihtiyaç yaratıyor ve asıl önemlisi bunların hızla yapılması gerekiyor. KETS olarak bunlara çözüm sunacak bir pozisyon yakalamış durumdayız.

PARTNER - Çözümleriniz krizi yönetmeye yarayan ürünler, bu krizde bir avantaj sağladı mı?
MUSTAFA SAVAŞAN - Türkiye’de krizlerde ilk olarak teknolojik yatırımlar kısılır. Bizim iş kolumuzun bir ayrıcalığı var. Biz otomasyon sistemleri yapıyoruz. Bu sistemlerin özelliği ise daha az adamla daha çok işi daha verimli yapmak. Bu nedenle krizde iş konumuz popüler hale geldi. İnsanlar daha verimli çalışmak için çözüm arayışına girdiler. Spesifik olarak hedeflerimizi belirtirsek, uygulamalarımızı değişik şekillerde yaşama geçirmek istiyoruz. Bunlardan bir tanesi mobilite. Her tür çözümümüzde, dokümanlara ve iş akış bilgilerine mobil erişim becerisi ilave edeceğiz. Bizim misyonumuz insanlara verim sağlayacak fonksiyonel çözümler üretmek. İkincisi CRM. Türkiye’de bu alana yönelik önemli çalışmalar var ve biz de bu alana hizmet edecek her türlü teknolojik çözümü devreye alacağız. Bir de tabii “e” meselesi var. “e” ile başlayan her alanda, arka plandaki doküman yönetimi ve iş akış teknolojilerinin lideri olmayı hedefliyoruz.
Biz daha önce her gereken bileşen için bir firma ile çalışmak zorundaydık. Genellikle bunların Türkiye temsilcisi olmadığı için distribütörlüklerini alıp yönetmek zorundaydık. Oysa IBM, bize her şeyi tek elden, belli bir standartta sağlayan inanılmaz bir kaynak. Artık ne ararsak uzakta aramıyoruz, IBM’de bulabiliyoruz. Bir de partnerlik ilişkisinin rahatlığı yaşanıyor. Bu birlikteliğin çok daha büyük sinerjiler doğuracağını düşünüyoruz. Ortaya karşılıklı “win-win” çözümünün çıkacağına inanıyoruz. IBM, bizim uluslararası arenada tanınmamız için çaba harcıyor. Türkiye’de lokal bir firmanın lokal çözümlerini uluslararası arenaya taşıması çok zor, burada IBM’in rolü çok çok önemli. IBM’in e-business stratejisi, dünyadaki gelişmeleri kapsaması açısından çok çok önemli.

KETS’in Başarı Öyküleri
KETS’in son bir yıl içinde gerçekleştirdiği projelere bakınca, firmanın özellikle bankacılık alanındaki iddiasının haksız olmadığı görülebiliyor. KETS, alanlarında kendisi gibi çok iddialı üç bankaya (Demirbank (HSBC), Dışbank, Finansbank) başarılı projeler geliştirmiş durumda. Aşağıda yalnızca birkaç tanesini tanıttığımız projelerin tamamında IBM platformları kullanıldı.

IBM Platformları
KETS‘in çözümlerinde kullanılan IBM platformları:
IBM Content Manager
IBM MQSeries
IBM OnDemand COLD
IBM Enterprise Information Portal

Finansbank Operasyon Merkezi Projesi (FOMER) Türkiye’de outsourcing ile gerçekleştirilen en büyük Doküman Yönetim Sistemi ve İş Akışı projesi olan FOMER ile KETS, Finansbank’ın bankacılık işlemleri operasyonunu merkezi hale getirdi. Finansbank bu proje ile, tüm şubelerini müşterileri ile birlikte birer kontak noktası olarak pozisyonlayarak, müşteri işlemlerinin bir sistem dahilinde, düzenli bir şekilde operasyon merkezine iletilmesini ve bu dökümanlar üzerindeki işlemlerin operasyon merkezi tarafından hızla gerçekleştirilmesini sağladı. Bu sistemle, daha az sayıda personelle, daha kısa sürede, daha fazla işlem yapılabiliyor.

Dışbank Çek Merkezi Otomasyon Projesi Dışbank Çek Merkezi Otomasyon Projesi, çek operasyonlarının merkezi olarak gerçekleştirilmesini sağlayan ve elektronik arşiv oluşturmaya yönelik bir çözüm. Sistem, merkezi olarak işlem görmeyen şubelerdeki çeklerin de elektronik olarak arşivlenmesini sağlıyor. Şubelerden gelen çek kümeleri, günlük işlem görecekler öncelikli olmak koşulu ile, çek tarayıcılar ile taranıyor ve imajları oluşturuluyor, bu arada, MICR kodları okunuyor. Bilgi giriş operatörleri, çeklerin tutar ve tarih bilgilerini giriyor. Veri kontrolörleri, girilen bilgilerin doğruluğunu kontrol ediyor ve son bir onay aşamasından sonra, çek bilgilerinin, bankacılık sistemine aktarımına hazır hale geliyor. İşlem sonucunda, çeklerin imajları da çift yüz + alonj olarak Doküman Yönetim Sistemi üzerinde indekslenerek saklanıyor. Çeklerin elektronik arşivi de olduğundan bir sorgulama ile çeklerin imajlarına erişim de olanaklı.

Demirbank Kredi ve Diğer Başvuru Formlarının Komple Otomasyonu Çözüm, posta ya da faks ile banka merkezi işlem birimine gelen kredi ve benzeri başvuru formları ile her türlü ekli dokümanın bilgi girişi, yönetim ve bankacılık süreçlerinde gereken her türlü kontrolün yapılarak arşivlenmesine yönelik bir form işleme otomasyonu. KETS’in geliştirdiği özel yazılımlar sayesinde, başvurulardaki her türlü bilgi, veri tabanına kontrollü olarak aktarılabiliyor ve kart basımı ile benzeri işlemler için ilgili modüllere otomatik olarak yönlendiriliyor.

TÜPRAŞ Evrak 2000 - Evrak Takip Sistemi Çok geniş bir alana yayılmış bulunan Tüpraş Aliağa tesislerinde çalışan binlerce kişiye posta, faks, kurye, elektronik posta ile gelen evrak karmaşası KETS’in sunduğu EVRAK2000 uygulaması ile çözüldü. Çözüm, doküman yönetim ve iş akışı sisteminin özelliklerini kullanarak evrakın kaydından, dağıtımına, onaylanmasına kadar olan tüm süreci kontrol ediyor ve ayrıca evrak ile ilgili ayrıntılı bilginin kurum içinde dağıtım ve paylaşımını sağlıyor. Gelen fakslar da otomatik olarak kayda alınıyor yönlendiriliyor ve gerekli indeks bilgileri ile arşiv sistemine giriliyor.

TR-NET Internet Faks Abonelik Sistemi Çözüm sayesinde TR.NET, hizmetlerinden yararlanmak isteyenlere günün 24 saati, haftanın yedi günü kesintisiz servis sunabiliyor. Hizmet tek sunucu üzerinden Ankara merkezli olarak veriliyor.

Mavi Jeans Form Okuma ve Arşivleme Projesi Mavi Jeans’e sürekli akan müşteri kartı başvuru ve sipariş formlarının elektronik ortamda arşivlenmesi projesidir. Okunan formların saklanması, gerektiğinde erişimi ve onay mekanizması sırasında ilgili iş kuyruklarının dolaşımı için IBM Content Manager DYS sistemi kullanılıyor. Okunan formlar, KETS DTS yazılımı aracılığı ile IBM Content Manager sistemine belirlenen indeks kriterleri ile aktarılıyor.

CarrefourSA Marketler Zinciri Faks Otomasyon Projesi Bu proje ile toplu faks ve e-posta yayın sistemi kurulmuş bulunuyor. Çok sayıdaki alıcıya kullanıcı müdahalesi olmadan faks yayını yapılması sağlanıyor. Sorgulama ve faksların değişik bilgisayarlar arasında dağıtılabilmesi için sistemde istemci/sunucu yapısı bulunuyor.