Bankacılık işlemlerinin (EFT, kurumsal krediler, bireysel işlemler, vb..) şube merkezli gerçekleştirilmesinin maliyetleri, konunun uzmanı kadrolarının şubelerde bulundurulması zorunluluğundan  dolayı, bu işlemlerin merkezde yapılması durumuna göre, daha yüksektir. Bankacılık Merkezi Operasyon Birimi Otomasyonu, şubelerde gerçekleştirilen bankacılık işlemlerini merkezileştirerek, daha az insan kaynağı ile varolan işlem yükünün taşınmasını, böylece açığa çıkan insan kaynağının farklı alanlardan kullanılabilmesini, işlemlerin kontrollü yapılmasını ve doküman arşivinin elektronik ortamda oluşmasını sağlar.

Temel bankacılık uygulamaları ile entegrasyonun sağlanması için, her iki sistemde de ortak işlemler ve dokümanların ilişkisini sağlayacak referans numaraları kullanılır.

Operasyon merkezi çalışanlarının, kendi çalışma gruplarına yönlendirilen dokümanları izleyebilmeleri, indeksleme işlemini gerçekleştirebilmeleri ve dokümanlar üzerine notlar eklemelerini sağlayan Belge İşleme Yazılımı kullanılır. Temel bankacılık  uygulamaları ve Belge İşleme Yazılımı, ekranı yarı yarıya paylaşarak kullanır. Böylece, temel bankacılık işlemi gerçekleştirilirken, ilgili dokümanları da aynı anda izlemek mümkün olur.

Bankacılık Merkezi Operasyon Birimi Otomasyonu Uygulaması, bankacılık işlemlerinin bir operasyon merkezinde gerçekleştirilebilmesi için gerekli altyapı ve üstyapı çözümlerini içerir. Uygulama, operasyonların gerçekleştirilmesi için gerekli modüllerle birlikte, yöneticilerin operasyon birimi çalışmalarını anında izlemelerini ya da geçmiş dönem çalışmalarının raporlanması ile ilgili modülleri de içerir.

Merkezi Operasyon, Grup/Birim/Takım hiyerarşisinde bir yapıda tanımlanır. Her takım içerisinde farklı görev ve yetkilerde kullanıcılar tanımlamak mümkündür. Her takımın, sorumlu olduğu işler, iş kuyrukları mantığında tanımlanmış olup, aynı işi yapan takım elemanları tarafından ortak  iş listeleri izlenebilir.

Çözüm, şubeler ile merkezin doküman trafiğinin tamamının faks üzerinden gerçekleşeceği temeli üzerine kuruludur. Günlük doküman hacimleri belli bir seviyenin üzerinde bulunan şubelerde “Rightfax Small Bussiness Server”, diğer şubeler ise manuel fakslarını kullanırlar. Merkez Faks Sunucu olan  “KETS Fax Service”, şubelerden gelen faksları karşılamak üzere kullanılır. İhtiyaca göre belirlenecek faks hattı sayılarının, yönetimi kolay bir ortamda, minimum donanım yatırımı ile gerçekleştirilebilmesi için ISDN - PRI  hatlar, fax board olarak ise Intel DM/F300 kullanılır. Bu sayede, bir fax board ile 30 faks hattının yönetimi mümkün olur. Ayrıca dijital hatlar ile sağlanan DID (Direct Invard Dialing) desteği ile fiziksel hatlar üzerinde sanal numaraların kullanımı ile, sınırlı sayıdaki  fiziksel hat üzerinden, her işlem tipi  için rezerve edilebilecek olan faks numaralarının sayısının artışına olanak sağlanmış olur ki bu sayede örneğin; 1 PRI hat üzerinde 30 faks numarası ve işlem tipi yerine 30’dan fazla faks numarası, dolayısı ile işlem tipi tanımlamak mümkün olur. 

Faks aracılığı ile merkeze yönlenen dokümanlar, “KETS Faks Servis” ürünü ile karşılanır. “KETS Fax Router” ürünü ile gelen fakslar,  “IBM Content Manager” ürünü üzerine ön indekslemesi yapılarak  yerleştirilirler. “KETS Fax Router”ın CenterOps Uygulaması için geliştirilen özel versiyonu ile hat yönlendirme, CSID yönlendirme ve DID yönlendirme seçenekleri tek başına ya da kombinasyonları ile kullanılarak fakslar  çalışma gruplarına otomatik olarak yönlendirilir.

Posta yolu ile merkeze ulaşan dokümanların, sisteme aktarılabilmesi için tarayıcılar kullanılmaktadır. Tarama işlemi, taranmış dokümanlarda imaj iyileştirmesi, ön indekslemenin yapılması ve dokümanların sisteme aktarabilmesi için ise KETS Capture ürünü kullanılmaktadır.

IBM Content Manager Doküman Yönetim Sistemi ürünü, güvenilir, ölçeklenebilir ve dağıtılabilir bir altyapı sağlamaktadır. MS Windows NT 4.0, Windows 2000  Advanced Server, IBM AIX, AS/400 ve OS/390 platformlarında çalışabilmektedir. MS SQL Server 7.0 ürünü uygulamanın gerektirdiği veritabanı gereksinimi için kullanılır. Sistem tanımları ve tanımlara bağlı işleyiş logları veritabanında tutulmaktadır.

KETS CenterOps Client modülü, operasyon çalışanlarının, gelen dokümanlar üzerinde çalışabilmelerini sağlayan uygulamadır. Sistem tanımları, KETS CenterOps Sistem Yönetimi  programı aracılığı ile gerçekleştirilir. Sistemin anlık durumunun izlenebilmesi için, KETS CenterOps Monitoring aracı kullanılmaktadır. Sistemin oluşturduğu logların raporlanabilmesi için KETS CenterOps Reporter ürünü kullanılmaktadır. MS SQL Server üzerinde bulunan bilgileri yine MS SQL Server üzerindeki Stored Procedure’ler aracılığı ile MS Office Excel’e rapor olarak aktarmaktadır.

KETS Fax Server
KETS Fax Server (Sunucu) yazılımı endüstri standardı akıllı “Intel GammaFax” kartları ile çalışır ve analog ya da dijital hatları destekler. Başka bir faks sunucusuna yatırım yapma gereksinimini ortadan kaldıran bu uygulama “Intel API” ile direkt olarak entegre çalışan gerçek 32-Bit bir NT uygulamasıdır. İhtiyaçlar doğrultusunda istenilen sayıda server kullanımına olanak sağlar. Tek bir client uygulaması ağ üzerindeki tüm sunuculardan faksları toplayabilme özelliğinden dolayı, hat sayısı sınırı ortadan kalkmaktadır. Uygulama sadece Microsoft Windows-NT işletim sisteminde çalışır.

KETS Fax Router
KETS Fax Router ürünü, standart ürün özelliklerine ek olarak, Centerops Uygulaması için geliştirilmiş özel yönlendirme mekanizmalarına sahiptir. KETS Fax Servis tarafından alınan faxların, IBM Content Manager içerisine ön indeksleme ile yönlendirilmesine ek olarak, yönlendirme kurallarına bağlı olarak  ilgili iş kuyruklarına dokümanların eklenmesini sağlar.

KETS Capture
KETS Capture, yüksek hacimli doküman tarayıcılar  için tasarlanmış, imaj iyileştirme fonksiyonlarını içeren ve Doküman Yönetim Sistemleri (IBM Content Manager, Microsoft Share Point Portal Server) ile entegre çalışabilen bir üründür.

KETS Capture yazılımı CenterOps uygulaması içerisinde, dokümanları IBM Content Manager içine tarayarak yerleştirmek  ve tarayıcı kaynağından dokümanların ilgili iş kuyruklarına atanmasını sağlamak için kullanılır. Faks ile birlikte 2. doküman sağlama kaynağıdır.

Çok sayfalı (küme) dokümanların taranmasını, taranan dokümanların görüntülenmesini, gerektiğinde imaj iyileştirme fonksiyonları ile problemli olarak elde edilmiş imajın işlenmesini sağlar. İmaj iyileştirme fonksiyonları (line removal, black box removal, blank page detection, vb..) taranan her dokümana uygulanmak üzere ayarlanabileceği gibi, gerektiğinde bu fonksiyonların parametrik değerleri ile ayarlamalar yaparak kümenin tamamı ya da belli sayfaları için fonksiyon çalıştırılabilir.

IBM Content Manager üzerinde hangi library server, object server, workbasket için tarama yapıldığı bilgilerinin girilebildiği ayar fonksiyonu vardır.

KETS CenterOps Sistem Yönetimi
KETS CenterOps Sistem Yönetimi uygulaması, sistemle ilgili İşlev Tanımlama, Kaynak Tanımlama, Yönlendirme Tanımlama ve Sistem Ayarları olarak 4 ana grupta tanımların yapılmasını sağlayan uygulamadır.

Kaynak tanımlama, sistemde kullanılan organizasyon, rol, iş kuyrukları gibi elementlerin tanımlarının yapıldığı bölümdür.

İşlev tanımlama, bu tanımlar arasındaki ilişkilerin tanımlandığı bölümdür.

Yönlendirme tanımlama, fax üzerinden elde edilen bilgilerle, hangi kurallara göre kullanıcı gruplarına dokümanların yönlendirilmesi gerektiğinin tanımlandığı bölümdür.

Sistem ayarları, sistem kullanıcı tanımlamalarının yapıldığı, sistem parametrelerinin tanımlandığı ve sistemde kullanılan programların tanımlandığı  bölümdür.

Bu uygulama ile dinamik olarak iş grupları yaratabilir ve sistem izleme ve raporlama araçlarından elde edeceğiniz verilere göre iş yapış tarzınız ya da grup büyüklüklerindeki değişiklikleri yapabilir, yeni işlem tipleri ekleyebilir ve bunların organizasyon içerisinde hangi grupların nasıl çalışacaklarını tanımlayabilirsiniz.

KETS CenterOps Client
KETS CenterOps Client, operasyon merkezi çalışanlarının kullandıkları uygulamadır.

Kullanıcılar kendi çalışma gruplarına yönlendirilen dokümanlar üzerinde, kendilerine tanınan haklar doğrultusunda, dokümanların indekslenmesini, şubelerden toplu olarak gönderilmiş birden fazla işlem içeren dokümanların her birini bir işleme karşılık gelecek şekilde parçalama işlemini, aynı işlemle ilgili farklı zamanlarda gelmiş dokümanları birleştirme işlemini yapabilirler. Ayrıca elektronik ortamda oluşturulmuş dokümanları da bir işlemle ilgili dosyaya ekleme ve yetkileri varsa görüntüleme olanakları da bulunmaktadır. İmajlar üzerine notlar da eklenebilir. Her iş grubu dokümanla ilgili işlemlerini tanımladığında bir sonraki iş grubuna dokümanı yönlendirir. Böylece yaşam döngüsünü tamamlayan doküman, işlemleri tamamlandığına elektronik olarak da arşivlenmiş olur.

Aynı program aracılığı ile arşivdeki dokümanların aranması ve yetkisi olan kullanıcıların, arşivdeki bir dokümanı tekrar işleme sokması olanakları da bulunmaktadır.

KETS CenterOps Monitoring
Organizasyon birimlerinin farklı seviyelerdeki gruplamalar ile anlık çalışma yoğunluklarının izlenebilmesine olanak tanıyan modüldür.

Operasyon grubu içerisinde yöneticilerin kendi gruplarını izlemelerine ya da daha üst seviye yöneticilerin tüm çalışma gruplarını izlemelerine olanak tanır. Böylece, sistemde sıkışıklık olan durumlarda, ihtiyacı olan gruplara, yoğunluğu daha düşük olan gruplardan eleman kaydırılarak, operasyon merkezinin daha verimli ve hızlı çalışması sağlanır.



KETS CenterOps Report
CenterOps raporlama tool’u sistemin geçmişine yönelik, raporlama ihtiyaçları için kullanılır.

Çalışanların performans değerlendirmesi, grupların performans değerlendirmesi, şubelerin hatalı faks yollama oranları, işlemlerin birim gerçekleşme süreleri gibi hazır toplam 20 adet rapor içerir. Bu raporlar istenildiğinde MS Excel’e aktarılabilir. Bu sayede raporlar üzerinde isteğe bağlı olarak değişik çalışmalar yapılması mümkündür.