|
Günümüzde Şirketlerin En Önemli Sermayesi: ENFORMASYON
 |
Information As A Corporate Asset
ÖZGEÇMİŞ
Dr. Mustafa SAVAŞAN
1962'de Balıkesir'de doğdu. 1984'te Boğaziçi Üniversitesi Elektrik
Mühendisliği Fakültesi'nden mezun oldu. 1985-1988 yılları arasında Y.T.Ü. Fen
Bilimleri Enstitüsü Elektrik Fakültesi'nde yüksek lisans çalışmalarını
tamamlamış, 1996 yılında da aynı fakültede doktorasını vermiştir. 1987 yılından
itibaren bilişim sektöründe proje ve çözümler üretmek amacıyla kurduğu KETS Ltd.
firmasını yönetmektedir.
ÖZET
Şirketlerin başarısı, bilginin edinilmesi, yaratılması, saklanması ve etkin
paylaşımıyla orantılıdır. Daha hızlı ve iyi iletişim, iş süreçlerini kısalttığı
gibi kalitesini de arttırır. Hızlı ve doğru karar vermede, her kaynaktan gelebilecek
kapsamlı bilgiye çabuk, kolayca erişimin önemi büyüktür. Bu bilgiyi kontrol eden ve
yöneten sistemlerle başarılabilir.
SUMMARY
Company's future success and competitiveness depends upon the decisions about
information/knowledge management. Information has become most critical asset
thay any company possesses. Organizations must evaluate ways to link information
to business processes and establish methods for providing secure access to the
right information at the right time.
GÜNÜMÜZDE ŞİRKETLERİN EN ÖNEMLİ SERMAYESİ: ENFORMASYON
1. GİRİŞ
Kişisel bilgisayarların yaygınlaşması ile başlayan önemli ve kaçınılmaz
bir kullanım alanı, kelime işlem, elektronik tablo, tanıtım, masaüstü
veri tabanı ve ajanda gibi uygulamaları içeren kişisel üretkenlik
uygulamaları ailesidir.
Aslında üstünde durulması gereken bilgisayarlar ya da kullanılan
uygulamalar değil, burada asıl hedef bilgidir. Şirketlerin başarısı,
bilginin edinilmesi, yaratılması, saklanması ve etkin paylaşılmıyla
orantılıdır.
Daha hızlı, daha iyi bir iletişim, işlerin yapılma süresini kısalttığı
gibi kalitesini de önemli ölçüde artırır. Hızlı ve doğru karar vermede
kapsamlı bilgiye çabuk erişimin önemi çok büyüktür. Burada kastedilen
bilgi her türlü kaynaktan gelebilir. Tüm bu bilginin toplanacağı ortak
alanı "şirket belleği" diye adlandırabiliriz. Şirket belleği, herkesin
elinin altındaki, belleğindeki bilgilerin bir araya toplanmasıyla oluşur
ve gereksinim duyulduğunda kolayca erişilebilir olmalıdır.
Günümüzde şirketlerde bilgisayar ortamında takip edilebilen ve
yönetilebilen bilgiler, yapısal veri olarak adlandırdığımız, ilişkisel
veri tabanlarında tutulan ve tüm bilgi ambarının yalnızca % 20'sini
teşkil etmekte olan elektronik dosyalardır.
Şekil 1. İlişkisel veri tabanlarında tutulan yapısal
veriler şirketlerdeki bilgilerin % 20 ‘sini teşkil etmektedir.
Bürolarda dokümanlar çeşitli kaynaklardan farklı yapılarda gelmekte
(Elektronik posta, kelime işlem veya hesap tablosu dosyaları, optik
taranan sayfalar veya formlar, ses, video vb.) ve iş süreçlerinin
temelini teşkil etmektedir.
Bu sebeple, yarın için hedeflenen, kağıt, faks vb. dokümanları içeren,
kalan % 80'i teşkil eden yapısal olmayan her türlü bilginin de
yönetimidir. Bugün için, tüm yapısal olmayan, elektronik ortamda
tutulamayan doküman yatırımının bu % 80'lik bölümü henüz yönetilememekte
ve de emniyette değildir. Poliçe, hasar sigorta raporları, finans
servisleri, kredi başvuruları, ilaç firmalarında yeni ilaç onayları,
sağlık kurumlarında hasta kayıtları, tüm endüstrilerde teknik doküman
basımı, fatura ve sipariş evraklarının, muhasebe müşteri servisleri,
hizmetleri, elektrik, gaz, petrol işletmelerinde yazışmalar, e-posta,
metin dosyaları, bakım evrakları, internet/intranet içerik kontrolü bir
işletmenin dokümanlarını teşkil etmektedir. Dokümanların aktif döngüleri
içerisinde kuruluş için değerli dokümanlar üzerindeki bilgiler bir
firmanın en pahalı bilgi yatırımını teşkil eder ve yönetilmesi büyük
önem taşımaktadır. Bu ise üretim artışı, işletme giderlerinin
azaltılması, gelirlerin arttırılması, müşteri hizmetlerinin
kalitesinin ve memnuniyetinin arttırılması, düzenlemelere
uygunluk sağlayacaktır. Bir iş sürecinde dokümanların işleme sokulması
ve yönetilebilmesi işletme için karlılık demektir.
Şekil 2. Bürolarda çeşitli kaynaklardan farklı
yapılarda gelen dökümanlar.
Toplu Grup Çalışma Yazılımları, temel olarak personel, üretim,
pazarlama, müşteri hizmetleri, finans gibi tüm sistemleri geliştiren,
işletme süreçlerini kolaylaştıran, çalışanların verimliliğini ve
etkinliğini geliştiren, beceri ve bilginin kullanılmasını sağlayan,
bu işlevleri yerine getiren kişileri avantajlarla donatan yeni bir
araçtır.
Toplu grup çalışma yazılımları devreye sokulup çıkarılabilen bu
bileşenlerin bir çoğunu içeren ağ üzerindeki herkesin veri ve
yorumlarını biriktirebilmesini ve onları daha etkin bir şekilde
kullanabilmesini sağlayan yenilikçi entegre çözümler setidir. Bu set
takvim ve programlama, elektronik haberleşme, belge yönetimi,
geliştirme araçları, iş ve proje yönetimi, veritabanı erişimi ve
elektronik formları içerir.
- Elektronik Mesaj Sistemi, kişiler ile toplantıları programlamak
yanında kişilerin bir şekilde günlüklerini inceleyebilme imkanına
sahip olmakta ve iş akışını önünüze getirmektedir.
- Belge Yönetim Paketi, herhangi bir düzensiz bilgiyi ses, video,
resimler, grafikler, belgeler, kelime işlem belgeleri, elektronik
posta gibi elektronik formatta saklamayı sağlar.
- Elektronik Form Yazılımı, bir formu alıp onu elektronik olarak
şirketinizdeki ve başka bir organizasyondaki bir başka kişiye gönderme
kabiliyetine sahiptir.
- Önemli bilgilerin bir merkezde toplanması, ortak erişim/güvenlik,
her yerden erişim olanağı.
- Kişilere kendi bilgilerini yönetebilme yeteneğinin sağlanması.
- Çalışma grubunun performansının takibi.
Günümüzde bilgilerin yönetilmesi artık bir zorunluluktur.
Organizasyonlarda bilgiler her yere dağılmış durumda, hatta siz de
çalıştığınız yere baktığınızda mutlaka bir dosya dolabı görmektesiniz.
Kaç defa bu dosya dolabını açıp, içindeki bilgiyi organizasyondaki
diğer kişilerle paylaşıyorsunuz? Kaç defa belgeler yanlış dosyaya
giriyor ve bir daha bulunamıyor. Ayrıca bu belge eğer çok gizli ise o
belgeye bir güvenlik uygulandığı konusunda emin olmalısınız. Eğer
bilgiyi saklayan kişilere ulaşmanın yolu yok ise bilgiye erişim imkanı
sağlamanın hiçbir faydası yoktur. Çoğunlukla karşılaştığımız durum bir
şey bulduğumuz ancak bu bilgiden kimin sorumlu olduğu hususunda hiçbir
fikrimiz olmadığıdır.
Bilgiye ulaşıp, bunu çalışma grubundaki diğerlerine ulaştırdığımızda,
kullanıldığını nasıl bileceğiz? Örneğin, bir başka kişiye bir belge
gönderdiğimizde eğer bu bilgiyi zincirdeki bir başkasına göndermeleri
talimatı verilmişse gerçekten gönderildiğini nasıl bilebiliriz.
Darboğazların nerede olduğunu ve bilginin nasıl saklandığını bilmemiz
gerekir ki böylece her noktada bilgi akışını takip edebilmemiz mümkün
olsun. Son fakat en önemli olarak kişilerin kendi belgelerini
yönetmelerine izin vermeden bunların hiçbirini sağlayamayız. Eğer
kullanıcıların elindeki gücü ve o bilgiyi yönetme olanağını ellerinden
alırsanız, o kişinin verimliliğini azaltıyorsunuz demektir. Dolayısıyla
tüm alanlarda yapmanız gereken kendi bilgilerinizi yönetme olanağının
size verilmesini sağlamaktır.
2. TÜMLEŞİK DOKÜMAN ARŞİVLEME, ERİŞİM, YÖNETİM VE İŞ AKIŞ SİSTEMLERİ
- Ortalama bir profesyonel büro çalışanı her iş gününün yaklaşık % 10 ila %
40’ını bilgiye erişmek için aramakla veya beklemekle harcar.
- Elektronik ortamdaki dokümanların çoğunun yerini yalnızca yazarları bilebilir ve
erişebilir.
- Bu istatistiki rakamlar 1940’ lardan beri önemli bir oranda değişmemiştir.
Büro içinde yaratılan veya dışarıdan gelen her çeşit yazılı veya basılı
belgenin bilgisayar ortamında belirli kriterlere göre dizinlenerek
saklanması ve istendiğinde anında erişilmesi.
Kağıtsız bürolara yönelik tahminlere rağmen, firmalar hala belgelerle
boğuşmaktadır. Bütün bu kağıt yığınlarından kurtulmayı sağlamak,
elektronik görüntü arşiv sisteminin temel işlevidir. Kağıt belgeler
yerine elektronik görüntülerin saklanması ve paylaşımının sayısız
avantajı vardır. Yalnızca bir mekanda ve bir seferde tek dosyaya
ulaşılabilen kağıt belgelerden farklı olarak, elektronik görüntülere
anında, yerel veya uzak terminallerden ve de eş zamanlı olarak birden
fazla kişi erişebilir. Görüntü sistemleri, bilgi güvenliğinin daha iyi
sağlanmasının yanı sıra belge ve iş akışını hızlandırarak çalışanların
verimliliğini arttırır. Arşiv odalarındaki belge depolama alanlarını ve
maliyetlerini düşürerek şirketlerin bilgi teknolojileri yükünü
hafifletir.
3. DOKÜMAN SAKLAMA VE YÖNETİM SİSTEMLERİNE GEREKSİNİM SEBEPLERİ
a) Gerekli Bilgiye Erişimdeki Zorluklar
Klasik yöntemlerle saklanmaya çalışılan arşivlerde bilgiye erişmek,
özellikle yanlış dosyalama, dokümanların kullanıcıdan zamanında veya
hiç geri dönmemesi gibi sebeplerden dolayı oldukça güçtür. Tüm bu
olumsuzlukların olmaması halinde bile, zaman olarak nispeten önemli
sürelere gereksinim duyulmaktadır.
b) Artan Saklama Alanı
Özellikle bilgi ve belge üretiminin yoğun olduğu ortamlarda, fiziksel
arşiv alanları oldukça kısa sürelerde kapasite arttırımına gereksinim
duymakta veya yeni bazı alanların arşiv amaçlı kullanılmasını
gerektirmektedir. Böylelikle, yukarıda bahsedildiği şekliyle, büyüyen
fiziksel alanlarda belgelerin bulunması ve/veya tekrar sınıflanması
gibi konularda zorluklar ile karşılaşılmaktadır.
c) Artan Maliyetler
Gerek ayrılacak olan fiziksel alanların, gerekse büyümekte olan arşivi
yönetecek olan insan kaynaklarının getirdiği maliyetler, göze
çarpmamakla birlikte oldukça önemli sayılar olarak karşımıza
çıkmaktadır. Özellikle, büyük şehirlerde kurulması düşünülen ek bina
bulunması, bunun arşiv için ayrılması ve merkezden uzaklığı, çoğu zaman
düşünmediğimiz, ancak maliyeti çok yüksek olan konulardır.
d) Emniyet
Arşiv ortamlarının "genelde" kağıttan oluştuğu ve kağıdın kolay yanan,
ıslanan bir madde olduğu göz önüne alınırsa, tehlikenin boyutu da
kendiliğinden ortaya çıkacaktır.
e) Çoğaltma ve Dağıtım
Büyük miktardaki dokümanların çoğaltılması ve dağıtımı önemli ek maliyet
ve insan kaynağı kullanımı getirmektedir. Oysa, akılcı kurulmuş bir
bilgisayar ortamında bu konudaki maliyet yaklaşık sıfıra
indirgenebilir.
f) İş akışı
Alışılmış çalışma ortamında dokümanların, formların elden ele dolaşması,
imzalanması, ilgili bilgilerin telefonla, faksla toplanması olarak
karşımıza çıkan iş akışı her ofiste kişilerin zamanının büyük bir
kısmını çalar. Çünkü, fiziksel olarak elimizde dolaştırdığımız her
belge, fiziksel engellere takılmaya mahkumdur. Bir yerden bir yere
gitmesi zaman alır, kaybolabilir, ne durumda olduğunun izlenmesi çok
zordur, paylaşılamaz. İş akışlarının elektronik ortama taşınması hem
süreci büyük ölçüde kısaltır, hem de biriken bilgiler şirket belleğinin
oluşturulmasına katkıda bulunur. Daha sonra bu bilgilerden çıkan sonuçlar
ışığında şirketin iş süreçlerini iyileştirmek mümkün olabilir. Fotokopi
ile çoğaltma ve kopyalama sonucu olabilecek değişikliklerden doğacak
riskleri ortadan kaldırır.
4. YÖNTEM
Optik sayfa okuyucular, faks ve teleks arabirim sistemleri, modem ve
benzeri yollarla belgelerin bilgisayar ortamına kolay ve hızlı bir
şekilde, aslına yakın kalitede belirlenen kriterlere göre kaydedilmesi.
Daha sonra bu kriterler vasıtasıyla anında erişimin sağlanması ve elde
edilen belgenin aslına yakın bastırılması, çoğaltılması, dağıtılması.
Bir elektronik görüntüleme sistemi bilgisayar teknolojisini kullanarak
kağıt belgelerin elektronik görüntülerini yakalar, depolar, erişimi
sağlar ve yönetimini yapar. Belgeler elektronik kopyalara dönüştürülerek
yüksek kapasiteli manyetik veya optik disk ünitelerinde dizinlenerek
saklanır.
a) Dosyalama
Operatör dosyalama işlemine belge tanımlayarak başlar, böylelikle
sonraki erişimlerde kolaylık sağlanır. Her belge için dosya dizini
kullanıcı tarafından oluşturulur. Aslında dizinleme işlemi eğitilmemiş
bir kullanıcı tarafından bile az bir denetleme ile kolay bir şekilde
gerçekleştirilebilir.
b) Optik Okuma
Yüksek kalitede sayısal bir optik okuyucu ile sayfalarca metin, resim
ve hatta el yazısı notlar, formlar bile otomatik olarak optik okunabilir.
Optik okuyucu, fotoğraflar ve çizimlerin tüm ayrıntılarını orjinaline
çok yakın bir şekilde elde eder. Çeşitli çözünürlük, gri tonlama veya
renk kalite seviyeleri şu anda kullanılmaktadır. Görüntü optik olarak
okunduktan hemen sonra istenirse otomatik olarak lazer optik diske veya
CD-ROM'a aktarılır ve böylelikle emniyeti ve sürekliliği sağlanır. Hiç
bir şekilde değişime ve bozulmaya uğramaz.
c) Ekranda Görme
Operatör, dosyalanmış bir görüntüyü birkaç saniye süren bir işlemle
ekranda tam sayfa olarak görebilir. Dizinlenmiş bir belgenin yeniden
erişilerek kullanımı, arama fonksiyonu yardımı ile belgenin yerinin
bulunmasıyla başlar. Çok yönlü ve kullanımı kolaydır. Operatör arama
işleminin tasarımını çapraz referans dizinleri kullanarak yapabilir.
Yeri bulunan belge sayfa sayfa ekranda görüntülenebilir, küçültme,
büyütme, döndürme, düzeltme ve çeşitli araçlarla işaretlemeye tabi
tutulabilir.
d) Baskı, Çoğaltma , Yönlendirme
Belgenin baskısı kullanıcının yazma komutlarını seçmesiyle gerçekleşir.
Böylece yüksek hızdaki lazer yazıcıdan kısa süre içinde kaliteli bir
baskı elde edilir. Kullanıcı, görüntüyü otomatik olarak başka bir
kullanıcıya, sisteme veya faks cihazına gönderme işlemini seçebilir.
Ayrıca belgelerin belirli kurallar çerçevesinde kullanıcılar veya
sistemler arasında yönlendirilmesi, dolaştırılması ve kuyruklara
yerleştirilmesi olasıdır.
Şekil 3. Doküman yönetim sistemi genel şeması.
5. DOKÜMAN YÖNETİMİ
Kurumlarda genelde görüntü ile uğraşan iki tip kullanıcı grubu
bulunmaktadır. Bunlardan ilki çeşitli şekillerde, fakat her gün belgeleri
optik okumak, fakslara ulaşmak ve e-mail mesajları göndermek
gereksinimindedir. Tipik olarak bu gruptaki kişiler stratejik kararlar
veren pazarlamacılar ve yöneticilerdir. Buna karşın daha sıklıkla
karşılaşılan ikinci grup ise alışılagelmiş, üretime yönelik özel görüntü
sistemleri ile çalışan kullanıcılardan meydana gelir. Bu kendine özgü
sistemler, bilgilerin paylaşımını zorlaştırarak kullanıcıları kapsam
dışında bırakacak bilgi sistemleri yaratmıştır.
Doküman yönetimi, bu bilgi sistemleri arasında köprü kurarak, kurum
içinde görüntülerin serbest bir şekilde paylaşılmasını sağlar.
5.1 DOKÜMAN YÖNETİMİNİN SAĞLADIKLARI
- Email, groupware, belge yönetimi, mainframe uygulamaları ile PowerBuilder ve Visual
Basic gibi client-server uygulama geliştirme araçlarına görüntü özelliği
kazandırma, Uygulamalar arasında belgelerin ve dosyaların kopyalanması, paylaşımı
ve organize edilebilme özelliği,
- Görüntüleri ve elektronik belgeleri dosyalayabilme,
- Dosyaları ve belgeleri güvenlik şifreleriyle kontrol edebilme özelliği,
- Büyük boyutlardaki kritik çalışma şartları için, merkezi güvenlik,
ölçülendirilebilme ve güçlü yönetim
- İsteğe göre değişik görüntü uygulamaları geliştirmeyi sağlayan
programlanabilir birimler,
5.2 DOKÜMAN TİPLERİ
5.2.1 Görüntü Belgeleri
Doküman yönetim sistemleri, optik okuyucularla taranmış görüntüleri ve
faks görüntülerini, elektronik olarak saklanan, diğer kullanıcılarla
paylaşılan, güvenli bir şekilde depolanan görüntü dosyaları haline
getirir. Faks makineleri ve optik okuyucular çıktı verebilmek için
giden bilgiyi veya ham veriyi kullanırlar. Genellikle, bu görüntülerin
kullanımı ve üzerinde işlem yapılması çok zordur. Optik okuyucularla
taranmış görüntüleri ve faks görüntülerini e-mail, kelime işlemciler ve
spreadsheet uygulamaları gibi çok yaygın olarak kullanılan diğer
masaüstü uygulamalarına yerleştirilebilir veya bu uygulamaların
dosyaları ile ilişkilendirebilirsiniz. Bunlara ek olarak görüntüleri,
ağ üzerindeki diğer kullanıcılarla paylaşabilir ve bu dosyaları görüntü
servisiniz ile birlikte, seçiminize göre bir optik jukebox , WORM veya
CD-ROM' dan meydana gelen dosya depolama sisteminde
saklayabilirsiniz.
5.2.2 Elektronik Belgeler
Elektronik belgeler yaygın olarak kullanılan masaüstü uygulamalarda
yaratılan dosyalardır. Elektronik belgelerin Microsoft Word belgeleri,
Excel ve Lotus 1-2-3 hesap tabloları ve tiff formatında olmayan grafik
dosyaları veya PowerPoint sunu programları gibi bir çok türü mevcuttur.
Bu elektronik belgeler de görüntü belgeleri gibi tutulmakta ve
görüntülenebilmektedir. Sistem dosya yöneticisi kullanılarak dosyalar
içindeki, birbirleriyle ilişkilendirilmiş görüntü belgeleri ile uygun
şekillerde gruplanabilmektedir. Bu sayede, örneğin bir satışla ya da bir
müşteriyle ilgili çeşitli türlerdeki belgeler, bir dosya içinde
tutulabilmektedir. Buna ek olarak elektronik belgeler, diğer ODMA
(Open Document Management Association) gibi tamamlayıcı belge yönetim
sistemleriyle birlikte kullanılabilmektedir. Her iki durumda da sistem,
bilgisayar dışında yaratılmış belgelerle (fakslar, müşteri yazışmaları,
anlaşmalar v.b.) bilgisayarda oluşturulmuş belgelerin bir arada
tutulmasını sağlar. Bu dosyalar orijinal formatları bozulmadan saklanır.
Sonuç olarak bu güçlü özellik, bilgileri dosyalar dolusu kağıt üzerinde
tutmak yerine sabit disk üzerinde yönetmeyi sağlar.
Şekil 4.
Elektronik ve görüntü doküman tipleri.
4.2.3 Dosyalar ve Kuyruklar
Belgeler, dosyalarda ya da kuyruklarda depolanabilir. Bu objelere
sistem yöneticisi kullanılarak doğrudan erişilebilmektedir. Dosyalar,
dizinlerin ve alt dizinlerin sembolik gösterimleridir. Belgeleri dosya
yöneticisinden direkt olarak dosyaların içine koyabileceğiniz gibi,
bunları sistem içinden bir dosya içine de kaydedebilirsiniz. Bir belge
oluşturulduğunda bu belgeyi çeşitli adımlardan meydana gelen bir
yönlendirme işleminden geçirmek gerekir. Bu ihtiyacı en iyi şekilde
sistemin server tabanlı kuyrukları karşılar. Kuyruklar, belgelerin
işlenmesine kadar geçen sürede geçici bir yerde tutulmasını sağlar.
Bir kuyruktaki belgelere erişimde ilk gelen hizmeti ilk alır ilkesi
uygulanır. Bir başka deyişle, ilk olarak kuyruğa alınan belge en önce
açılır, işlemi yapılır ve kuyruktan ilk olarak çıkarılan belge olur.
Kuyruğa kimlerin belge koyabileceğini ve silebileceğini sistemin
güvenlik izinleri düzenler.
5.3 BELGELER NASIL DEPOLANIR?
Görüntü Hizmet Birimi, görüntülerin ve diğer belge tiplerinin ağ içinde,
merkezi bir şekilde depolanmasını sağlayan ölçeklendirilebilen,
kuvvetli ve emniyetli bir sunucudur. En iyi sonuçları veren, son
hesaplama gelişmelerinden "symmetrical multi-processing" ve
"multi-threading" tekniklerinin tüm avantajları kullanılmıştır.
Aynı zamanda emniyet, "transaction" işlem mimarisi, "online backup"
ve "restore", performans kontrolü ve uzaktan yönetim özellikleri, en
kritik birleşmiş verinin, görüntü hizmet birimi tarafından güvenilir
bir şekilde tutulmasını sağlar.
Sağlanan avantajlar
- Akıllı dosya yönetimi,
- Tam emniyet ,
- Belgeleri optik disk sürücüleri, CD-ROM ve WORM cihazları gibi değişik
depolama ortamlarına kaydetmeyi sağlayan güçlü HSM (Hiyerarşik Depolama Yönetimi),
- Belgelerin kopyalarını çıkarmadan, transfer ve erişim sağlayan şeffaf nesne
depolama,
- İstenildiği zaman bir dosyanın parçalarının gönderilmesini sağlayan, büyük
görüntü dosyaları için uygun veri transferi.
5.4 DOSYA FORMATI VE DEPOLAMA AYRINTILARI
Doküman görüntü nesneleri, standart CCITT Grup IV sıkıştırma algoritması
kullanılarak sıkıştırılır. Grup IV sıkıştırma tekniği standart faks
makinelerinde yaygın olarak kullanılan Grup III tekniğinden bir aşama
daha geliştirilmiş bir yöntemdir. Renkli dosyalar JPEG (Joint
Photographic Experts Group) sıkıştırma tekniği kullanılarak
sıkıştırılmaktadır. Elektronik belgeler sıkıştırılmadan, oldukları
gibi saklanır ve kullanılırlar.
| Görüntü Tipi | Çözünürlük(dpi) | Normal | Sıkışmış |
| Fine faks | 200x200 | 400 KB | 32 KB |
| Tarama | 200x200 | 400 KB | 32 KB |
| Tarama | 300x300 | 1 MB | 50 KB |
Sıkıştırma oranlarında belgeden belgeye bazı farklar ortaya çıkabileceği
göz önüne alınmalıdır; fotoğraf içeren görüntülerle sadece metin içeren
belgeler aynı oranda sıkıştırılamaz. Aşağıdaki tabloda yeniden
yazılabilir magneto-optical cihazlardaki görüntü depolama
kapasitelerinin A4 boyutundaki sayfalar için ortalama değerleri
gösterilmiştir.
| Optik cihaz | Fine Faks | 300 dpi tarama |
| 1.3 GB Optik kartuş | 20,000 sayfa | 16,000 sayfa |
| 20 GB Jukebox | 320,000 sayfa | 256,000 sayfa |
| 200 GB Jukebox | 3,200,000 sayfa | 2,560,000 sayfa |
6. İŞ AKIŞI
1980'lerden sonra şirketlerde birçok yeni yönetim ve organizasyon modeli
denenmeye başlanmıştır. Teknolojinin özellikle bilgisayar ve
telekomünikasyon teknolojisinin son derece hızlı bir seyir takip etmesi
neticesinde, iş yaşamına ve işletme yönetimine ilişkin eski kuralların
yerini yeni kurallar almaya başlamıştır.
Teknoloji yöneticileri, yeni teknolojilere özellikle bilgisayar
teknolojisine yatırım yapma kararı verirken, bu teknolojilerin şirketin
organizasyonunu, iş akışlarını, iş verimliliğini ve şirkette çalışan
personelin verimliliğini nasıl etkileyeceğini dikkate almak
durumundadır.
Yeni iş hayatına ve rekabet şartlarına uyum sağlamaya çalışan işletmeler,
bir yandan organizasyon yapılarını ve iş süreçlerini radikal bir biçimde
yeniden tasarlarken, diğer taraftan da bu yeni organizasyon içinde yeni
bilgi sistemlerini yerleştirmeye çalışmaktadırlar. Bilgi teknolojileri,
değişim mühendisliği için temel bir katalizördür. Yeniden yapılanmada
bilginin aynı anda gerektiği kadar çok yerde olduğu düşüncesi hakimdir.
Bu nedenle hem bilgi akışının işletmenin iç yapısında yöneticiler ve iş
görenler arasında yayılmasını kolaylaştırmak, hem de işletmenin dış
dünyayla bağlantılarını ve bilgi alışverişini kolaylaştıracak
teknolojilerin en etkin şekilde kullanılmasını sağlamak
gerekmektedir.
Alışılmış çalışma ortamında belgelerin, formların elden ele dolaşması,
imzalanması, ilgili bilgilerin telefonla, faksla toplanması olarak
karşımıza çıkan iş akışı her ofiste kişilerin zamanının büyük bir kısmını
çalar. Çünkü, fiziksel olarak elimizde dolaştırdığımız her belge fiziksel
engellere takılmaya mahkumdur. Bir yerden bir yere gitmesi zaman alır,
kaybolabilir, ne durumda olduğunun izlenmesi çok zordur,
paylaşılamaz.
İş akışlarının elektronik ortama taşınması hem süreci büyük ölçüde
kısaltır, hem de biriken bilgiler şirket belleğinin oluşturulmasına
katkıda bulunur. Daha sonra bu bilgilerden çıkan sonuçlar ışığında
şirketin iş süreçlerini iyileştirmek mümkün olabilir.
Halen işletmelerde bir iş akışı ile ilgili olarak çeşitli işlemler,
görevler, yetkiler ve sorumluluklar yazılı veya sözlü olarak
tanımlanmakta ve karar noktalarını izlemek üzere yazılı veya sözlü
raporlama kullanılmaktadır. Bir iş akışı içerisinde zaman zaman gözden
kaçan noktalar olmakta ve terminlerin izlenmesi için yardımcı olacak bir
sistem bulunmadığından iş akışının yürütülmesi ve takibi oldukça yüksek
bir iş yükü çıkarmaktadır.
İş akış sistemleri, iş akışının basamaklar şeklinde tanımlanması
olanağını vermekte, her basamaktaki işlemlerin, onayların ve kararların
tanımlanmasını ve iş akışına uygun şekilde bilgilerin diğer basamaklara
aktarılmasını sağlamaktadır. Bir iş akışının hangi aşamada olduğunu
kolayca izleyebilir, her işlem basamağı için terminler tesbit edebilir
ve bu terminler öncesi belli aralıklarla görevlendirdiğiniz kişi, grup
veya pozisyona otomatik ikazlar tanımlayabilirsiniz. İş akışının mevcut
durumuna göre yeni kararlar vererek iş akışına müdahale edebilir ve
yeni kararlarınızı anında uygulamaya geçirebilirsiniz.
Şekil 5. İş akışı teknolojilerinin farklı bölümlere
uygulanması dokümanların değerini arttırır.
6.1 UYGULAMA KONULARI
Şirketinizde yazılı prosedürler haline getirilmiş veya getirilmemiş ama
tekrarlanan pek çok iş akışı mevcuttur. Bu iş akışlarında kullanılacak
evraklar, görevler, yetkiler, onay mekanizmaları ve benzeri noktalar
tarif edilmiştir.
Örnek olarak şirketinizin bilgi, belge, görev, yetki ve
sorumluluklarıyla tarif edilmiş rutin işleri arasında
- Satınalma
- İşe alma / ilişki kesme
- Sipariş / sevkiyat
- Teklif hazırlama
- İthalat /İhracat
gibi konularda yaptığınız işin niteliğine göre geliştirilmiş prosedür,
sistem veya yönetmelik şeklinde isimlendirilen pek çok iş akışı mevcuttur.
Bu iş akışları şirketinizin çeşitli bölümleri içerisinde veya bu
bölümler arasında yürütülmektedir. Diğer taraftan rutin olarak
karşınıza çıkmayan ancak gerektiğinde yapılan iş akışları mevcuttur.
Ad hoc iş akışları olarak tarif ettiğimiz bu konular bir
proje olarak düşünülebilir. Örnek olarak;
- Yeni bir reklam / promosyon kampanyası düzenlenmesi
- Yeni bir ofis açılması
- Yeni bir yatırım yapılması
- Yeni bir ürünün piyasaya sunulması
- Yeni bir pazara girilmesi
- Kaliteyi arttırıcı bir projenin uygulamaya geçmesi
gibi belli bir süre içerisinde tanımlanması, sonucunun alınması ve
çok sık olarak tekrarlanmayan veya tekrarlandığında farklı bir iş
akışı, farklı bir görev ve yetkilendirme yapılan proje türü iş
akışlarıdır.
Ad hoc iş akışlarının geliştirilmesi, uygulanması ve takibinde
etkin olarak kullanılan bu sistemler, görevleri bir iş akışı olarak
tarif edebilecek herkes tarafından kolayca kullanılabilecek
yazılımlardır.
|
| YAZAR: |
MUSTAFA SAVAŞAN
KETS LTD. ŞTİ.
Genel Müdür
|
TEL:
FAX:
E-MAIL:
|
(212) 232 56 66
(212) 240 18 28
mustafas@kets.com
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
