 |
İlgili Linkler
|
|
|
|
Kurumlarda Bilgi Zincirlerinin Yönetimi
 |
Çok Yönlü Bir Problem
Organizasyonlardaki aşırı bilgi yüklemesi, üst düzey yönetim tarafından etkin ve bilinçli olarakirdelenmesi gereken önemli bir problemdir. Gün geçtikçe zorlaşan günümüz rekabet ortamında,şirketler üstünde müşteri hizmet kalitesini artırma, üretim zamanlarını kısma ve bilgiyi ofislerin kapalıortamından çıkarip mobilize etme gibi baskılar artarak büyümektedir.
Günümüzde, ticari ve resmi kuruluşlar en önemli menkul kıymetleri olan bilgiyi daha iyi şekillerdeyönetebilmenin yollarını aramaktadırlar. Bu organizasyonlar ihtiyaçları olan e-ticaret ve e-devletuygulamalarını sağlam temeller üstüne oturtmakta zorluklarla karşılaşmaktadırlar. Bu zorluklarınbaşında gittikçe ivmelenmekte olan doküman, kayıt ve bilgi artışı gelmektedir. Bu belgelerin birçoğuyalnızca iyi yönetilmesi yeterli olmayan, aynı zamanda doğru kişilere, doğru zamanlarda en iyi şekildesunulması da gereken kritik bilgiler taşımaktadırlar.
Öte yandan, bahsedilen kurumların karşı karşıya bulundukları problemi sadece bir teknoloji problemiolarak algılamak yanıltıcı olur. Bu tür sorunlara karşı kullanılabilecek, test edilmiş teknolojik çözümlerinvarlığı kabul edilmelidir. Fakat nihayi olarak, organizasyonlardaki bilginin başarılı bir şekildepaylaşılması ve bilgi yönetim çözümlerinin etkin bir biçimde kullanılabilmesi için yetkin birorganizasyon planının üretilmesi gerekmektedir. Böyle bir planın üretilmesi aşamasında üst düzeyşirket ya da devlet yönetimlerinin bir takım sorulara cevaplar bulması gerekmektedir. Bu sorularınbaşında kurum dahilinde halihazırda ne tür bilgiler bulunmaktadır ve gelecekte ne tür bilgilere ihtiyaçolacaktır? Bilgi şu anda nerede ve nasıl depolanmaktadır ve gelecekte nerede ve nasıl depolanmasıplanlanmaktadır? Bilgi yönetim çözümleri organizasyona nasıl değer katacaktır? Bu ve benzerisorulara cevaplar bulmak organizasyonların dogru seçimler yapmasına ve etkili bilgi zincirlerikurmalarına, ve böylelikle ‘bilgi adacıkları’nı yok ederek son kullanıcıları işlerini en verimli şekildeyapabilmeleri için gerekli bilgi ile donatmalarına yardımcı olacaktır. Bu da doğru bilginin doğruinsanlara doğru zamanda kullanışlı kılınmasına yol açacaktır.
Bilginin Artan Değeri
Son yıllarda, özellikle doküman tarama, imaj yakalama, doküman yönetimi ve iş akışı sistemlerinifatura işlemleri, doküman arşivlemesi gibi sayısız görevi akıcı hale getirmekte kullanan finanssektörünun öncülüğünde olmak üzere birçok endüstride iş uygulamalarına giderek artmakta olanyatırımlar yapılmaktadır. Bu sistemler kağıtsız ofisler yaratmadılar ise de, bu tür çözümleri erkenbenimseyen kurumlar benimsemeyenlere nazaran işletme maliyetlerini düşürme ve verimlilikleriniartırma şanslarına kavuşmuşlardır.
Günümüzün bilgi güdümlü ekonomisinde, Internet hali hazırda var olan bilgi paylaşım araçlarınayenilerini eklemiş, kurumsal bilgilerin müşterilerle, vatandaşlarla, ve ortaklarla intranet, extranet vekurumsal bilgi portalları aracılığı ile paylaşılabilmesi olanaklarını gündeme getirmiştir. Örneğinsigortacılık sektörü için, bu olanaklar müşterilerin sigorta poliçelerine Internet üzerinde formlardoldurarak ve kişisel bilgilerini sigorta şirketlerine direkt olarak aktararak başvurmalarına ve dolayısıylaşirketlerin müşteri hizmet seviyelerini artırmalarına ve giderlerini azaltmalarına yardımcı olmuştur.Bilginin, bu bilgiye ihtiyacı olan insanlar için herhangi bir değerinin olabilmesi için, bu insanlartarafından kolayca ulaşılabilir ve kurumsal kaynak planlaması, müşteri ilişkileri yönetimi gibiorganizasyonların bilgi zincirlerinde yer alan uygulamalara kolayca transfer edilebilir olmasıgerekmektedir. Internet’te satış yapan perakendeci firmaların birçoğunun sorunlar yaşamasının anasebebini müşterilerin siparişlerini zamanında alamamaları oluşturmaktadır. Bu tür e-ticaretuygulamalarındaki bilgi zincirlerinin kırılma noktasını genelde müşteri ucundaki sistemlerle arka ofisuygulamalarının birbirlerine bağlandıkları nokta oluşturmaktadır. Bu kopmanın sonucu olarak damüşterilerin siparişlerinin alınması ile depoların bu siparişlerden haberdar edilmeleri arasında geçenzaman genelde planlanandan daha uzun olmaktadır.
Çözüm Teknolojide Yatıyor
Dikkatlice hazırlanmış bir organizasyon planı ile, üst düzey yonetim grupları, organizasyonların bilgizincirlerini güçlendirme yolunda karşılaşabilecekleri sorunlarla daha emin bir şekilde başedebilirler. Busorunların çözümleri günümüz e-ticaret / e-devlet uygulamalarının altyapılarını oluşturan önemlianahtar teknolojilerin organizasyonlar içerisinde gerekli yerlere monte edilmesini gerektirecektir. Buteknolojiler aşagıdaki gibi sıralanabilir:
Dokuman ve Imaj YonetimiFaks YonetimiElektronik Form, İş akışı ve e-İşlem Yönetimiİçerik YönetimiBilgi YönetimiXML & Uygulama EntegrasyonuKayıt Yönetimi ve GüvenlikFelaket YönetimiMobil Uygulamalar
Dokümanlarınızı Kontrol Altına Alın
Doküman depoları, memo, rapor, form, kılavuz ve yazışma gibi kağıt ve electronic dokümanlarıyaratan, saklayan ve paylaşan sistemler için bir merkezi bağlantı noktası oluştururlar. Bu depolardokümanların yaşam devirlerini yaratılışlarından arşivlenmelerine kadar yönetmek amacıyla dizaynedilmiş sistemlerdir.
Endüstri analistleri kağıtsız ofis kavramının iş dünyasında kısa süre içerisinde geçerlilik kazanacağınısavunmaktadırlar. Gerçekten de, hali hazırda bir çok işlemi İnternet aracılığı ile kağıt formlardoldurmadan gerçekleştirmek mümkün olmaktadır. Hatta cok kısa süre zarfında vergilerimizi bilemasalarımızdan birkaç tuşa basarak ödeyebileceğiz. Fakat, bütün bunlar artık kağıt formları elimizledoldurmayacağımız anlamına mı gelmektedir?
Fikrimizce, kağıda olan bağımlılığımız sürecektir. Bunun belli başlı nedeni insanların ellerindeseçenekler bulunmasını sevmeleridir. Bir şirketle iletişim kurmak için birden fazla yol bulunmasımüşterilerce tercih edilmektedir. Sonuç olarak, kağıt ve elektronik dokümanlar beraberce kullanılmayadevam edilecektir. İyi çalışan doküman depolarında ve bunlara bağlı çalışan iletişim merkezlerindeçeşitli formlarda teslim alınan bilgi, tek bir veritabanında, gerektiği anlarda hızlı bir şekilde geriçağrılabilecek biçimlerde saklanacaktır.
Kağıt bazlı formların bilgisayarlar tarafından kullanılabilir formatlara çevrilme gereksinimi her geçengün artmaktadır. Halen kurumların tozlu raflarında yığılı yeni ve eski kağıt formlarda kayıtlı olan vepazarlama, istatistik gibi stratejik iş operasyonlarında kullanılabilecek bilgiler bulunmaktadır. Bubilgilerin varlığı ve açığa çıkarılmalarına duyulan ihtiyaç, el yazısı, baskı el yazısı ve makina çıkıtısıgibi bir çok yazı formatını okuyup tanıyabilecek yazılımların geliştirilmesi ihtiyacını doğurmuştur.
El ile bilgi girişinin birçok şirket için yüksek maliyetli bir işlem haline geldiği günümüzde, bu tür işlemleridefalarca gerçekleştirebilecek çalışanların firmalarda uzun süre çalışmalarını sağlamak da bir haylizorlaşmıştır. Ayrıca, bu tür el ile yapılan bilgi girişi işlemlerinin çıktısı ve verimliliği düşük, hata oranlarıise yüksek olmaktadır. Bu işlemlerin profesyonel bilgi girişi ile uğraşan firmalara dışarıdan yaptırılımasıise güvenlik ve servis kalitesinin devamlı olmaması gibi sebeplerden dolayı tercih edilmemektedir.
Karakter tanıma yazılımları günümüzde ucuz fiyatlarıyla orta ve büyük ölçekli firmaların bilgi girişimaliyetlerini %55 ila %90 arasında düşürebilmektedirler. Dokümanlar hızlı ve hatasız olaraktaranabilmekte ve bu dokümanlar merkezi işlem noktalarına gönderilmek yerine teslim alındıklarınoktada tüm işlemleri tamamlanıp çıkarılan bilgilerin elektronik ortamlarda merkeze yollanması ilezaman, maaliyet ve randıman açılarından yüksek kazanımlar sağlanmaktadır.
Karakter tanıma işlemi formun taranması ve el yazısı, baskı el yazısı ve makina çıktısı ile basılmışögelerin formdan ayrılması işlemlerinden oluşmaktadır. Tanıma yazılımları kullandıkları yazıtanımlama dilleri yardımıyla grafik öğeleri karakterler ile eşleştirirler. Gelişmiş tanıma motorları yazışablonlarını tekrar tekrar okuyarak öğrenme kapasitesine sahiptirler. Tanıma yazılımları son çıktılarınıoluşturduktan sonra kullanıcıya el ile değişiklik yapma izini verirler.
Karakter tanıma teknolojilerinin sağlandığı kolaylıklar, diğer birçok iş alanlarında bu teknolijilerin hızlauygulanmaya başlanmasına yardımcı olmuştur. Örneğin mektupların üstlerindeki adreslerin tanınıpposta koduna göre otomatik olarak ayrıştırılması, bankalara yollanan çeklerin otomatik olarak tanınıpgerekli hesap işlemlerinin elektronik ortamlarda gerçekleştirilmesi gibi projeler karakter tanımateknolojileri ile gerçek kılınmaktadırlar.
Günümüzde büyüklüğü yüz milyar doları bulan doküman teknolojileri endüstrisinin dünya çapındakiyıllık büyüme hızı %26 olarak tahmin edilmektedir. Bu hızla büyüyen bir endüstride, teknolojiningerisinde kalan dokümanların yeni sistemlere transfer edilmeleri gibi çok önemli işlevleri nedeniylekarakter tanıma teknolojilerinin önemi giderek artmaktadır. Gelecek nesil kurumsal bilgi zinciriçözümleri internet, doküman ve telefon operasyonlarının birbirlerine entegre hale getirilmeleriylekurulacaklardır. Bu tür entegre sistemler kuran firmalar kendilerini rakiplerinden farklılaştıracak,rekabet güçlerini ve müşteri hizmet kalitelerini artıracaklardır.
Fakslarınızı Bilgisayarlarda Saklayın
Eğer faks denince aklınıza sadece kağıt dokümanlar geliyorsa şirketinizin iş akışı ve bilgisayar ağı gibistratejik alanlarında gerçeklestirebileceğiniz iyileşmelerin farkında değilsiniz demektir.
Faks hala bir iletişim aracı olarak kurumsal ortamlarda kullanılmaktadır. Son araştırmalar, fakskullanımının sanılanın aksine e-mail ve dosya transferi gibi popülerleşen teknolojilere rağmen artışgösterdiğini göstermektedir. Hızlı ve evrensel olması faksı çok değişik bilgi alışverişleri için idealkılmaktadır. Faks dokümanları, satış izninin imzalanması, teknik bir çizimin onaylanması ya da otelrezervasyonunun teyit edilmesi gibi insanoğlunun dokunabileceği bir onay kağıdına ihtiyaç duyduğudurumlarda en ucuz ve en kolay çözüm olarak karşımıza çıkmaktadır.
Yukarıdaki sebeplerden dolayı, güçlü ve diğer doküman sistemlerine iyi entegre edilmiş bir networkfaks sunucusu her kurum bilgi altyapısının bir parçası olmalıdır. Etkili bir faks entegrasyon stratejisi butür faks sistemlerinin yapılan yatırım üzerine geri kazanımlarını artıracaktır. Hatta bu tür birentegrasyonun eksikliği faks alış kapasitesinin düşük olmasına sebep olacağı için şirketlerinkazançlarını ciddi şekilde negatif yönde etkileyebilir.
Günümüzde sağlıklı iletişim yollarının kurulması için bilgiyi kaynağından istenen alıcısına her zamanemin bir şekilde taşıyabilecek bir yolun bulunması gerekmektedir. Bir çok iletişim uzmanının yanılgıyadüştükleri nokta, iletişim sürecine katılan bütün tarafların birbirlerine halihazırda bağlı olan vebirbirleriyle tam uyumlu çalışan bilgi işlem platformları kullandıklarını varsaymalarıdır.
Gerçek dünyada ise bu tür ideal bir ortam her zaman için bulunamamaktad ır. İş prosedürleri çoğuzaman birden fazla iş grubunun sınırları içerisinden geçmektedirler. Bu iş grupları aynı veya farklıkurumlar içerisinde birbirlerine az veya çok uzak mesafelerde, bellı bır noktaya sabitlenmiş veyamobilize olarak bulunabilirler. Şirketler küresel ve sanal ortamlara açılmaya devam ettikçe, yeni işortakları ve yeni taşeron firmalar buldukça, hali hazırda ellerinde bulunan e-ticaret mimarilerinin dahabüyük coğrafi mesafeler ve birbirlerinden farklı iletişim ortamları arasında sağlıklı çalışabilmelerigerekecektir. Aksi takdirde, bu kurumlar hayli kısıtlı iş ilişkileri ile limitli kalacaklardır. Bu tür kısıtlamalarsonuç olarak e-ticaret teknolojisine yapılan yatırımın değerini azaltacak ve eldeki kaynaklardan yenikazanımlar elde edilmesini de önleyecektir.
İş prosedürlerinin ve teknoloji kaynaklarının içlerinde depolanan değerlerin bahsedilen nedenlerdendolayı kısıtlanmamaları ve hatta yok olmamaları için bir ağ faks sunucusu aracılığı ile faks servislerinibilgi zincirlerine hizmet verir hale getirmek günümüzde şirketlerin önünde bulunan en iyi çözümlerdenbirisidir. Faks sunucuları ileri teknoloji kullanan e-ticaret sistemlerinin eski standardlar kullanan faksmakinalarından, masaüstü ya da dizüstü bilgisayarlar ın vazgeçilmez parçaları olmuş faks modemlere,diğer faks sunucularından, uçaklarda yolcuların hizmetinde bulunan faks hatlarına kadar çok geniş biryelpazenin içinde bulunan alıcılarla faks aracılığı ile iletişim kurabilmesini sağlayabilirler.
Faksın özellikle global iletişim aracı olarak yabana atılamayacak bir önemi vardır. Bu tür uzak mesafeiletişimde faksın tercih edilmesinin çok çeşitli nedenleri vardır. Alıcının e-mail adresinin olmayışı,alıcının bir bilgisayara sahip olmayışı, e-mailin güvenliğinin tartışılır olması gibi sebeplerden dolayıfaks e-maile karşı tercih edilebilir. Öte yandan, faksın saat ve tarih baskılı olması, elde fiziksel birdoküman kopyasının bulunma ihtiyacı ve faksa kolayca not alınıp başkalarına aktarılabilmesi gibisebeplerden dolayı da diğer iletişim yollarına göre üstünlükleridir.
Ayrıca, faks dokümanların otomatik bir proses ile alınması için ideal bir ortamdır. Bu otomizasyonözellikle bir ağ faks sunucusu ile maksimuma çıkarılabilir. Kurumlar siparişleri ve içeriğini tümdünyadan faks ile alıp, CSID, ISDN DID gibi faks kimliği belirleme teknolojileri kullanarak, siparişigönderen şirketi belirleyebilir ve faks edilen siparişin bir kopyasını otomatik olarak ilgili hesapmüdürüne insan eli değmeden yönlendirilmesini sağlayabilirler.
İş Akışlarınızın ve Prosedürlerinizin İnce Ayarlarını Yapın
İş akışı yönetimi teknolojisi, dokümanların şirketinizin bilgi zincirlerine posta odası ya da e-mailsunucusu noktalarında girmesiyle başlayan, ve çeşitli departmanlardan geçip son duraklarınavarmalarıyla sona eren ilerlemeleri süresince yönlendirilmeleri ve takip edilmeleri için yapılandırılmişişlemler ve görevler topluluğudur. Temel amacı insan ve makina aktivitelerinin kombinasyonlarınınotomizasyonu olan iş akışı yönetimi hızla gelişmekte olan bir teknoloji olup çeşitli endüstrilerde yeralan şirketlerce artan bir oranda kullanılmaktadır.
Her ne kadar iş akışı yönetimi sistemleri çoğunlukla ofis ortamlarında ve sigortacılık, bankacılık, genelidare gibi aşırı eleman gerektiren operasyonlarda kullanılıyor olsa da, endüstriyel ve üretimuygulamalarında da kullanılabilirler. Kurumların ürünlerini pazarlara daha hızlı sunmaları ve serviskalitelerini daha hızlı artırmaları yönünde karşı karşıya bulundukları artan oranlardaki baskılarnedeniyle bu tür sistemlerin özellikle müşteri hizmetleri yönetimi gibi alanlarda ivme kazandıklarıgörülmektedir.
Otomize olmuş iş yönlendirme özellikleri nedeniyle, iş akışı yönetimi araçları ön-uç sistemler ile arkaofissistemleri arasında tutkal görevi görmektedir. Bu sistemler iş emirlerinin arka-ofis sistemlerindeoluşturulmasından, ön-uç sistemleri aracılığıyla bilgi zincirini terk etmelerine kadar organizasyoniçerisinde akışını kontrol altında tutarlar. Bilgi zincirindeki elemanların aralarındaki hayati bağlantılarısağladıkları için, iş akışı uygulamaları bir organizasyonun bilgi zincirlerinin verimliliği için çokönemlidirler.
Günümüzde, tüm iş akışı yönetimi yazılımları performans ölçüm araçları ve uygulamaları ile berabersatılmaktadır. Bu araçları kullanarak, yönetim birimleri organizasyonların bilgi zincirlerinin belkemiklerini oluşturan iş akışlarında yer alan olayları anlık olarak izleyip mudahale edebilirler. Buaraçlar, organizasyonların arızalara ya da aksamalara yol açan iş akışı gruplarının ince ayarlarınıyapabilmelerini sağlarlar.
İçeriğinizi Yönetilebilir Kılın
çerik yönetimi teknolojileri, iç ya da dış websitelerinde yayınlanacak içeriğin bilgi-işlem personelineihtiyaç duyulmadan yönetilebimesini sağlayan nispeten yeni bir çözümler topluluğudur. Günümüzdeşirketler video, ses, imaj ve bilgi gibi çok çeşitli içeriği yaratmak, yönetmek ve dağıtmak yeteneklerinesahip olan ve ayrıca hali hazırda ellerinde bulunan sistemlerle ve analog arşivlerle kolayca entegreolabilecek içerik sistemleri inşa etmek konusunda büyük engellerle karşılaşmaktadırlar.
Dijital içeriğin gerçek potansiyelini açığa çıkarabilmek için bu içeriğin güvenli bir biçimde her türlümedya ortamında, herkese, heryerde ve her zaman dağıtılabilmesi ve de bu dağıtımın sonuçlarınıngerçek zamanda ölçülebilmesi gerekmektedir. Dijital bilgi sistemlerinde saklı bulunan bir milyonterabyte bilgi ile bunun otuz bin katı büyüklükte analog olarak film, kağıt ve ses/görüntü bantlarıüzerinde saklı bulunan bilgilerin kazançlı bir şekilde kontrol altına alınması bilgi sektörünün çözmesigereken önemli bir sorudur.
Kurumlar içerik çözümleri ararken içlerinde bulundukları endüstrinin halen kullandığı ve gelecektekullanmaya ihtiyaç duyabileceği dijital içerik cinslerini nasıl yaratacakları, yönetecekleri vedağıtacakları konusunda geniş ön çalışmalar yapmalıdırlar.
Ses, görüntü ve yazı/imaj tipindeki içerikleri yönetmek için dizayn edilmiş ürünler, bir yandan şirketlerinbu içerikleri dijital formlarda kullanabilmesini sağlarken, diğer yandan da şirketlere analog arşivlereentegrasyon, içerik yönetimi, içerik dağıtımı, güvenlik ve hak korunması için araçlar sunarak buişlemlerin sorunsuz şekilde tamamlanmalarını sağlarlar. Bu tür içerik yönetimi sistemleri, şirketlerinyeni nesil e-ticaret yapılarını dijital içerik kullanacak yeni ürünler ve servisler üstüne kurabilmelerinisağlayacaktır. Bu dijital içerik telli ya da telsiz bilgi ağları üzerinde PC’lerden, mobil telefonlara, oyunkonsollarından, otomobillere kadar çok çeşitli aletlere aktarılabilecek ve bu şekilde e-ticaretuygulamamlarının asıl potansiyeli ortaya çıkarılabilecektir. Her ne kadar görünürde medya, eğlence,telekomünikasyon ve dayanıklı tüketim ürünleri, bu tür bir dijital içerik güdümlü e-ticaret devrimindenkarlı çıksalarda, diğer endüstriler de dijital içeriğin e-ticaret ile birleşmesinden kendilerine avantajlaryaratabilirler. Şirketler dijital içerik yaratarak ve bu içeriği bilinçli bir şekilde kontrol altına alıp, dağıtarakmarkalarının imajlarını tüketicilere, çalışanlara ve ortaklara daha iyi şekillerde aktarabilirler.Günümüzde dahi, gazetelerin basımlarından, finansal bilgi dağıtımına, uzaktan eğitim sistemlerinden,televizyonlarımızdaki interaktif eğlence sistemlerine kadar yayılmış olan dijital içerik yönetimi giderekgenişleyen ve büyüyen 10 milyar dolarlık bir markettir.
Bilginin Gücünü Açığa Çıkarın
Bilgi güdümlü bir organizasyon yaratmak, bilgiyi içinde bulunduğu ortam ile ilişkilendirmek ve böyleceistenen bilginin istendiği zaman hızlı bir şekilde bulunmasını ve bu bilginin organizasyonun üyeleriarasında sağlıklı bir şekilde paylaşılmasını sağlamaktır. Bu da ancak bilgisayar sistemleri ve kağıtlarüstünde kayıtlı açık bilgi ile insanların kafalarında kayıtlı kapalı bilginin inşa edilecek bir doküman vebilgi depolama sistemi içerisinde saklanması ile gerçekleştirilebilir.
Gectiğimiz sene içinde, bilgi yönetimi çözümlerine duyulan ihityaç artmıştır. Bunun nedeni artansayıdaki şirketlerin bu sistemleri sağlıklı e-ticaret uygulamaları için vazgeçilmez bir ara ürün olarakgörmeleridir. Bu sistemler şirketlerin etkin ve sağlam bilgi zincirleri kurmalarına yardımcı olmaktadırlar.Bilgi yönetimi sistemleri, bankacılık ve finansal kurumlarda, sigortacılık şirketlerinde bu sistemlermüşterilerin geniş detaylı kesimlemelerini yaparak doğru müşteriye doğru ürünün doğru zamandasunulmasına yardımcı olurlar. Müşteri bilgilerine çok çeşitli yollardan, her yerden ve her zamanulaşılabilmesini mümkün kılarak, müşteri hizmetinin artırılabilmesini sağlarlar. Kredi onaylanması,kredi kartı yönetimi, imza kontrolü, sigorta poliçesi işlemleri gibi çok çeşitli bilginin bir ortamdatoplanmasını ve işlenmesini gerektiren işlemlerin otomatikleştirilmesini sağlarlar.
Devlet kurumlarında ise resmi belgelere, doküman arşivlerine, kütük bilgilerine halkın kolayerişebilmesini sağlarlar. Ayrıca kurum çalışanlarının arasında ortak çalışma ortamları yaratarakkurumların verimliliğinin ve ortaya çıkarılan işin kalitesinin artırılmasına yardımcı olurlar. Yüksekhacimli işlemlerde dokümanların ve iş akışılarının yönetilmesini olanaklı kılarak işlemlerin tamamlanmasürelerinin kısalmasına ve müşteri hizmet kalitesinin artmasına neden olurlar.
Öte yandan, bilgi yönetim sistemleri, endüstriyel ve üretim yapan firmalarda ise şirketlerinmüşterileriyle, tedarikçi firmalarıyla, ortakları ve çalışanlarıyla daha iyi bağlantılar kurmalarına olanaksağlarlar. Böylece tedarik zincirlerindeki verimsizliklerin ve giderlerin azaltılmasına ve dolayısıyla daüretim verimliliginin ve hızının artırılmasına yardımcı olurlar. Mühendislik bilgilerinin, müşteri hizmetbilgilerinin, servis dokümanlarının, muhasebe işlemlerinin bu tür sistemler tarafından kontrol edildiğikurumlarda üretim kalitesinin ve müşteri hizmet seviyesinin artması doğaldır.
Her ne kadar yukarıdaki örnekler bilgi yönetimi sistemlerinin belirli endüstrilere yönelik faydalarınıgösterseler de, bu faydaların çok geniş kapsamlı olmalarından da anlaşılabileceği gibi bilgi yönetimisistemleri çok çeşitli endüstrilerde çok çeşitli amaçlarla kullanılmaktadırlar. Kurumunuzdakullanılabilecek çözümlerin belirlenmesi sırasında görüş açınızı mümkün olduğunca açık tutmanız vekurumunuzun geleceğini düşünerek kararlar vermeniz doğru bir seçim yapmanıza yardımcı olacaktır.
Bilginizi Sorunsuzca Transfer Edin
Genişletilebilir Metin Zenginleştirme Dili ya da diğer adıyla XML, sağladığı metadata (bilgi hakkındakiekbilgi) ile bilginin farklı bilgi yapılarına sahip uygulamalar arasında sorunsuzca transfer edilmesineolanak sağlamaktadır. Bu rolüyle XML uygulama entegrasyonu alanında kritik bir pozisyona sahipolmakla beraber uygulamalar arasında bağlayıcı görevini üstlenerek programcıların bir amaç içinyaratılmış bilginin tamamen farklı başka bir amaç için kullanılması gibi zor görevlerin üstesindenkolaylıkla gelmelerine yardımcı olmaktadır.
XML birleştirilmiş bilgi altyapısı çözümleri arayan kullanıcıların temel ihtiyaçları göz önündebulundurularak geliştirilmiştir. Sonuçta, günümüzde geçerli XML standardlarının hepsi aşağıdakikriterlere uyan farklı çözümler sunmaktadırlar:Genişletilebilme, yeni bilgi etiketleri tanımlayabilmek için.Yapılandırma, kompleks bilgi yapılarını modelleyebilmek için.Geçerlilik, bilginin yapısal doğruluğunu kontrol etmek için.Medya bağımsızlığı, içeriğin çeşitli formlarda yayınlanabilmesi için.Firma ve platform bağımsızlığı, dokümanların çeşitli ortamlarda hazırlanabilmesi için.
Kurumsal Uygulamalar Entegrasyonu’nun (KUE) giderek hızlanan gelişmesi, XML’in geleceğin işdünyasında önemli bir rol oynayacağını garanti etmektedir. XML kullanarak, bir ya da birden fazlaorganizasyonda çalıştırılan kurumsal düzeydeki uygulamalar kolaylıkla bilgi alışverişinde bulunarakortak çalışan şirketlerin bilgi zincirleri içindeki işlemlerin daha hızlı yapılmaları sağlanabilir.Başarılı bir şekilde entegre edilmiş bir kurumsal altyapı organizasyonun önemli gider, kaynak vezaman kazançları elde etmesine yardımcı olabilir. KUE hali hazırda elde bulunan ve yeni geliştirileceksistemlerin tüm organizasyon içerisinde işbirliği içerisinde çalışmalarını sağlar. Bilgi zincirlerininelemanları arasında sağlıklı bağlantılar kurulduğunda bu elemanlar arasındaki sürtünme minimaloranlara indirgenecek dolayısıyla da organizasyonunuz ve ortaklarınız için önemli kazançlar eldeedilecektir.
Başarılı bir şekilde entegre edilmiş bir sistemler topluluğu ise bilginin daha verimli ve daha akıllı birşekilde kullanılmasına, işlem hızlarının artmasına ve şirketlerin dış etmenlere reaksiyon zamanlarınınazalmasına yardımcı olacaktır. Günümüzün her an değişen iş dünyasında, rekabete karşı boyunlarıdik durabilen ve uzun vadede karlı olabilen şirketler iş ortamlarındaki değişimlere kabul edilebilirzaman süreçleri içerisinde cevap verebilen şirketlerdir.
Bilgi Zincirlerinizi Güven Altına Alın
Bilgi zincirlerindeki en son ama çoğu zaman en zayıf bağlantı olan güvenlik, doğru insanların doğrubilgiye ulaşabilmeleri için gereklidir. Bunun için detaylı bir planın geliştirilmesi ve önemli risklerinbelirlenmesi, yedekleme/kurtarma prosedürlernin geliştirilmesi ve bilgi sistemlerinin akışlarında büyükçapta kesintilerin önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınması gerekir. Geçmişte güvenlik izinsizinsanların dışarıda tutulması olarak algılanır iken, günümüzün bilgi güdümlü ekonomisinde insanlarınyani ortak ve tedarikçi firmaların, müşterilerin, veya vatandaşların bilgi sistemlerinin içelerine alınmalarıile ilgilidir.
Eski günlerde dokümanların korunması dosya dolaplarında kilitli tutulmaları ile sağlanabilirdi. Bugünise yasal, stratejik, ticari, teknolojik ve diğer birçok yönden önemi olan hassas elektronik dokümanlarİnternet üzerinde akıp durmaktadırlar. İşte asıl sorun bu dokümanların güvenli bir şekilde transferinisağlarken bu transferin kolay ve sorunsuz gerçekleştirilebilmesi ve dolayısıyla da iş arkadaşlarınızla,çalışanlarınızla, ve ortaklarınızla sağlıklı bir işbirliği ortamının yaratılabilmesidir.
Bütün hassas dokümanların korunması ve gizliliği bir şekilde sağlanmalıdır, bunun sağlıklı bir biçimdeyapılabilmesi için geliştirilen Aktif Hak Yönetimi (Active Rights Management) teknolijileri ile kişilerin vekurumların dijital içeriği kendilerinin haklarını koruyarak paylaşabilmelerini sağlanabilir. Aktif HakYönetimi teknikleri kullanılarak:
Finansal servis organizasyonları devir teslim, satın alma, kredi bilgileri gibi hassasdokümanların gizliliğini sağlayabilirler.Hukuki organizasyonlar yasal önemi olan dokümanların rahatlıkla müşterilere istenenşekillerde sunulmasını sağlarken güvenliklerinden emin olabilriler.Kimyasal, ecza sanayi, bioteknoloji şirketleri fikri mülkiyetlerini bir yandan korurken aynı andasıkı bir düzeltme ve versiyon kontrolü altında tutabillirler.Üreticiler gizli dokümanlarını hızlı ve güvenli olarak tedarik zincirlerindeki diğer şirketlerle ticarisırlarını koruyarak paylaşabilirler.Devlet kurumları dokümanların kurum içinde ve dışındaki akışlarını etkin bir biçimde kontroledebilir ve bu akışın denetlenmesi işlemlerini kolayca yapabilirler.
Öte yandan dokümanların sadece belirli kısımlarının baskısına izin verilmesi, ya da bütün dokümanınbasılamaz kılınması, bilgisayar üstünde yazıların kopyalanması, kesilmesi ya da yapıştırılmasıişlemlerinin yasaklanması ya da dokümanların sayfalarının elektronik olarak filigran kullanarakişaretlenmesi, dokümanların başkalarına iletilmesinin engellenmesi gibi günümüzde varolan diğerelektronik doküman koruma yöntemleri ile dokümanların yönetimi gayet kolaylaşmıştır. Bu tür korumametodlarının kolayca dokümanlara uygulanmasını sağlayan doküman yönetimi sistemleri günümüzbilgi mimarlarının kurumların gizlilik ve korunma gereksinimlerini sağlıklı şekillerde karşılayabilmelerineyardımcı olmaktadırlar.
Bir diğer güvenlik sorunu olan felaketlere karşı bilginin korunması ise her organizasyonun ciddi olarakkaynak ve yatırım ayırması gereken bir konudur. Bilgi kurtarma planları olan kurumların bile buplanlarını periyodik olarak gözden geçirmeleri ve gereken değişimleri seri olarak gerçekleştirmelerigerekmektedir. Bu planların kısmen değil bütün bilgi kaynaklarını kapsaması bir felaket anındaorganizasyonun bütün dosyalarını, bütün faks dokümanlarını, bütün raporlarını kaybetmesine rağmensağlıklı bir biçimde iş fonksiyonlarını sürdürebilmesi açısından yaşamsal öneme sahiptir.
Bir felaket planı hazırlarken dikkat edilmesi gereken başka bir nokta ise yapısal ve yapısal olmayanbilgi arasındaki farklılıklardır. Yapısal bilgi, veritabanları üzerinde indekslenmiş, kategorize edilmişolarak tutulan bilgiler iken, yapısal olmayan bilgi ise, e-mail mesajları, kelime-işlem programlarıncayaratılan dosyalar, teknik çizimler gibi kullanıcıların bilgisayarlarında dağılmış olan bilgi topluluklarıdır.
Her ne kadar yapısal bilginin korunması kolay ise de, günümüzde kurumların bilgi hazinelerinin tahminiolarak yüzde 80’nin yapısal olmayan formlarda olduğu tahmin edilmektedir. Hem yapısal olan hem deolmayan bilginin korunması, yedeklenmesi ve de kurtarılabilmesi yönetimlerin dikkatli düşünmelerigereken soruların başında gelmektedir. Hiç bir felaket planı bu sorunun cevabını vermedentamamlanmış sayılamaz.
Günümüzde teknolojinin getirdiği yenilikler ile sistem yöneticilerinin bilgiyi güvenli olarakyedekleyebilme kapasiteleri de artmıştır. Ağ üzerinden yedekleme yapabilen sistemler ile kullan ıcılarınbilgisayarlarında yapısal olarak düzensiz olarak bulunan bilgiler merkezi olarak yedeklenebilmektedir.
Bilgisayar iletişim ağlarının gün geçtikçe artan hızları sayesinde bu bilgilerin tehlikeden uzak yangın,deprem, sel gibi doğal felaketlere karşı güven altına alınmış bilgi merkezlerine transfer edilmesi ve bumerkezlerde saklanabilmeleri günümüzde mümkündür. Yönetimlerin bu konuda atmas ı gereken bellibaşlı tek adım etkili ve kapsamlı bir felaket planının organizasyonun her kademesinde ve hernoktasında sağlıklı olarak uygulanmasını sağlamaktır.
Sonuç
Organizasyonunuzun bilgi zincirlerinin yönetimi bilgi teknolojisinde halen devam eden gelişmeler ileçok daha kolay hale gelmiştir. Dokümanlarınızın, imajlarınızın, fakslarınızın, iş emirlerinizin veiçeriğinizin kurumunuz içerisinde ve dışarısında kontrol altına alınmasını sağlayan teknolojiler, bilginin,kurumunuzun bilgi zincirleri içinde uğradığı evrimi inşa etmenizi sağlayan araçlar, paket ya dauyarlanabilir çözümler halinde her ölçekteki organizasyonlar için yaygın olarak mevcuttur.
Her ne kadar bu geniş kapsamlı teknolojiler uygulamaları esnasında sorunları da beraberlerindegetirseler de, bilgi endüstrisinin artan güvenlik ve entegrasyon ihtiyaçlarına olan duyarlılıkları,organizasyonların güvenilir ve modüler bilgi zincirleri inşa etmelerine yardımcı olmaktadır. XML veKUE gibi gelişmekte olan teknolojileri kullanarak bilgi zincirlerinin farklı bileşenleri arasındaki bağlarsürtünmesiz hale getirilebilir ve kurumunuzdaki iş akışlarının verimlilikleri böylece artırılabilir. Öteyandan, bilgi zincirlerinize bağlı olan diğer şirketlerle ortaklıklar kurabilmek bahsedilen standardlaryardımıyla her geçen gün daha kolaylaşmaktadır.
Mevcut teknolojileri en iyi şekillerde kullanarak, şirketler yapısal olarak sağlam, ihtiyaçlara göreölçeklenebilir, ve şirketlerin artan globalleşme gereksinimlerine cevap vermek üzere diğer şirketlerlebirleştirilebilir bilgi zincirlerini kolaylıkla tasarlayabilir, gerçekleştirebilir ve yönetebilirler.
| YAZAR: |
MUSTAFA SAVAŞAN
KETS LTD. ŞTİ.
BAŞKAN |
TEL:
E-MAIL: |
(212) 232 56 66
mustafas@kets.com
|
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
