 |
İlgili Linkler
|
|
|
|
Tüpraş İzmir Aliağa Rafinerisi Evrak 2000 Projesi
 |
 |
| Sektör: |
Kamu
|
| Şirket Profili: |
1983 yılında Kamu İktisadi Teşebbüslerinin daha verimli çalışmalarını sağlamak amacıyla yapılan düzenlemelerde, ülkemizdeki kamuya ait rafinerilerin bir çatı altında toplanması hedef alınmıştır. Bu amaçla, 1961 yılından beri faaliyet gösteren İPRAŞ'ın (İstanbul Petrol Rafinerisi A.Ş.) Ana Sözleşmesi, 25 Ekim 1983 tarihinde yapılan Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı'nda TÜPRAŞ (Türkiye Petrol Rafinerileri A.Ş.) Ana Sözleşmesi'ne dönüştürülmüş ve TÜPRAŞ'ın tescil ve ilanı 16 Kasım 1983 tarihinde tamamlanmıştır. O tarihe kadar TPAO'na bağlı olarak faaliyet gösteren İzmir, Batman Rafinerileri ile yapımı devam eden Kırıkkale Rafinerisi yeni kurulan TÜPRAŞ'a devredilmiştir.
TÜPRAŞ'ın faaliyetlerinin yönetilmesine, sermaye miktarının tespit edilmesine ve bu işlemle ilgili tedbirleri almaya T.C. Başbakanlık Özelleştirme İdaresi Başkanlığı yetkilidir. TÜPRAŞ'ın sermayesinin %64.9'una sahip olan ÖİB'nin bu yetkileri 4046 sayılı kanun ile belirlenmiştir. Türkiye'de artan petrol ürünleri talebini karşılamak amacıyla İzmir'in Aliağa yöresinde 1968 yılında yapımına başlanan İzmir Rafinerisi, 1972 yılında işletmeye alınmıştır. Kuruluşunda 3.0 milyon ton/yıl olan hampetrol işleme kapasitesi, kademeli olarak uygulanan Darboğaz Giderme Projeleri ve 1987 yılında tamamlanan Tevsii Projesi sonunda 10.0 milyon ton/yıl'a ulaşmıştır. Rafinerinin kuruluşunda ABD-RUSYA teknolojisi kullanılmıştır..
|
| Projeye Neden İhtiyaç Duyuldu? |
Oldukça geniş ve dağınık bir alanda kurulmuş olan Tüpraş İzmir Aliağa rafinerisi içerisinde kağıt ortamda bulunan evrakların dağıtım ve takibi "Haberleşme" departmanı tarafından ve tek bir noktadan yapılmaktadır. Haberleşme departmanı, kağıt ortamdaki evrakları takip edebilmek ve uygun şekilde dağıtabilmek için mümkün olan en iyi yöntemleri kullanmaya çalışmasına rağmen, bu konuda büyük sıkıntılar yaşamaktadır.
Haberleşme departmanının başlıca görevleri; rafineriye posta, kargo, faks ve diğer yöntemler ile gönderilen evrakların tek bir merkezden alınması, kayıt altına alınıp arşivlenmesi, daha sonra da ilgili her alıcı için bir kopyasının çıkarılıp alıcısına ulaştırılması; rafineriden dışarıya gönderilecek tüm evrakların hazırlayan müdürlüklerden gönderim listeleri ile birlikte teslim alınması, kayıt altına alınıp arşivlenmesi ve kopyalarının çıkarılıp gönderileceği yerlere posta, kargo, kurye, faks gibi yöntemler ile gönderilmesi; rafineri içerisindeki müdürlüklerin kendi aralarında yaptıkları yazışmalara ait evrakların gönderen müdürlükten imza karşılığı teslim alınıp gönderildiği müdürlük yada müdürlüklere ulaştırılması ve rafineri içerisindeki müdürlüklerin bir evrağa ulaşmak istemeleri durumunda istenilen evrağı arşivden bulup bir kopyasını çıkarılması ve ilgili müdürlüğe ulaştırılmasıdır.
Tüm bu işleri yapabilmek için ilk ihtiyaç, evrakların güvenli ve hızlı bir şekilde müdürlüklere teslim edilmesi ve müdürlükteki evrakların alınıp haberleşme departmanına getirilmesidir. Aliağa rafinerisi, bu işi başarabilmek için; rafineride eleman taşımak için kullanılan minibüslerden yararlanmakta, günün belirli saatlerinde bu minibüsler ile rafineri içerisinde evrak dağıtımı yapmaktadır. Ancak evrakların özel olarak imzalanması gerektiğinde, gizli evraklarda ya da acil evraklarda bu dağıtım yeterli hızı ve güvenliği saplamadığı için moto-kuryeler kullanılmakta ve bu da hem dağıtım işini zorlaştırmakta, hem de masrafları arttırmaktadır. Tüm bu dağıtım işlemleri sırasında yaşanan karmaşa nedeni ile evraklar bazen ulaşması gereken yerden farklı bir yere teslim edilmekte, bazen de hiç bir yere teslim edilemeden kaybolmaktadır. Ayrıca evrakların güvenliği o anda evrağın dağıtımını yapmakla yükümlü kişinin ellerine teslim edilmekte, tüm güvenlik sistemi evrağı taşıyan kişinin iyi niyetine bırakılmaktadır.
|
| Çözüm: |
KETS'in sunduğu Evrak2000 çözümü ile tüm sorunlarını geride bırakan Tüpraş İzmir Aliağa rafinerisi, evrakların haberleşme departmanından teslim alınmasından tüm alıcılara teslim edilmesine, dışarıya gönderilecek evrakların bilgisayar ortamında hazırlanmasından gideceği yere otomatik olarak fakslanmasına, hazılanan evrağın kullanıcılar arasında paylaşılarak hazırlanmasından otomatik olarak onaya gönderilmesine kadar bütün ihtiyaçlarını bilgisayar kontrolünde ve yarı otomatik olarak karşılamaktadır.
Evrak2000, gelen evrakların faks sunucuları tarafından doğrudan bilgisayarlar tarafından alınmasını, gelen diğer evrakların ise tarama istasyonlarında taranarak yine bilgisayar ortamına aktarılmasını sağlıyor. Bu sayede rafineriye dışarıdan gönderilen tüm evraklar bilgisayar ortamına alınmakta, daha sonra haberleşme departmanında index istasyonları aracılığı ile arşivlenip ilgili kulanıcılara otomatik olarak yine bilgisayar ortamında gönderilmektedir. Evrakların kullanıcılara gönderilmesi, Evrak2000'in kendi uygulamaları ile yapıldığından yetkisi olmayan kullanıcıların bu evrakları görüntülemesi ya da üzerinde değişiklikler yapmasına engel olunmaktadır. Ayrıca Evrak2000 kullanıcılara gönderilen evrakları kendi uygulamaları dışında SMTP sunucusu ile kullanıcıların elekronik posta adreslerine de gönderebilmekte, ancak bu işlemi yaparken evrağın kendisini göndermek yerine, yine Evrak2000'in kendi uygulamaları tarafından açılabilecek olan ve sadece evrağın Evrak2000 sistemi içerisindeki kayıt numarasını içeren bir dosya gönderir. Bu sayede elektronik posta programını açabilen kullanıcılar, evrağa erişebilmek için ayrıca Evrak2000'in kendi yetkilendirme sisteminden de geçmek zorunda kalırlar. Bu da evrağın güvenliğini elektronik posta programına bırakmamak için ideal bir çözümdür.
Evrak2000 ayrıca rafineri içerisinde hazırlanıp dışarıya gönderilmesi gereken evraklar ile ilgili de iki farklı çözüm içerir. İstenirse hazırlanmış evraklar muhaberat birimi tarafından tüm işlemleri yapıldıktan sonra Evrak2000'in tarama ve indexleme istasyonları aracılığı ile arşive kaydedilip rafineri içerisindeki ilgili kullanıcılara gönderilir, ya da bu evraklar Evrak2000'in Microsoft Word ile entegre olarak çalışan uygulamaları ile doğrudan Evrak2000 içerisinde hazırlanıp tüm onay süreçlerini yine bilgisayar ortamında geçtikten sonra otomatik olarak fakslanır, posta ve kargo için adres etiketleri ya da zarfları basılarak gönderime hazırlanır. Bu hazırlanma sürecinde birden fazla kullanıcı bir arada çalışarak evrağı parça parça hazırlayabilir, yetkileri doğrultusunda evrakları onaya sunabilir, evrak hazırlanma sürecindeyken birbirlerine notlar aktarabilirler.
Gelen ve giden evrakların yönetim ve arşivi dışında Evrak2000, rafineri içerisindeki kullanıcıların hazırladıkları ve müdürlükler arasında gidip gelen iç yazışmaların da arşiv ve yönetimini gerçekleştirir. Evrak2000 sayesinde doğrudan Evrak2000'in Microsoft Word ile entegre edilmiş uygulamalarında hazırlanan evrakların hazırlanma süreçlerinden onaylarının tamamlanıp dağıtımının yapılmasına kadar geçen tüm safhalar, doğrudan bilgisayar ortamında ve haberleşme departmanının çalışmasına gerek kalmadan tamamlanmaktadır.
|
| Kazançlar: |
Bu çözüm sayesinde Aliağa rafinerisi, gelen ve giden evrakların dağıtımı, iç yazışmaların müdürlükler arasında teslimatı gibi bir çok büyük problemden kurtulmakla kalmamış, tüm bu problemlerden daha fazla zaman harcanmasına ve hata yapılmasına neden olan arşivden evrak bulma problemini de başarılı bir biçimde çözmüştür.
KETS'in geliştirmiş olduğu Evrak2000 çözümü sayesinde masraflar azaltılmış, sürekli olarak işleyen minibüs ve moto-kurye trafiği ortadan kaldırılmış, haberleşme departmanının yükü sadece evrak girişleri ile sınırlandırılmış, evrakların fiziksel olarak arşivlenmesi ve arşivdeki yerlerinin bilinmesinde bilgisayardaki kopyaları ile entegrasyon sağlanmış, kısaca rafinerinin işleyişine sadece tek bir çözüm ile bir çok yönden hız ve verimlilik kazandırılmıştır.
Dileğimiz, tüm büyük kuruluşlarda uygulanacak bu tür çözümler ile milli servetimizin korunması, çevreye verilen zararın azaltılması ve iş gücü veriminin arttırılmasıdır.
|
|
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
