|
Garanti Bankası Faks Otomasyonu ve Doküman Arşiv Sistemi Projesi
 |
 |
| Sektör: |
Finans
|
| Şirket Profili: |
Garanti Bankası Dış İşlemler Departmanı'na hergün, yurt çapına dağılmış 183
Garanti Bankası şubesinden müşterilerle ilgili fakslar gelmekte ve işlem
görmektedir. 175 kişinin görev yaptığı bu departmanda, portföy olarak
adlandırılan ve yönetici dahil ortalama dokuz kişilik gruplardan oluşan
alt gruplar bulunmaktadır. Türkiye çapında faaliyet gösteren 183 şube,
bu portföyler arasında paylaştırılmıştır. Her portföy kendi şubeler grubu
ile ilgili işlemleri yapmakta ve birbirinden bağımsız çalışmaktadır.
|
| Projeye Neden İhtiyaç Duyuldu? |
Yurt çapına dağılmış 183 Garanti Bankası şubesinden müşterilerle ilgili olarak
çekilen ve manuel faks cihazlarından kağıt ortamında çıkan, günlük sayısı 5
bini aşan faks mesajları, yine şirket içerisinde manuel olarak ilgili birimlere
ve portföylere dağıtılmaktaydı. Bu dağıtma işlemi, birçok dağıtım elemanı
gerektirmesinin yanısıra çok yavaştı. Ayrıca, kaybolma, yıpranma gibi riskler
de taşıyordu. Acil fakslar, ilgili portföye veya birime zamanında
ulaşamıyordu. Her şubenin fakslarının o şubenin bağlı olduğu portföye
ulaşması gerekirken, bu fakslar zaman zaman yanlış portföylere gönderiliyor,
bazen de kayboluyor ve asla bulunamıyordu. Fakslar kağıt ortamda olduğu için,
gizli faks mesajlarının güvenliğini sağlamak da zorlaşıyordu. Faksların
ilgili pörtföye sağlıklı bir şekilde ulaşması ile de problem bitmiyordu.
Burada işlem gören faksların dosyalanması ve saklanması gerekiyordu. Faks
mesajları kağıt ortamında dosyalanıyor, büyük depolara kaldırılıyordu.
Gerektiği zaman eski faks mesajlarına ulaşmak ise oldukça güç olmaktaydı.
Eski faksları bulmak için yine insan gücüne başvurulmaktaydı. Bu işlem,
özellikle, eski faks mesajı yanlış dosyaya girmişse daha yorucu, daha yavaş
ve daha zahmetli olmaktaydı.
|
| Çözüm: |
Kets tarafından Garanti Bankası Dış İşlemler Departmanı için geliştirilen
çözüm ile, kurumdaki problemlerin kaynağı olan kağıdın ortadan kaldırılması
ve işlemlerin hızlandırılması amaçlanmıştır. Bu doğrultuda sistem şu şekilde
işlemeye başlamıştır: Şubeden gelen fakslar, herbiri 16 faks hattı için dörder
GammaLink faks kartı içeren iki adet Kets Faks Hizmet Birimi tarafından
elektronik ortamda alınır ve Kets Faks Router'a gönderilir. Faks Router,
gelen faks mesajı üzerindeki CSID (faksı gönderen faks cihazının faks
numarası) bilgisini okur ve bir veritabanında tutulan CSID bilgileri ile
karşılaştırır. Bunun neticesinde, eğer CSID, Faks Router tarafından
tanınabilmişse, faks mesajı ilgili potföyün kuyruğuna gönderilir ve Watermark
tarafından otomatik olarak arşivlenir. Gelen fakslar, önce ilgili portföyün
havuzuna, oradan da bu portföydeki bir portföy yetkilisinin ekranına gelir
ve işlem görür. Her portföy yetkilisinin iki ekranı vardır: Birinde gelen
faksı görür ve onunla ilgili işlemleri yapar, diğerinde ise eskiden beri
alışkın olduğu Mainframe ekranını görür ve gerekli referans bilgilerine
ulaşır. Faks mesajı ile ilgili işlemi bittiğinde ise bu mesaja,
Mainframe'den gelen referans bilgilerini ekleyerek arşive geri yollar.
Bu sistemde, her faks mesajının arşivde tek bir kopyası tutulmakta ve faks
yönlendiricisi tarafından portföy yetkilisine bir "link" gönderilmektedir.
Dolayısı ile aynı mesajın birden fazla kopyasının tutulması engellenmektedir.
Öte yandan, eğer Faks Router, gelen faksı, CSID'ye göre tanımlayamamışsa,
gelen faks mesajı, geldiği faks hattının numarasına göre, ilgili porföyün
lazer yazıcısına gönderilir ve orada basılır.
Daha önce arşivlenen belgeler gerekli olduğunda ise, tüm belgeler
Watermark tarafından belirli kriterlere göre sorgulanır ve istenen
belge, anında portföy yetkilisinin ekranına gelir. Watermark, departman
isteklerine göre tanımlanmış olan, dosya referans numarası, şube kodu,
tarih aralıkları, işlem tipi gibi kriterlere göre arama yapabilmeye olanak
vermektedir.
Gelen fakslarda; okunamayan alan ya da eksik belge olması gibi durumlarda,
şubeye geri dönüş yapılması gerekmektedir. Bu geri dönüş 6 hatlı bir Rightfax
Enterprise Server sisteminden faks yolu ile yapılmaktadır.
Garanti Bankası Genel Müdürlük binasında, kullanıcıların faks alma ve
gönderme işlemleri için ayrı Rightfax Enterprise Server kullanılmaktadır.
Bu server Dış İşlemler Departmanından farklı olarak Microsoft Exchange
Server ile entegre çalışmakta, gelen fakslar doğrudan ilgili kullanıcıların
Outlook gelen kutularına yönlendirilmektedir. Faks gönderimi de yine
Outlook içerisinden gelişmiş faks formları aracılığı ile kolaylıkla
yapılmaktadır.
|
| Kazançlar: |
Garanti Bankası Dış İşlemler Faks Otomasyonu ve Arşiv Projesi ile birlikte
gelen yeniden yapılanma sonucu, verim önemli ölçüde arttırılmıştır. Gelen
faksları dağıtmak, gidecek faksları çekmek, dokümanları dosyalamak ve arşive
kaldırmak, gerektiğinde arşivden bulup getirmek gibi insan gücü ve zaman
gerektiren işler, kağıtsız ofis ortamına geçişle birlikte ortadan
kaldırılmıştır. Her gelen faksla ilgili işlem süresi kısaldığı için kurumun
müşteriye cevap verme süresi (response time) azalmış, dolayısı ile pazardaki
etkinliği artmıştır.
|
| Gelecekteki Hedefler: |
Garanti Bankası, sektördeki rekabet gücünü arttıran ve şu anda sadece Dış
İşlemler Bölümü ile sınırlı olan uygulamayı, kurumun diğer kademelerini de
içine alacak şekilde genişletmeyi planlamaktadır. Bu çerçevede, kredi
başvuruları da benzer bir çözümle yapılmaya başlanmıştır. Daha sonraki
aşamada ise, tüm Türkiye çapındaki şubelerin sisteme dahil edilmesi gündeme
gelecektir. Böylece, Garanti Bankası, kağıtsız ofis ortama tüm kademeleri
ile geçmiş olacaktır.
|
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
