|
İstanbul Ticaret Odası Faks Yayın Sistemi Projesi
 |
 |
| Sektör: |
Meslek Odası
|
| Projeye Neden İhtiyaç Duyuldu? |
İstanbul Ticaret Odası'nın sunduğu tüm bu hizmetlerden üyelerin yararlanabilmesi için, haftalık yayın organının yanı sıra, gazete ilanları ve basın duyuruları aracılığıyla bilgilendirme çalışmaları yapılmaktadır. Ayrıca 230.000 oda üyesine rutin olarak veya üyenin istediği anda oda hizmetlerinden yararlanabilmesi için faks gönderme çözümü de bilgilendirme çalışmalarında kullanmaktadır. Önceleri üyelere gönderilen bu bildiriler elle fakslanıyordu. Bu yöntem yavaş, eleman gerektirdiği için pahalı, kontrolsüz ve faks gönderim raporlarının alınması gibi bir hizmeti kapsamıyordu. Daha sonra denenen OS2 üzerinde çalışan faks yazılımı ise herhangi bir sorunda müdahale edilemeyen bir yazılımdı, performansı düşük ve kapasitesi yetersizdi. Ayıca yazılım network ortamında çalışmıyor, yetkili üye istediğinde gönderim raporunu sunamıyordu.
Çoklu faks yayınının dışında da faks gönderimleri oluyor, bunlar manuel faks makineleri kullanılarak gönderiliyordu. Faks almak için yine manuel faks makineleri kullanılıyor, fakslar ilgili kişi veya kişilere fotokopileri alınarak gönderiliyordu.
|
| Çözüm: |
İstanbul Ticaret Odası, üyelerine rutin olarak gönderilmesi gereken yurtdışı pazar araştırmaları, fuar organizasyonları, yabancı firmaların iş teklifleri, İstanbul için fiyat endeksi gibi duyuruların etkin bir şekilde yapılması; üyelerin Call Center aracılığı ile aldıkları bilgileri aynı zamanda faks ile de alabilmeleri (faks numarasını tuşlayarak) ve diğer faks uygulamaları için RightFax ve RFaxCast çözümünü seçmiştir.
Network faks çözümü olan RightFax, İstanbul Ticaret Odası'nda faks sunucu tabanını oluşturmuştur. 16 hatlı RightFax sisteminde, 14 faks gönderme, 2 faks da alma için kullanılmaktadır.
İstanbul Ticaret Odası'nda faks yayın için birden fazla yöntem kullanılabilmektedir.
- Host sistemde üretilen orjinal dataların işlenerek otomatik olarak fakslanması.
- Microsoft Word'deki şablona Mail Merge yöntemi ile host sistemdeki veritabanı birleştirilerek faks yayını yapılması.
- Host sistemdeki istenilen veritabanına ODBC sürücüleri ile bağlanılmakta, herhangi bir doküman print-to-fax yöntemi ile gönderilmesi.
Belli aralıklarla host sisteme bağlanan RfaxCast, oluşan datayı Windows ortamına kopyalar, data kayıtlara ayrılır ve düzenlemeler yapılır. Faks yayınını host sistemde hazırlayan kullanıcının RightFax kutusuna yönlendirilerek, faksın incelemesi ve gidip gitmediğini kontrolü sağlanmaktadır. Ayrıca her bir faks yayınının sonucu loglanmaktadır. RFaxCast ile sistem bakım işlemleri de otomatik olarak yapılmakta, başarıyla giden fakslar sistemden silinmektedir.
Kullanıcı kendi faks kutusundaki üyeye gönderdiği faksı sorgulayarak, faksının ne durumda olduğu, gittiyse ne zaman gittiği, gitmediyse neden gidemediği konusunda anında bilgilendirilebilmektedir. Ayrıca bu kullanıcılar, herhangi bir sebepten dolayı gidememiş faksları tekrar yollayabilmektedirler. Gelen fakslar Muhaberat Şubesi'ne yönlendirilmekte, arşiv numarası verildikten sonra ilgili kullanıcıya gönderilmektedir.
|
| Kazançlar: |
İTO için yaklaşık 230 bin üyesine yaptığı duyurular ve üyelerle ilgili her türlü kıymetli evrağın fakslanması ve faks olarak alınması son derece önemli bir işlem. Bunun için klasik faks cihazlarının kullanımı olası olmadığı gibi, bu amaçla daha önce kullanılan faks otomasyon sistemi de son derece verimsiz, müdahalesi zor ve çeşitli sorunlara neden olmaktaydı. Ayrıca uzun zaman harcanarak yapılan bu işlemlerle ilgili raporların istenilen zamanda alınması da mümkün olamıyordu.
KETS tarafından sunulan çözüm ile İstanbul Ticaret Odası, üyelerine gitmesi gereken faksları artık zamanında gönderebilmekte ve faks yayın sistemini etkili bir şekilde yönetebilmektedir. İstanbul Ticaret Odası, network faks sistemine geçerek, faks uygulamalarının maliyetini düşürmenin yanı sıra kontrollü bir şekilde yaptığı işlemlerini, çok daha az zaman harcayarak gerçekleştirmektedir. Yeni sistem ile yüksek performans ve performansın raporlarla ölçülebilirliği de sağlanmıştır.
Bu sistemle İTO çalışanlarına, üyelerine daha verimli ve hızlı bir hizmeti sunmaya başlamış ve teknolojiyi en verimli şekilde kullanmanın getirdiği avantaj ile daha modern, güvenilir ve hızlı bir çizgi yakalamıştır. Ayrıca, bu geçiş İTO için, kağıtların yok denecek kadar az ortalıkta dolaştığı, çağdaş teknolojik ofis kavramına atılan önemli adımlardan birini teşkil etmektedir.
|
| Gelecekteki Hedefler: |
İstanbul Ticaret Odası'ndaki bu sistemin kapasitesini arttırmak için analog fax kartları, Intel Dialogic digital faks kartı ile değiştirilecektir. Böylece her bir kullanıcının kendisine ait faks numarası olacak, faks doğrudan kendi bilgisayarına gelecektir. 30 hat desteği sağlayan Intel Dialogic, RightFax ile entegrasyon sağlayarak yoğun faks trafiğini rahatlatacaktır.
|
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
