|
Tüpraş İzmir Aliağa Rafinerisi Dokümanlarını ve Arşivini KETS Çözümleriyle Yönetiyor
 |
KETS’in sunduğu IBM Content Manager platformunda çalışan KETS Evrak2000 çözümü ile tüm evrak takip ve arşivleme sorunlarını geride bırakan Tüpraş İzmir Aliağa rafinerisi, gelen ve giden evrakların dağıtımını, iç yazışmalarını ve tüm bu dokümanların arşivini çok daha hızlı ve kontrollü bir şekilde gerçekleştirirken, arşiv problemlerini de başarılı bir biçimde çözdü ve geride bıraktı.
Kasaba büyüklüğünde bir mekana yayılmış olan Tüpraş Aliağa tesislerinde binlerce çalışan ve pek çok şirket yetkilisine posta, faks, kurye, elektronik posta ile ulaşan evrakların yarattığı karmaşa, KETS'in sunduğu doküman yönetim ve arşiv sistemleri ile çözüldü. Tüpraş'ta yaşanan evrak karmaşası aslında Türkiye'de pek çok şirketin hiç de yabancı olmadığı bir tablo.
KETS’in geliştirmiş olduğu Evrak2000 çözümü sayesinde tüm bu evrak işlemleri gerçekleştirilirken yapılan masraflar azaltılmış, evrak dağıtımında kullanılan minibüs ve moto-kurye trafiği ortadan kaldırılmış, haberleşme departmanının yükü sadece evrak girişleri ile sınırlandırılmış, fiziksel evrak arşivi ile bilgisayardaki kopyaları arasında entegrasyon sağlanmış, kısaca rafinerinin işleyişine sadece tek bir çözüm ile bir çok yönden hız ve verimlilik kazandırılmıştır.
KETS Evrak2000, benzer sorunları yaşayan orta ve büyük ölçekli şirketlere çözüm sunmak amacıyla paket haline getirilmiş bir KETS ürünüdür. Evrak2000'nin işlevi; doküman yönetim ve iş akışı sisteminin özelliklerini kullanarak evrağın kaydından, dağıtımına ve onaylanmasına kadar olan tüm süreci kontrol etmek ve ayrıca evrak ile ilgili ayrıntılı bilginin kurum içinde dağıtım ve paylaşımını sağlamaktır. Evrak2000 platform bağımsız, veritabanı ayrımı yapmaksızın çalışmaktadır. Aynı zamanda KETS'in faks çözümleri de Evrak2000 ile bütünleştirilmiştir. Gelen fakslar da aynı diğer muhaberat evrakları gibi otomatik olarak kayda alınmakta, yönlendirilmekte ve gerekli indeks bilgileri ile arşiv sistemine girilmektedir.
Evrak2000, gelen evrakların faks sunucuları tarafından doğrudan bilgisayarlar tarafından alınmasını, gelen diğer evrakların ise tarama istasyonlarında taranarak yine bilgisayar ortamına aktarılmasını sağlamaktadır. Bu sayede rafineriye dışarıdan gönderilen tüm evraklar doğrudan bilgisayar ortamına alınmakta, daha sonra haberleşme departmanında indeks istasyonları aracılığı ile arşivlenip ilgili kullanıcılara otomatik olarak yine bilgisayar ortamında gönderilmektedir. Evrakların kullanıcılara gönderilmesi, Evrak2000’in kendi uygulamaları ile yapıldığından yetkisi olmayan kullanıcıların bu evrakları görüntülemesi ya da üzerinde değişiklikler yapması mümkün olmamaktadır. Ayrıca Evrak2000, kullanıcılara gönderilen evrakları kullanıcıların elektronik posta adreslerine de gönderebilmekte, ancak bu işlemi yaparken evrağın kendisini göndermek yerine, yine Evrak2000’in kendi uygulamaları tarafından açılabilecek olan ve sadece evrağın Evrak2000 sistemi içerisindeki kayıt numarasını içeren bir dosya gönderir. Bu sayede elektronik posta programını açabilen kullanıcılar, evrağa erişebilmek için ayrıca Evrak2000’in kendi yetkilendirme sisteminden de geçmek zorunda kalırlar. Bu da evrağın güvenliğini elektronik posta programına bırakmamak için ideal bir çözümdür.
Gelen ve giden evrakların yönetim ve arşivi dışında Evrak2000, rafineri içerisindeki kullanıcıların hazırladıkları ve müdürlükler arasında gidip gelen iç yazışmaların arşiv ve yönetimini de gerçekleştirir. Evrak2000 sayesinde doğrudan Evrak2000’in Microsoft Word ile entegre edilmiş uygulamalarında hazırlanan evrakların hazırlanma süreçlerinden onaylarının tamamlanıp dağıtımının yapılmasına kadar geçen tüm safhalar, doğrudan bilgisayar ortamında ve haberleşme departmanının çalışmasına gerek kalmadan tamamlanmaktadır.
Kullanıcılar, firma içindeki iş akışı adımları arasında kağıt ortamındaki dokümanları birbirlerine taşımaktadırlar. Eğer yazışmalar birden fazla süreci ilgilendiriyorsa, kopyalarının çıkarılması ve diğer kişilere de iletilmesi gerekmektedir. Bu tür durumlarda, süreçlerdeki doküman kontrolü hemen hemen imkansız hale gelmekte ve çeşitli aksamalar olmaktadır. Cevap verilmesi gecikmiş, yanlış kişiye iletilmiş veya kağıt yığınlarının altında gözden kaçmış evraklar, ofislerin en başta gelen sorunlarını oluşturmaktadır.
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
