"Doküman Yönetimi" terimi, özellikle geride bıraktığımız yüzyılın son çeyreğinde, bilişim sektöründe sıklıkla kullanılan bir terim haline gelmiştir. Yönetim yaklaşımları ve tekniklerinin yanısıra, birçok teknolojiyi de kapsamına dahil etmiştir. Bunlar arasında özellikle birçok yeniliğe sahne olan Elektronik Görüntüleme (Imaging) teknolojisi ve mikrografik teknolojiler de yer almaktadır. Doküman yönetimi kavramının "yönetim" tarafı daha çok, iş süreçlerinin tekrar gözden geçirilmesi ve iş akışı yönetim sistemlerinin oluşturulması gibi aktiviteleri kapsamaktadır.

Doküman yönetimi çok geniş bir konu olduğu için ve bu konuyu destekleyen teknolojiler hala hızla gelişmekte olduğu için, bir kurum için hangi ürünün ve yaklaşımların önemli olduğunu belirlemek oldukça zordur.

Doküman yönetimi kavramının evrensel olarak kabul edilmiş bir tanımının olmamasına rağmen, kapsadığı genel alanların bir listesi ve bu alanların tanımları aşağıda görülmektedir:

• Veri Girişi - Tarama işlemleri için gerekli donanım da dahil olmak üzere, tarama yazılımı, form işleme, hataların bulunması ve düzeltilmesi



• Tanıma - El yazısı karakterlerin tanınmasını sağlayan Intelligent Character Recognition (ICR), makine karakterlerinin tanınmasını sağlayan Optical Character Recognition (OCR) ve karakterlerin yorumlanmasını sağlayan yapay sinir ağları (neural networks)



• Mikrografik - film tabanlı sistemler ve mikrografik ile elektronik görüntüleme sistemlerini birleştiren hibrit sistemler



• Depolama - CD-ROM, COM (Computer Output To Microfilm), COLD (Computer Output To Laser Disc), optik depolama ve multimedya gibi teknolojileri kapsar. Aynı zamanda depolama yönetimi, veritabanı yönetimi ve veri ambarı ürünleri depolama çerçevesi içinde ele alınmaktadır.



• Metin Yönetimi - Tanıma ve depolama teknolojilerini bir araya getirir. Bu kapsamda, kullanıcı istek ve uygulamalarına özel indeksleme ve dokümandan metin elde etme gibi teknikler uygulanır.



• Ağ Katmanı - Kurumsal görüntüleme sistemlerinin temel bileşenidir. Çünkü bu sistemler genellikler tek kullanıcı tarafından değil, yerel (LAN) ve geniş alan ağlarında (WAN), istemci-sunucu mantığına göre birçok kullanıcı tarafından etkileşimli olarak kullanılmaktadır. Özellikle günümüzde internet ve kurumsal intranetler üzerinde bu sistemler kullanılmaktadır.



• Çıktı Biçimleri - Çıktı biçimleri, üretim görüntüleme sistemlerinde kullanılacak görüntü cihazlarından bireysel olarak kullanılacak olan ses, faks, e-mail ve isteğe göre print edebilme gibi yetenekleri kapsayan bir kavramdır.



• Elektronik Veri Değişimi (EDI) Ve Elektronik Ticaret (EC) - Çoğunlukla elektronik görüntüleme sistemleri ile birlikte çalışan ve kağıt kullanımını azaltan bir tekniktir. Gün geçtikçe artan bir kullanımı vardır.

Doküman yönetiminin temel bileşenleri arasında;

1. Kaynak olarak kullanılacak dokümanların doküman yönetim sistemleri tarafından elektronik ortama aktarılması.
Bu işlem için birçok teknik kullanılabilir. Doğrudan klavye kullanılarak, mikrofilmlerle ya da dokümanın taranması gibi tekniklerle elektronik ortama aktarım işlemleri yapılabilir. Hangi tekniğin seçileceği ise üzerinde çalışılan sistemin konfigürasyonuna ve aktarılacak kaynak dokümanların hacmine ve doğasına göre değişir.

2. Tanıma.
Bir elektronik görüntüleme sisteminde, doküman görüntüleri elektronik ortama aktarıldıktan sonra tanıma sürecinden geçirilir. Böylece dokümanın içeriği depolanabilir ve işlenebilir duruma gelir. OCR, genelde makine yazılarına (printed text) uygulanırken, ICR genelde el ile yazılmış karakterler ile ilgilenir.

3. Depolama.
Doküman yönetim sistemlerinde birçok depolama medyası kullanılmaktadır. Bunlar arasında mikrofilmler ve aralarında magnetik disk, optik depolama, kompakt disk ve COLD gibi medyaların bulunduğu elektronik depolama teknolojileri yer almaktadır.

4. Bilginin Yayılması.
Bir doküman yönetim sisteminin içerdiği bilginin dağıtılması işlemleri, basılmış kağıt kopyalar, depolanmış olan içeriğin geri getirilmesi, kullanıcıların ekranlarında gösterilmesi ve CD olarak dağıtılması gibi şekillerde olabilir. İnternet ise, artan bir şekilde bilginin yayılması için kullanılan araçlardan birisi olmaktadır.

Gerek hükümet gibi yönetim birimleri, gerekse iş çevreleri, doküman yönetimi kavramını iyice benimsemişlerdir. Bu çevrelerden bir bölümü yüksek hacimlerde ödemeleri ve faturaları işlediği gibi, bir kısmı da davaları destekleyecek olan yasal dokümanların içeriklerinin depolanmasını ve gerektiği zaman metin bilgisinin geri getirilmesi gibi işlemlerle uğraşır. Döküman yönetiminin önemli bir yönü ise dokümanın ya da örneğin faturanın oluşturulmasından itibaren, aktif kullanımının ve bunun ardından arşivde saklanması ya da yok edilmesi gibi süreçleri de tanımlayabilmesidir.