Birbirine benzer dokümanların arşivlendiği birçok doküman yönetim sisteminde, dokümanların indekslenmesinde ortak birkaç alan kullanılır. Burada amaç dokümanın içerdiği tüm bilgileri depolamak değil, dokümana ihtiyaç olduğu zaman ulaşılabilmesini sağlayacak birkaç anahtar kelimeyi, dokümanın tamamını içeren imajı ile birlikte arşivlemektir. Bu yapıya örnek olarak bir sigorta şirketinin ihtiyacı olan elektronik doküman arşivleme sistemi verilebilir:

Bu sistemde sigorta poliçeleri, poliçe no, müşteri adı ve soyadı, müşteri numarası gibi birkaç kelime ile indekslenerek elektronik doküman arşiv sistemine aktarılır. Herhangi bir poliçeye ulaşılmak istendiği zaman bu indeks alanları kullanıcı tarafından girilir ve elektronik doküman arşivinden getirilerek kullanıcıya gösterilir. Dokümanın içindeki her kelimeyi indeks alanı olarak kullanarak arşivleme yapmaya ihtiyaç yoktur.

Bazı sistemlerde, dokümanın tamamını arşivden getirmek uygun olmayabilir. Dokümanın tamamından çok içerdiği kelimelerin önemli olduğu bu durumlarda, dokümanı mümkün olduğunca çok indeks alanı ile arşivlemek en iyi çözümdür. Buna örnek olarak bir avukatlık bürosu verilebilir:

Bir dava için avukatın elinde yüzlerce belge ve konuyla ilgili binlerce kanun maddesi bulunabilir. "Structured" olmayan bu bilgileri içeren doküman ya da kitaplar elektronik arşive aktarılırken kullanılabilecek ortak indeks alanları içermemektedirler. Buna ek olarak, avukat elektronik arşivden bir arama yaptığı zaman karşısına binlerce sayfa sonucun değil, sadece belirli kelimeleri içeren dokümanların gelmesini isteyecektir.

İşte bu durumlarda dokümanları arşivlemenin en iyi yolu full-text indeksleme yöntemidir. Tipik bir full-text indeksleme işleminde;

1. Dokümanlar taranır,

2. Dokümanların içindeki her kelime OCR işlemine tabi tutulur,

3. OCR sonuç dosyaları full-text olarak saklanır,

4. İmaj dosyaları kullanılmaz.

Full-text indeks, dokümanların içindeki her kelimeye ayrı pointer'lar tutarak, örneğin "telif hakları"nı içeren her mail, memo, kanun maddesi, gazete küpürü ve diğer dokümanı arama sonucu olarak arşivden kullanıcıya iletir.

Full-text indekslemenin kullanılması ile doküman imajlarının arşivlenmesine ve az indeks alanları ile verimsiz doküman arama işlemlerine son verilir.

Full-text indeksleme şu durumlarda kullanılmak için uygundur:

• Arşivlenecek olan her doküman birbirinden farklı ve ortak indeks alanları kullanmak mümkün değil ise.



• Dokümanlar uzun yazılar içeriyorsa. Örneğin; mektuplar, kitaplar, yasalar, prosedürler vb.



• Dokümanların imajlarına değil, içindeki bazı kelimeleri içeren bölümlerine ihtiyaç varsa.

Bir full-text arşivleme sisteminde, iyi bir full-text indeksleme motoru seçmek çok önemlidir. OCR yazılımları her zaman % 100 doğru sonuçlar üretemez. Bunun için full-text indeksleme motoru yanlış okunan kelimeleri de içeren akıllı bir indeksleme sistemine sahip olmalıdır. Fuzzy Logic tekniklerini kullanarak, arama sonuçlarında benzer kelimeleri de döndüren motorlar en idealleridir.