|
Doküman Yönetimi
 |
Gartner Grubu'nun 1997 yılında yaptığı araştırmaya göre, şirket çalışanları haftada 8 saatlerini (toplam çalışma süresinin %20'si) belge yönetimi için harcıyorlar. Bugün ise bu oranın çalışma saatlerinin %20-%30'unu oluşturduğu, 2003 yılı itibarıyla da %30-%40'ını alacağı tahmin ediliyor.
Bugün şirketlerde bir doküman yönetim sistemi kurmak çok ciddi maliyet azalmasını da beraberinde getiriyor. Ortalama bir çalışanın yılda 12.000$'lık bir maaş aldığını varsayarsak, zamanının %20'si doküman yönetimi işleri ile geçtiği durumda, yılda 2.400$ veya 100 kişilik bir şirkette 240.000$ boşa giden harcamalar olarak görülebilir.
İnsan kaynağı maliyetlerine ek olarak elektronik veya kağıt ortamında belge işleme maliyetlerini de düşünürsek; Gartner'a göre, doküman yönetimi yapılmayan bir sistemde aşağıdaki maliyetler de söz konusu olmaktadır.
- Ortalama olarak bir belge kağıt veya elektronik ortamda 9 ile 11 kez arasında kopyalanıyor ve maliyeti 18$
- Belgelerin dosyalanma maliyeti belge başına 20$
- Yanlış dosyalanmış bir belgenin bulunmasının maliyeti 120$
Yönetilemeyen belgeler saklı veya açık pek çok maliyet içeriyorlar ve doküman yönetim sistemleri bu maliyetleri yok etmek ya da azaltmak için çok ciddi avantajları baraberinde getiriyor.
Bir belgenin yaratılmasından, yok olmasına kadar geçen süreçleri düşünecek olursak, belgeler genel olarak aşağıdaki süreçlerden geçiyorlar. Bir belge için bu süreçler bazen bir kez, bazen de birçok kez üst üste tekrar edebiliyor.
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
