Verilerin %70'i kağıtta...

Bilgisayarlarımıza her gün inanılmaz miktarda bilgi giriyoruz. Buna ek olarak bilgisayarlarımız da bastırılıp müşterilere gönderilen hesap ekstreleri gibi sayısız veri üretiyor. Tüm bu bilgileri sistemimizde sonsuza kadar saklamanın yüksek maliyeti nedeniyle genellikle bilgiler arşivlenip saklanıyor. Bilgiler ya kağıda bastırılıyor, ya mikrofilme alınıyor, ya da teyplerde saklanıyor. Veri, mikrofış ya da kağıt üzerinde saklandığında artık bilgisayardan erişimi olanaksız hale geliyor, bir anlamda bilgisayara girilmeden önceki formuna dönmüş oluyor. Veriye erişim için eski yöntemler kullanılıyor, kağıtlardaki veri sayfa sayfa aranıyor. Kağıt üstündeki ya da mikrofışteki veriye erişimin maliyeti çok yüksek olsa da zaman içinde veriye erişim sıklığı çok düştüğü için bilgisayar diskinde saklamaktan daha ekonomik bir çözüm olabiliyor. Düşük maliyeti nedeniyle yakın zamana kadar kabul edilebilir bir çözüm olan mikrofış ya da kağıt kullanmak, veriye erişim açısından 30-40 yıl öncesine geri dönmekle eş anlamlı.

COLD adı verilen çözümler ile yalnızca saklama maliyetinin düşük olması nedeniyle kullanılan bu yöntemlere yeni bir alternatif oluştu. COLD (Computer Output to Laser Disk), bilgisayarda üretilen formatlı raporları bastırmak yerine indeksleyerek bilgisayar ortamında saklama olanağı sağlayan entegre bir paket olarak tanımlanabilir. Formatlı raporlar, günlük, haftalık, aylık defteri kebir raporları gibi raporlar ya da fatura, ekstre gibi müşteriye gönderilen dokümanlar olabilir. COLD, verinin bilgisayarda saklanmasını sağlayarak kullanıcıların raporda yer alan herhangi bir bilgiyi elektronik ortamda aramasına, görüntülemesine, bastırmasına ve işlemesine olanak sağlar. Bu uygulamada, bilgisayarda üretilmiş rapor ve dokümanlar önceden belirlenen zamanlarda arşivlenmek üzere sıkıştırılarak COLD sistemine aktarılır. COLD sistemine aktarılan raporun nasıl işleneceğine ilişkin kurallar rapor tipine göre önceden belirlenmiştir. COLD sistemi öncelikle rapor tipini saptayıp bu kuralları belirler. Sıkıştırılan raporlar yine önceden belirlenmiş kurallar doğrultusunda diskte, optik disk biriminde veya teypte saklanabilir.

Yararları

• COLD uygulamalarının en önemli yararı bilgiye erişimin hızlanması ve kolaylaşmasıdır.
• COLD uygulaması, kağıt ve mikrofiş maliyetlerini ortadan kaldırdığı gibi kağıt ve mikrofiş arşivleri için kullanılan alandan, iş gücünden ve diğer sarf malzemesinden de tasarruf sağlar.
• Aradıkları veriye çok kısa bir süre içinde erişebilen kullanıcıların verimlilikleri artar, müşteri memnuniyetinde artış sağlanır.
• Farklı lokasyonlarda çalışan kullanıcıların da veriye erişimi sağlanmış olur.
• Kağıt ve mikrofiş arşivlerinde sağlanamayan veri güvenliği sağlanabilir. Kullanıcıların arşivlenen bilgilere erişimi elektronik ortamda kullanılan yetki düzeyleriyle belirlenebilir.