Microsoft Exchange 2000 için Elektronik Arşiv ve İçerik Yönetimi Çözümü
Gartner Grup araştırmalarına göre,
2004 yılına kadar elektronik posta kutularının boyutları, sınırlama getirilmeyen ortamlarda yıllık %40 oranında artış gösterecektir (Olasılık %80). Elektronik posta hacimlerinin artışı, yönetimi zorlaştıracak, araştırma olanaklarını güçleştirecek ve yoğun kaynak tüketimine neden olacaktır.
Endüstrinin tüm alanlarındaki şirketler, elektronik ortamda çalışma yolunu seçerek daha verimli hale gelmektedirler. En başta büyük hacimli dosya dolaplarından kurtulmaları nedeniyle büyük kazanımlar elde etmişlerdir. Buna rağmen günümüzde, e-mail'ler ve onlarla birlikte gelen ekler nedeniyle yeni sorunlar doğmaktadır. Çünkü, eskiden sorun olan büyük hacimli dosya dolaplarının yerini günümüzde sürekli büyümekte olan inbox'lar ve sunucular almıştır.
Kullanıcılar, herhangi bir bilgiyi ararken inbox'ları içindeki eski e-mail'leri manuel olarak aramaktadırlar. Bu inbox'lar büyükse, eski e-mail ve ekleri arasında daha uzun süre manuel arama yapması söz konusudur. Sonuçta büyük bir zaman kaybı oluşmaktadır.
Bilgi işlem yöneticileri cephesindeki sorun ise disk alanlarının artan bir şekilde büyümesi ve oluşan büyük alan üzerindeki bilginin, e-mail sunucularında yedeklenmesinin uzun zaman almaya başlamasıdır. Aynı zamanda bu alanın yönetilmesi de sorun yaratmaktadır. Artan bir şekilde e-mail mesajları ve ilişkili ekleri kullanan organizasyonlar, IBM Content Manager CommonStore For Exchange'in arşivleme ve geri çağırabilme özelliklerinden yararlanabilirler.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange, kurumsal e-içerik yönetim çözümü olan IBM Content Manager ürün ailesinin bir parçasıdır. Microsoft Exchange 2000 üzerinde bulunan mesaj ve/veya bu mesajlar içerisinde bulunan ek dosyaların IBM Content Manager, IBM Content Manager OnDemand veya IBM Tivoli Storage Manager gibi depolama seçenekleri üzerinde arşivlenmesini sağlayan, bugünün e-iş dünyasında oluşturulmuş olan bilgilerin yönetilmesini sağlayan bir yazılımdır. Bu uygulama sayesinde Exchange server üzerinde eski mesajların ya da ekindeki dosyaların büyük yer kaplaması engellenmektedir.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange ürünü, elektronik posta sunucuları üzerindeki yükü azaltmakta ve uzun dönemli arşivleme olanakları sağlamaktadır. Bu ürün, Exchange 2000 arayüzünün bir 'İçerik Yönetim Platformu' olarak kullanılabilmesini olanaklı hale getirmiş olup, kapsamlı içerik yönetimi projeleri için iyi bir başlangıç noktasını oluşturmaktadır. IBM Content Manager CommonStore For Exchange, organizasyonunuzun e-mail ve eklerinde bulunan değerli bilgilerden daha verimli yararlanmanıza olanak sağlar. Böylece işler, elektronik ortamda ve verimli olarak kolaylıkla yönetilebilir.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange 2000, kullanıcıların alışık oldukları elektronik posta arayüzünden ayrılmadan dokümanlarını yönetebilmelerini sağlayan, kullanıcılar tarafından kolay kullanılabilen ve ek eğitim gereksinimi olmayan bir üründür.
Daha büyük ve kapsamlı içerik yönetimi projelerinin önemli bir parçası olmaya aday ürün, tek başına kullanılabilirliği ve sistem entegrasyonuna uygun yapısı ile geniş bir yelpazede kullanım olanakları sunmaktadır.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange Server, Microsoft Exchange 2000 Server ve Microsoft Outlook 2000 istemcilerine entegre olur. Sistem yöneticileri, daha sonra mesajları ve eklerini Microsoft Exchange 2000 Server üzerinden alarak, diğer IBM arşivleme çözümleri üzerinde saklayabilirler. Mesajlar bir kez arşivlendikten sonra, kullanıcılar ekteki dosyaları doğrudan Microsoft Outlook istemcilerinden geri çağırabilirler.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange ürünü geliştirilirken, IBM'in saklama medyaları yönetimine yönelik yazılımı Tivoli Storage Manager ve içerik yönetimi yazılımı Content Manager ürünlerinden gelen birikim ve teknolojik üstünlük kullanılmış ve elektronik posta sunucularının arşivlenmesi amacıyla kullanılabilir bir ürün meydana getirilmiştir.
Kazançlar
Büyüyen e-mail depolarınız ile vedalaşın…
|
Konferans salonundaki bir laptop ile çalışan bir IBM Content Manager CommonStore For Exchange Server kullanıcısı, o anki toplantıya ilişkin mesajları ve ekleri kolayca geri çağırabilir.
|
Arşivleme yapılmazsa, Exchange Server üzerindeki e-mail ve eklerinin hacimleri giderek artar. Artan depolama gereksinimlerini karşılamak için, sürekli yeni hard diskler, rack'ler ve sunuculara gereksinim duyulur. Sürekli genişleyen Exchange Server veritabanı üzerinde yedekleme ve kurtarma için harcanan süre de gittikçe artar. Elektronik depolama limitlerine uyabilmek için kullanıcılar e-mail ekindeki dosyalarını ya kendi lokal diskleri üzerinde bulunan Outlook Personal Folders'da arşivleyecekler, ya yazıcıda basacaklar ya da değerli iş bilgilerini silmek yoluna gideceklerdir.
Sözü edilen sorunlar, IBM Content Manager CommonStore For Exchange ile tamamen çözülebilir. IBM Content Manager CommonStore For Exchange, sürekli büyüyen Microsoft Exchange e-mail depolarındaki e-mail'leri ve eklerini harici bir ortama güvenli ve uzun süreli olarak arşivleyerek mailbox'ların giderek büyümesine engel olur. Bilginin istenilen zaman diliminde saklanabilmesine olanak sağlayarak organizasyonların bu konudaki yasal ve kurumsal gereksinimleri ile uyum sağlar ve arşivlerin merkezi bir şekilde yönetilebilmesine olanak sağlar.
E-mailler, bir kez arşivlendikten sonra, eklerini web tarayıcısından görebilmek için, ilgili mail içindeki link'i kullanmak yeterlidir. Eğer bu link'ler diğer alıcılara da gönderilirse, arşivlenilen dosyalar diğer kullanıcılarla da paylaşılmış olur.
Sistem yöneticileri, IBM Content Manager CommonStore For Exchange ile arşivleme yapmaktan büyük yarar sağlarlar. Çünkü Exchange mailbox depolarının boyutunu azaltır. Sonuçta veritabanı yedeklemesi, geri yüklenme süresi ve ilişkili bakım maliyetleri azaltılmış olur.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange Server kullanmak, depolama maliyetlerinin kontrol edilebilmesini sağlar. Milyonlarca mesaj ve ekindeki dosyalar, çeşitli depolama ortamlarında (Ör; optik disk, jukebox ve tape library'ler) saklanarak düşük maliyetli ve genişletilebilen depolama kapasitesine ulaşılabilir. Herhangi bir isteğe karşılık verirken, mesajlar ya da bağımsız ekler hızlı bir şekilde geri çağrılabilir. Zaman ve maliyetlerde azalma, verimlilik artışı sağlanır.
Nasıl çalışıyor?
|
IBM Content Manager CommonStore For Exchange Server arayüzünün kullanımı kolaydır. Büyük hacimli Microsoft Outlook inbox'larının bakımının yapılmasında kolaylıklar sağlar.
|
Öncelikle ürünün sistem yöneticisi tarafından yapılan analizler sonucunda mesajların ve/veya eklerin arşive gönderilmesi için kurallar tanımlanır. Bu kurallar mesajın bulunduğu mailbox'a göre, mesajın boyuna göre, gönderim tarihine veya son değiştirilme tarihine göre tanımlanabilir. Kurallar aynı zamanda mesajların tamamının mı, yoksa sadece eklerinin mi arşivleneceğini de belirtmektedir. Bu kurallara bağlı olarak arşivlenmesi gereken ek ve mesajlar arşiv yazılımına gönderilir. Başarılı olarak arşivlenen ek ve/veya mesajlar yine kurallara bağlı olarak Exchange sisteminden silinebilmektedir.
Herhangi bir anda mesajına ya da mesajın eklerine ulaşmak isteyen kullanıcılar, mesajı seçtikten sonra, CommonStore Extension for Microsoft Outlook ile birlikte gelen ve Outlook'un toolbar'ına yerleşen "retrieve" butonuna basarak mesajı arşivden Exchange sistemine geri getirebiliyor. Böyle bir durumda sanki mesaj daha önce hiç arşivlenmemiş gibi orjinal hali ile geri geliyor.
Uygulama üç ana parçadan oluşmaktadır:
Bunlardan birincisi uygulamanın Exchange Server ile olan bağlantısını sağlayan, "Task"ler. Her bir task kendisine verilen işlem parametreleri doğrultusunda sürekli olarak Microsoft Exchange Server'ı kontrol etmekte ve arşivlenmesi gereken mesaj ya da ekleri arşiv kuyruğuna yazmaktadır.
Uygulamanın ikinci parçası olan "Archive Server" ise bu kuyruğa konulan tüm mesaj ve ekleri arşiv yazılımına (IBM Content Manager, IBM Content Manager OnDemand veya IBM Tivoli Storage Manager) göndermektedir.
Erişim için ya uygulamanın "Archive Server"ının WEB erişim desteği sayesinde, mesaja ekler yerine ilgili link eklenebilmekte ya da uygulamanın üçüncü parçası olan "CommonStore Extension for Microsoft Outlook" kullanılmaktadır.
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
