ABBYY Enterprise Forms, Client-Server mimarisinde çalışan bir Form Okuma (ICR) yazılımıdır. ICR işlemi, yapılı formları işleyen bir teknoloji olmasına karşın birden fazla ICR sayfası ve ek dokümanları olan form yapıları da bu sistemde işlenebilir.

ABBYY Enterprise Forms Nasıl Çalışır?

Network üzerinden çalışan ABBYY EF, ICR işlemini birden fazla adımda gerçekleştirmektedir. Bu adımlar:

Scanning & Registration Workstation
Form okumanın ilk adımı tarama işlemidir. Taranan formlar tif formatındaki dosyalara dönüştürülmektedir. Daha önceden taranmış formlar varsa bu formlar da ICR sürecine eklenebilir. Tarama işlemi bittikten sonra, taranan formlar ICR Server’a tanıtılır. Bu işleme registration denir. Registration işlemi sonucunda tarama istasyonunda taranan formlar ağ üzerinden ICR Server’a aktarılır ve bu formlardan yeni bir batch (formlar yığını) oluşturulur.

Recognition Workstation
Recognition aşamasında tarama istasyonu tarafından register edilmiş batch, otomatik olarak karakter tanıma işleminden geçirilir. İnsan gücü gerektirmeyen tek aşama recognition aşamasıdır. Bu aşamada daha önceden tanımlanan form tipine uymayan bir form bulunduğunda, batch correction aşamasına yönlendirilir, aksi halde formlar verification aşamasına gönderilir.

Correction Workstation
Batch, correction aşamasına recognition aşamasından veya verification aşamasından gelebilir. Tanımlanan form yapısına uymayan batch, recognition aşamasından otomatik olarak yönlendirilirken, verification aşamasında kullanıcı isteği ile formlar bu adıma yönlendirilebilirler. Correction aşamasının fonksiyonalitesi diğer adımlardan fazladır. Amacı ise verification aşamasının hızını kesmemek için hatalı batch’i ayıklamak ve verification aşamasına hatasız batch göndermektir. Correction aşamasında batch tekrar taranabilir, hatalı sayfalar silinebilir ve batch recognition işleminden geçirilebilir. Bu aşamadaki kullanıcı diğer adımlara göre daha kalifiye bir kullanıcıdır. Correction aşamasından çıkan batch, verification aşamasına gönderilir.

Verification Workstation
Otomatik form okuma uygulamalarında tanıma işleminin hatalı karakter tanıması her zaman olası bir durumdur. Böyle durumlarda tanınan karakterlerin kontrolü için insan gücüne ihtiyaç vardır. Karakter kontorlünün yapıldığı bu aşamaya verification denir.
Verification istasyonunda kullanıcının en hızlı şekilde karakter kontrolü yapması için bazı araçlar sunulmuştur. Tanınmayan karakterler resim üzerinde seçili olarak gösterilir, Böylece kullanıcı tüm kelimeyi kontrol etmek yerine sadece hatalı harfler üzerinden konrol yaparak en hızlı şekilde doğrulama yapar. Grup verification adı verilen bir kontrolde ise formlar içerisinde tanınan tüm aynı karakterler, ekrana bir seferde getirilir ve kullanıcının aynı karakterler üzerine konsantre olarak hızlı bir şekilde doğrulama yapmasını sağlar.
Karakter kontrolünün haricinde iş kuralları kontrolleri de yapmak mümkündür. Alanlar arasında bağlantılı kontroller, veritabanı bağlantılı kontroller, tarih alanları kontrolleri gibi kontroller de form dizaynı sırasında tanımlanır ve bu aşamada gerçekleşir.
Karakter kontrolü ve kural kontrolü biten batch, export işlemi için hazır hale gelir.

Administration Workstation
Sistemi izlemek, kullanıcı tanımlarını ve haklarını vermek, rapor almak, ICR sonuçlarının çıktısını almak ve sistem ayarlarını değiştirmek administration istasyonunda gerçekleşir.

Export
Export işlemi ile ICR işleminin tüm adımlarından geçmiş olan formlar CSV veya XML dosyalarına aktarılır. İstenirse export adımı için uygulama yazılarak istenilen data kaynağına veri aktarımı gerçekleştirilir.

Monitoring
Monitoring ile sistemdeki batch bilgileri, kullanıcıların yaptıkları işlemler izlenebilir. İzleme ekranında kriterler girerek istenilen bilgiler filtrelenmiş olarak izlenebilir.

Access Rights Control
Sistem yöneticisi, kullanıcı haklarını administration ekranından gerçekleştirebilmektedir. Yapabildiği işlemler, kullanıcı yaratmak, kullanıcılara ilgili istasyonların haklarını vermek, şifrelerini değiştirmektir.

Reports
“Verification kullanıcıları ile ilgili genel rapor”, “Batch durum raporu”, “Verification kullanıcıları ile ilgili detay rapor”, “Batch kuyrukları durum raporu” gibi raporlar zaman kriterleri girilerek alınabilir ve print edilebilir.

Batch Processing Control
Kullanıcıların sistemlerinin hatalı bir şekilde kapanması gibi durumlarda batch’ler sistemde kilitli olarak gözükebilir. Kilitli olan bu batch’ler sistem yöneticisi tarafından açılabilir ve kullanıcıların batch’i işlemesi sağlanır. Sistem yöneticisi batch’ler üzerinde recognition aşamasına gönderme, verification aşamasına gönderme gibi işlemleri de gerçekleştirebilir.