Organizasyonlar, her gün çok yoğun bir faks trafiği ile karşı karşıya kalmaktadırlar. Gelen faksların ilgili kişilere en kısa zamanda ulaştırılması müşteri memnuniyeti ve işlerin aksamadan devam etmesi açısından çok önemlidir. Ayrıca gelen fakslara daha sonra kolaylıkla erişilebilmesi için düzenli bir şekilde arşivlenmesi gereklidir. Müşteri mektubu, sipariş formu, iş dokümanları, faturalar ve anlaşmaları kapsayan faks trafiği, bazı firmalarda gelen evrakların %80'ini oluşturmaktadır. Fakslarla ilgili en önemli problem, kağıt ortamda olmaları ve iş süreçleriyle tam entegre olamamalarıdır. Firma içindeki iş akışı adımları arasında operatörlerin faks kağıtlarını taşıyıp birbirlerine aktarmaları gerekmektedir. Eğer faks dokümanı birden fazla süreci veya kişiyi ilgilendiriyorsa kopyalarının alınması ve diğer kişilere de iletilmesi gereklidir. Bu durumlar faksların süreç kontrolünü hemen hemen imkansız hale getirmektedir. Aynı dokümanın farklı adımlarda değişik versiyonunun bulunması çok sık karşılaşılan bir durumdur. Benzer şekilde cevap verilmesi gecikmiş, yanlış kişiye iletilmiş veya kağıt yığınlarının altında gözden kaçmış fakslar da ofislerin bilinen ortak sorunudur.

"KETS Fax Router" otomatik ve/veya manuel olarak çalışan çok güçlü bir faks yönetim çözümüdür. Gelen faksları elektronik posta aracılığı ile kullanıcılara, gruplara, yazıcılara, klasörlere, kuyruklara ve/veya iş akışı uygulamalarına yönlendirir ve "Microsoft SharePoint Portal Server" ürünü ile entegre çalışarak arşivler. "KETS Fax Router" dokümanın kendisi yerine orijinal dosyaya ulaşmayı sağlayan bir link göndererek, ağ trafiğinin kullanımını en aza indirir ve kullanıcıların sabit disklerinde yer kaybını önler.

"KETS Fax Router" çözümü, varolan Microsoft SharePoint Portal Server kullanıcılarına gelen faksları, merkezi olarak yönetme ve arşivleme olanağı sağlar. Faks makineleri ile alınmış sayfaların manuel dağıtımı, taranması, kopyalanması ve yazdırılması ihtiyacını ortadan kaldırır. Kullanıcılar elektronik posta aracılığı ile aldıkları veya klasör, kuyruk, iş akışı uygulamalarından eriştikleri faks dokümanlarını kolaylıkla görüntüleyebilir, paylaşabilir ve saklayabilirler. Ayrıca, çeşitli araçları kullanarak faks sayfaları üzerine elektronik notlar alabilirler. Otomatik yönlendirme özelliği sayesinde herhangi bir kullanıcıya ihtiyaç olmadan farklı iş süreçleri başlatılabilir.

"KETS Fax Router" başka bir faks sunucusuna ihtiyaç duymamaktadır. Endüstri standardı akıllı Intel GammaFax kartları ile çalışan kendi sunucusuna sahiptir.

• KETS Fax Router Client Yazılımı
• KETS Fax Router Administrator Yazılımı
• KETS Fax Server
• Intel GammaFax Akıllı Faks Kartları

KETS Fax Router Administrator

Administrator yazılımı, "KETS Fax Router Client" yazılımı ile ilgili ayarların yapılmasını ve yönlendirme tablosu ile alıcı listelerinin oluşturulmasını sağlar. Yönlendirme kurallarını, kaynak bilgisi ile elektronik posta kullanıcıları ve grupları, yazıcılar, klasörler, kuyruklar ve iş akışı uygulamalarından oluşan hedef bilgileri meydana getirir.

KETS Fax Server
KETS Fax Server (Sunucu) yazılımı endüstri standardı akıllı "Intel GammaFax" kartları ile çalışmaktadır. Başka bir faks sunucusuna yatırım yapma gereksinimini ortadan kaldıran uygulama "Intel API" ile direkt olarak entegre çalışan gerçek 32-Bit bir NT uygulamasıdır. İhtiyaçlar doğrultusunda istenilen sayıda server kullanımına olanak sağlamaktadır. Tek bir client uygulaması, ağ üzerindeki tüm sunuculardan faksları toplayabilmektedir. Böylece hat sayısı sınırı ortadan kalkmaktadır. Uygulama sadece Microsoft Windows-NT işletim sisteminde çalışmaktadır.

"KETS Fax Router" yazılım paketi sayesinde kullanıcılar masalarından ayrılmadan faksları alabilir, yönlendirebilir ve yönetebilirler. Uygulama kağıt faks iletişimi problemlerini ve zaman alıcı adımları ortadan kaldırarak eksiksiz bir otomasyon çözümü sunmaktadır. Kullanıcıların faks makineleri başında beklemelerine gerek kalmaksızın, kendilerine gelen fakslara anında ulaşmaları sağlanmaktadır.

"KETS Fax Router" yazılım çözümü elektronik posta uygulamaları ile entegre çalışmakta ve aşağıdaki sistemler desteklenmektedir:

• Microsoft Exchange
• Microsoft Mail
• Microsoft Outlook
• Diğer MAPI, VIM, SMTP uyumlu mail sistemleri

• Gelen faksları otomatik olarak arşivler ve yönetir.
• Faksların zamanında ve doğru yerlere ulaştırılmasını sağlar.
• Akıllı faks kartları ile entegre çalışır ve başka bir faks yazılımına ihtiyaç yoktur.
• "CSID-Faksı gönderen makinanın faks numarası", "Line Routing-Faksın geldiği hattın numarası" ve "DID-Direct Inward Dialing" bilgisine göre otomatik yönlendirme yapar.
• Tüm bileşenleri ile 32-bit bir uygulama.
• MS-SPS (SharePoint Portal Server) doküman yönetim ve arşiv sistemi ile entegrasyon sağlar.
• Gelen faksların taranması ihtiyacını ortadan kaldırır.
• Work Flow / İş akışı uygulamalarının çok önemli bir bileşenidir.
• Faks kaybolmalarını ortadan kaldırır.
• Varolan elektronik posta ve uygulamalar ile entegre çalışır.
• Gereksiz kağıt tüketimini ortadan kaldırır.
• Kullanıcıların faksları e-mail yolu ile almasını sağlar.
• Rahatlıkla yönetilebilen kullanıcı, grup, yazıcı, klasör, kuyruk ve iş akışı listeleri.
• İhtiyaçlara göre kolaylıkla büyüyebilen esnek bir yapıdır.
• Otomatik, Manuel ve Karma uygulama özellikleri vardır.
• Detaylı loglar ve elektronik posta uyarı mesajları
• Faks istatistikleri sağlar.
• Faks alımı sırasında oluşan hataların kullanıcılara bildirilmesi.
• Faksları sayfalara ayırabilme fonksiyonu.
• Ağ bağlantılarında meydana gelen aksaklıklardan sonra diğer bileşenler ile otomatik bağlantı kurma.
• Birden fazla faks hizmet birimi ve Fax Router konfigürasyonu.

1. Manuel Yönlendirme: Bu yöntemde gelen fakslar bir network directory'de birikir veya hepsi birden bir kişiye/gruba mail ile "Attachment" şeklinde ulaştırılır. Faks yönlendirmesini yapacak kişi(ler) her faksın içeriğini inceleyerek faksları ilgili kişilere mail olarak yönlendirir.



2. Hat Numarası Bazında Yönlendirme: Bu yöntemde faks sunucusunun belli hatları, gelen fakslar için belli kişilere/gruplara tahsis edilir. İlgili numaranın hattına gelen tüm fakslar ilişkin birime ait network directory altında toplanır veya o birimin sekreterine mail olarak yönlendirilir. Daha alt düzeyde yönlendirme ya ilgili birimin sekreterince manuel olarak yapılır veya birime gelen tüm fakslar o birimdeki herkes tarafından okunabilen bir network directory'de toplanır.



3. CSID - Faks Kimlik Bilgisi Bazında Yönlendirme: Gelen faksların iki faks makinası arasında takas edilen ve gelen faksın en üst satırına basılan ASCII text formatındaki "CSID-Faks Kimlik Bilgisi" baz alınarak yapılan yönlendirmedir. Belli müşterilerin faks CSID'leri belli kişilere yönlendirilerek, ilgili müşterilerden gelen tüm faksların direkt olarak belli bir kişiye/gruba mail olarak ulaşması sağlanabilir.



4. DID / DNIS Bazında Yönlendirme: Fax Server ISDN üzerinden TT-Türk Telekom'a bağlanırsa ISDN-DID (Direkt Dahili Hat Çevirme) özelliği kullanılabilir. Bu durumda şirketin genel amaçlı bir faks numarası yanında her birimin de ayrı birer faks numarası olacaktır. Bu numaralara gelen fakslar ilgili birimin sekreterine mail olarak yönlendirilebilir ve daha alt düzeyde yönlendirme ise birim sekreterince manuel olarak yapılabilir.



5. DTMF (Dual Tone Multi Frequency) İle Yönlendirme: Ton çevirmeli bir telefonla bina içi PBX santralden dahili numara çevirmeye benzeyen bir yöntemdir. Dışarıdan Faks çekecek olan kişi, ilgili şirketin faks numarasını düşürdükten sonra bir de dahili numara tuşlar. Her dahili numara önceden belirlenmiş bir kişiye/gruba Fax Server tarafından yönlendirilir. Burada çevirilen dahili numara, aynı dahili hat çevirmeye benzemesine rağmen; yapılan işlem şirket santrali yerine, Fax Server tarafından gerçekleştirilir.



6. OCR/ICR İle Yönlendirme: Gelen faksların kapak sayfalarının OCR/ICR ile incelenerek hangi kişiye/gruba yönlendirilmesi gerektiğinin Fax Server tarafından akıllıca tespit edilmesidir. OCR/ICR kullanımında akıllı yönlendirme için kullanılacak olan kapak sayfaları, bunları kimlerin göndereceği, kapak sayfasındaki alanların tanımlamaları vs. OCR/ICR modülüne önceden programlanır. Gelen fakslarda önce OCR/ICR modülü, kendisine bildirilmiş olan bir kapak sayfası olup olmadığını kontrol eder. OCR/ICR tipi kapak sayfasına sahip ise kapak sayfasındaki alanların ASCII text dönüşümünü yaparak kime yönlendirileceğini belirlemeye çalışır. Gerek karakter tanıma aşamasında, gerekse kime yönlendirileceğinin belirlenmesinde herhangi bir belirsizlik olması durumunda, faksın manuel olarak dağıtımı için daha önceden belirlenmiş birine yönlendirir.



7. ANI (Automatic Number Identification) İle Yönlendirme: Arayan faks numarasının Türk Telekom tarafından aranan aboneye dijital olarak bildirilmesine dayanan ve faksın nereden çekildiğine göre yönlendirme yapılabildiği yöntemdir.