Entegre Doküman Yönetimi
Herkes belgelerle çalışır ancak herkes bu belgeler üzerinde iş arkadaşlarıyla nasıl çalıştığını yapılandıracak teknolojiye sahip değildir. Belge oluşturmaktan, bu belgeleri intranet'te yayınlamaya kadar olan süreç, birbiriyle bağlantılı olmayan eylem ve iş süreçlerinden oluşan bir zincir olabilir. SharePoint Portal Server, belge kilitleme, düzenleme ve yayınlama gibi özellikler taşıyor ve ortalama bir kullanıcı bu özellikleri kullanabiliyor. SharePoint Portal Server, belgeleri oluşturmak ve yönetmek için kullanılan araçlara ve Microsoft Word, Microsoft Excel ve Microsoft PowerPoint gibi Microsoft Windows Explorer ve Microsoft Office 2000 uygulamalarına entegre edilmiş, kullanımı kolay belge yönetim özellikleri sunuyor.
SharePoint Portal Server kullanarak aynı zamanda, işle ilgili meta veriyi 'belge profili' formlarında saklayarak belgeleri belge deposuna kaydedebilir ve kontrollerini yapabilirsiniz. Formları kuruluşunuza göre de uyarlayabilirsiniz. Bir belge düzenlendiği, gözden geçirildiği ve onaylandığı sırada değişikliklerin birkaç taslak üzerinde takibi, entegre onay süreci kullanılarak yapılır. Bu takip, belgeyi intranet kontrol paneli sitesinde herkesin erişimine sunmadan önce gerçekleşir. Belgenin bir önceki haline de dönebilirsiniz. Belge üzerinde 'ortak çalışma', 'profil oluşturma', 'kullanım ömrü yönetimi' ve 'web-tabanlı belge yönetimi' gibi özellikleri tarayıcıdan arayabilirsiniz.
En önemli avantajı ise kullanıcıların Windows Explorer, IE veya Office 2000/XP ürünleri içinde döküman yönetimi özelliklerini yeni herhangi bir bilgi öğrenmeden kullanabiliyor olmalarıdır.
SharePoint Portal Server, doküman yönetim sistemi maliyetlerini, kullanıcılara yeni bir teknoloji öğretmeden bildikleri ortamları kullanarak düşürmeye de yardımcı oluyor. SharePoint Portal Server bir döküman yönetim sisteminde olması gereken temel özelliklerin hepsini kapsamaktadır:
- Doküman check-in / check-out (Belgenin üzerinde ortak çalışma)
- Versiyon kontrolü (İstenilen versiyona geri dönebilme ve versiyonların takibi)
- Yayınlanma (Belgelerin bir onay mekanizmasından geçerek intranet’te yayınlanması)
- Güvenlik (Belgelere herkesin hakları ölçüsünde erişebilmesi)
- İndeksleme ve Arama (Belgelere birer profil atanması, belgenin içindeki kelimelere göre otomatik olarak kategorize edilmesi ve aranılan kelimelere göre gelen belgelerin görüntülenmesi)
Office ve Windows kullanıcıları için kullanımı en kolay çözüm
Office 2000 ve Office XP’nin menülerinden direkt olarak erişilebilecek check-in, check-out, yayınlama (publish) ve versiyon takibi özelliklerini sunmaktadır. Kullanıcılar yeni bir araç öğrenmeden belgelerini sistemin içine koyabilmekte veya buradan kullanabilmektedirler. Office belgelerini açarken otomatik olarak check-out yapma ya da saklama durumlarında otomatik olarak check-in yapma özellikleri, kullanıcı hatalarından dolayı belgelerin sistemin dışında kalmasına engel olmaktadır. Belge içi tartışmalar ve Office belgelerine abonelik özellikleri, kullanıcıların değişikliklerden haberdar olmalarını kolaylaştırmaktadır. Ürün, Office uygulamalarından belge profillerinin otomatik olarak yaratılmasına olanak vermekte ve zengin verilerin Windows Explorer kullanarak görüntülenebilmesini sağlamaktadır. Bilgi çalışanları, belgeler hakkında açıklama sunan verileri (meta veri) görebildiklerinden belge içeriğinin yerini kolayca belirleyebilmekte ve içeriği kolayca anlayabilmektedir.
Belgelerde iş süreçlerini birleştirme
SharePoint Portal Server’ın belge düzenleme, düzenlenmiş belgeyi kısaltma ve eski haline geri çevirme gibi belge yönetimi ve takibi özelliklerinden yararlanarak belge üzerinde daha önceden yapılan değişiklikleri izleyebilirsiniz. Belge onay sürecini doğrudan uygulamadan planlayabilirsiniz. Bu süreçte kullanıcılar, belgelerle ilgili olarak doğrudan belge içerisinde seri veya paralel onay süreçleri belirleyebilirler.
Kolay güvenlik yönetimi ve belgelere erişim
Genel kullanıma yönelik belgeleri yayımlamak ve oluşturmak için tek adımlı bir süreç yardımıyla belge güvenliğini kolayca yönetebilirsiniz.. Erişim denetimi, çalışan kişi tarafından yönetilmektedir. Bu şekilde yöneticiler çalışma alanına üye ekleyebilir ve burada yayımlanan içerik ile ilgili olarak güvenliği denetleyebilirler.
Daha iyi bir arama yapılabilmesi için belgeleri sınıflandırma
Ortak bir organizasyon sözlüğü ile belgeleri kategorilendirmek üzere kullanılan özelleştirilebilir şablonlar ve profil formları sayesinde, iş açısından önemli bilgiler uygulanmak suretiyle belgeler sınıflandırılabilir. Bu ilişki, diğer sistemlerde saklanan bilgiler de dahil olmak üzere organizasyon genelindeki belge ve içeriği kapsayabilir. Kategorilendirme, kolayca oluşturulabilen, yönetilebilen ve belge kategorizasyon sürecini kolaylaştırmak üzere yeniden kullanılabilen belge profil şablonlarına yaratabilme hakkına sahip kişiler tarafından yapılabilir. Belgelerlerde meta veri hakkında açıklama sunan veriler ve belgelerle ilgili anahtar sözcükler, belgenin bulunduğu yerden bağımsız olarak belirlenebilir. Bu şekilde, belgelerle ilgili katma değer bilgi, belge nereye taşınırsa taşınsın belge içerisinde kalır.
Alternatif bir kullanıcı arayüzü
Web tarayıcısını alternatif bir kullanıcı arayüzü olarak kullanabilirsiniz. Tüm temel belge yönetimi işlevlerine, WebDAV iletişim kuralı üzerinden Internet Explorer 5.x ve 4.x tarayıcılarının yanı sıra Netscape 4.x’i kullanarak ulaşabilirsiniz.
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
