 |
İlgili Linkler
|
|
|
|
Muhasebe ve Değerli Evrak Arşivi
 |
Kredi kartı başvuruları, çek, bankacılık iş emirleri, muhasebe evrakları,
tapu gibi resmi evraklar değerli evraklardır. Bu evrakların işlenmesindeki
iş ihtiyacı aynıdır; dokümanların elektronik ortama aktarılması,
üzerindeki bilginin toplanması, dış sistemlere bilgi transferi ve
dokümanların indeks kriterleri ile arşivlenmesi. Fakat tüm bu işlemlerde
teknik farklılıklar vardır; örnek olarak çek işleminde MICR tanıma işleminde,
dış sistemlerdeki veri ile MICR karşılaştırma yapılırken irsaliye ve fatura
tipindeki dokümanların işleminde; tarih, müşteri, tutar gibi bilgiler
otomatik alınır ve bu bilgiler ile dokümanların arşivlenmesi sağlanır.
KETS’in çözümü ile bu ve benzeri iş ihtiyaçları varolan teknik yapının
üstünde esnek bir şekilde yerleştirilebilmekte ve hayata geçmektedir.
Depolarda saklanan veya her gün çoğalan kağıt yığınlarının elektronik
ortama geçirilmesi firmalar üstündeki büyük bir yükü ortadan kaldırmaktadır.
Doküman aramada yaşanan zaman kayıpları, dokümanların yıpranması gibi
birçok sorun, Doküman Yönetim Sistemleri kullanılarak aşılabilmektedir.
Doküman arşiv çözümü tarama ve indeksleme adımlarından oluşmaktadır.
Tarama aşamasında image process yöntemleri ile en iyi görüntüyü elde
etmek için KETS Capture ürünü kullanılmaktadır. İndeksleme aşamasında
ise KETS Index Station uygulaması, dokümanlarınızı istediğiniz kritere
göre indeksler ve Doküman Yönetim Sistemi üstünde saklar.
Arşivdeki dokümanlara hızlı erişim sistemin getirdiği en büyük avantajdır.
Dokümanlara ulaşmak için 3 farklı yol kullanılabilir;
Dizin yapısı ile ulaşım: Dosya sisteminde dokümanlara ulaşım
için kullandığınız dizin yapısı, doküman yönetim sisteminde de
mevcuttur. Varolan dosya sistemlerinde genel sorun yapının çok karışık
ve özensiz olmasıdır, Doküman Yönetim Sistemi ile arşiv sistemine geçiş
aşamasında yapılan ön analiz çalışmalarında dokümanlara ve iş yapış
tarzınıza en uygun dizin yapısı KETS’in bilgi birikimi ve firmanın
tecrübeleri ile oluşturulur.
Birbirleri ile ilişkili dokümanların örnek olarak kredi kartı başvurusu
ve yanında gelen ek dokümanlar, dizin yapılarında saklanacak dokümanlar
için iyi bir örnektir.
İndeks bilgileri ile ulaşım: İndeks bilgileri, doküman tiplerine
özel bilgilerdir. Dokümanların Doküman Yönetim Sistemlerine aktarımı
sırasında verilen bu bilgiler ile arama, dokümanlara erişimde en doğru
sonuçlara ulaştırır. İndeks bilgileri, daha önceden tanıtılmış formlar
için ICR veya OCR teknolojileri sayesinde otomatik olarak doküman üstünden
alınabilir. Doküman daha önceden tanıtılmamış bir doküman ise indeks
bilgileri manuel girilir. Faturalar, muhasebe dokümanları indeks bilgisi
ile arama için iyi bir örnektir.
Full-text arama ile ulaşım: Full-text arama, doküman içindeki
kelimeler içinden arama yapmak anlamına gelir. Word, excel, text, pdf,
tif gibi dokümanlar içerisinde geçen kelimelere göre arama yapıldığında,
içerisinde aranan kelimeler geçen dokümanların listesi, en fazladan aza
doğru sıralı olarak gelir. Tif dokümanları imaj dokümanları olmasına
karşın, OCR teknolojisi ile full-text arama yapılabilmektedir. Gazete
arşivleri full-text arama için iyi bir örnektir.
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
