|
KETS Evrak2000 Muhaberat Otomasyonu
 |
Günümüz rekabet ortamında doğru bilgiye, hızlı ve kolay bir şekilde erişmek, başarıya ulaşmak için başta gelen avantajlardan birisidir. Daha önceden çok uzun zaman alan günlük iş süreçleri, bilgisayar teknolojisindeki gelişmeler sayesinde daha basit ve hızlı bir şekilde yapılabilir hale gelmiştir. Bu süreçlerden en yaygın olanı iç ve dış yazışmaların meydana getirdiği evrak takibidir. Kullanıcılar, firma içindeki iş akışı adımları arasında kağıt ortamındaki bu dokümanları birbirlerine taşımaktadırlar. Eğer yazışmalar birden fazla süreci ilgilendiriyorsa, kopyalarının çıkarılması ve diğer kişilere de iletilmesi gerekmektedir. Bu tür durumlarda, süreçlerdeki doküman kontrolü hemen hemen imkansız hale gelmekte ve çeşitli aksamalar olmaktadır. Cevap verilmesi gecikmiş, yanlış kişiye iletilmiş veya kağıt yığınlarının altında gözden kaçmış evraklar, ofislerin en başta gelen sorunlarını oluşturmaktadır.
"KETS Evrak2000" yazılımı sekiz ayrı modül ve bu modüllerle entegre olarak çalışan alt bileşenlerden meydana gelen çok kapsamlı bir evrak takibi ve doküman yönetim çözümüdür.
Dokümanların merkezi olarak arşivlenmesine ve evraklarla ilgili tüm işlemlerin bilgisayar ortamında, güvenlik içinde yapılmasına olanak sağlar. Böylece kullanıcılar, yetki seviyelerine uygun olarak istedikleri dokümana, istedikleri zaman ulaşabilirler. Dokümanlar kolay bir şekilde organizasyon içinde dolaştırılarak, gerekli onay mekanizmalarının kontrolünde ilgili yerlere elektronik ortamda ulaştırılırlar. Böylece kağıt ve kırtasiye masrafları da en düşük seviyeye indirilmiş olur. "KETS Evrak2000", dokümanın kendisi yerine dosyaya ulaşmayı sağlayan bir adres bilgisi (link) göndererek, ağ trafiğinin kullanımını en düşük seviyeye indirir ve kullanıcıların sabit disklerinde yer kaybını önler. "KETS Fax Router" ile entegre çalışarak evrak takip sistemine faks dokümanlarının da çok kolay bir şekilde dahil edilmesini sağlar.
Müşteri Örneği
Oldukça geniş bir alana yayılmış ve "KETS Evrak2000" sistemini kullanan bu örnek organizasyonun tüm birimleri ve müdürlükleri arasında kapsamlı bir onay mekanizmasının olduğu çok yoğun bir evrak trafiği mevcuttur.
"KETS Evrak2000" sistemi kullanılmaya başlamadan önce şirket içi evrakların ilgili bölümler arasındaki dağıtımı, servis araçları ile belli saatlerde yapılmakta, acil olarak iletilmesi gereken dokümanlar ise motosikletli kuryeler tarafından taşınmaktaydı. Doküman trafiği arttıkça işlemlerde gecikmeler meydana geliyor ve taşıyıcı personel sayısı arttırılmak zorunda kalınıyordu. Ayrıca dokümanların ne zaman, nerede olduğu konusunda tam bir kontrol bulunmamaktaydı. Bunlara ek olarak gelen fakslar da aynı süreçlere dahil oluyor ve yoğunluk bir kat daha artıyordu.
Çözüm hayata geçirildiğinden beri tüm doküman trafiği, artık elektronik haberleşme ortamında yapılıyor ve evraklar bilgisayar ortamında oluşturulduktan sonra sunucuda arşivlenerek, elektronik formatta gideceği yerlere anında ulaştırılıyor. Bu sayede daha önceden günlerce süren onay işlemleri, çok kısa sürelerde tamamlanabilmekte ve merkezi olarak arşivlenen dokümanlara istendiği zaman hızlı bir şekilde ulaşılabilmektedir. Gelen fakslar iş süreçlerine anında dahil edilerek, ilgili yerlere iletilmekte ve işleme alınmaktadır. Evrakların fiziksel taşınmasında kullanılan servis araçlarına ve kuryelere artık gerek kalmadığından personel giderlerinde tasarruf ve dokümanların doğru kişilere zamanında ulaştırılmasında büyük bir performans artışı sağlanmıştır.
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
