1. İç Yazışma Hazırlama
2. İç Yazışma Listeleri
3. Gelen Evrak Tarama
4. Gelen Evrak İndeksleme
5. Gelen Evrak Listeleri
6. Giden Evrak Hazırlama
7. Giden Evrak Listeleri
8. Giden Evrak Yönetimi

1. İç Yazışma Hazırlama Modülü
"İç Yazışma Hazırlama Modülü" organizasyon içerisinde dolaşması gereken bir evrağın hazırlanması için kullanılır. Bu modül iç yazışma belgelerinin yaratılmasından, onaya gönderilmesine, onay işlemlerinin tamamlanıp, dağıtımının yapılmasına kadar geçen tüm süreçleri kapsamaktadır. Sağladığı araçlar ile bu işlemlerin yapılmasında kullanıcılara yardımcı olarak, görevlerini kolaylıkla yerine getirebilmelerini sağlar.

"İç Yazışma Hazırlama Modülü" sayesinde sık kullanılan evraklar için sistemde hazır şablonlar tanımlanıp kullanıcılara zaman kazandırılabilir. Böylece kullanıcılar, sadece evraktaki boşlukları doldurarak bir iç yazışma belgesi hazırlayabilirler. "İç Yazışma Modülü" içinde bir Microsoft Word belgesi açılır ve belgenin konusu, ilgili olduğu evrak ile referans numarası, onay mekanizması içerisinde kullanıcıların paraf onayı, amir onayı ve görüş gibi bilgiler kullanıcının yetkileri doğrultusunda toplanarak, evraktaki yerlerine otomatik olarak doldurulur. İmza atılması gerekli ise, sistemdeki dijital imzayı evrağın içinde istenilen yere yerleştirerek dokümanı sistem sunucusunda arşivler. Sunucuya gelen belge, dağıtımı yapılacak ise, karbon kopya alıcıları da dahil olmak üzere seçilen tüm kullanıcılara gönderilir, paraf veya onay alınması gerekiyor ise ilgili kullanıcılara onaylanmak üzere iletilir. Eğer belge onay işlemi gerektiriyor ise tüm onaylanma süreci sunucu tarafından takip edilir ve süreç tamamlandıktan sonra belgenin dağıtımı yapılır. İş akışı adımlarında dokümana erişim yetkileri tanımlanarak, belli bir anda sadece yetkisi olan kullanıcıların dokümana erişip görüntülemesine izin verilir. Bu güvenlik ayarları için, hem doküman yönetim sisteminin, hem de "KETS Evrak2000" modülünün kendine ait alt güvenlik sistemleri kullanılır. Evrak transferi metodu ile bir dokümanı, birden fazla kullanıcı, aynı anda hazırlayabilir.

2. İç Yazışma Listeleri Modülü
"İç Yazışma Listeleri Modülü" ile kullanıcılar, hazırladıkları veya alıcısı oldukları iç yazışmaları görüntüleyip, yetki dahilinde üzerlerinde değişiklikler yapabilir. Hazırlanan bir dokümanın onay mekanizmasında hangi adımda olduğu, dokümanın kime, ne zaman ulaştığı ve ne zaman onaylandığı veya red edildiği gibi bilgilerin takibi yapılabilir. İç Yazışma Listeleri Modülü'nde ayrıntılı arama yapılarak dokümanlar içerisinden istenilen kriterlere uyanların listesi alınabilir.

3. Gelen Evrak Tarama Modülü
"Gelen Evrak Tarama Modülü" organizasyona gelen evrakları tarayarak, indekslenmek ve arşivlenmek üzere bilgisayar ortamına aktarır.

Operatörler kağıt ortamda gelen dokümanları tarayıcılar aracılığı ile sisteme aktarırlar. Görüntülenen dokümanların gerçek hali değiştirilmeden, açıklayıcı not (annotation) araçları kullanılarak üzerlerine elektronik notlar, işaretler, ses, video ve OLE nesneleri eklenebilir. Operatörler sadece bir tuşa basarak belgenin önemli kısımlarını işaretleyebilir, dikkat çekmek istenen noktaları oklar ile belirtebilir, sayfa üzerine çizim yapabilir, ses ve görüntü kaydedip belgenin herhangi bir yerine yerleştirebilirler.

4. Gelen Evrak İndeksleme Modülü
"Gelen Evrak İndeksleme Modülü" taranan dokümanların indeks bilgilerinin, dağıtım listelerinin ve doküman ilişkilerinin girilerek arşivlendiği kısımdır. Gelen doküman cevap niteliğinde ise daha önce cevaplanmak üzere gönderilmiş olan eski doküman ile ilişkilendirilebilir. Eğer doküman eksik ise sistem içerisinde havuza atılıp tamamlandığı zaman birlikte indekslenebilir. Evrağın fiziksel halinin nerede tutulduğunun bilgisi de ilgili yere girilerek istenilen herhangi bir anda indeks bilgilerinden orijinal evrağa ulaşılabilir. Dokümanın "KETS Evrak2000" sistemi dışından da bir alıcısı olacaksa "Gelen Evrak İndeksleme Modülü" ile e-posta olarak gönderilebilir. Bu aşamada evrak otomatik olarak e-postaya iliştirilir ve e-postanın konusu dokümanın konusu olarak otomatik olarak yazılır. Gelen faks dokümanları ise otomatik olarak sisteme alınarak, doğrudan Gelen Evrak İndeksleme Modülü'ne gönderilir.

5. Gelen Evrak Listeleri Modülü
"Gelen Evrak Listeleri Modülü" ile kullanıcılar, alıcısı oldukları dış yazışmaların listesini ve istenildiği zaman dokümanın aslını görebilirler ve ayrıca indeks gibi önemli bilgileri yetki dahilinde değiştirebilirler. İstenilen kriterlere göre doküman listesini alabildikleri gibi belirtilen kriterlerde ayrıntılı arama da yapabilirler.

6. Giden Evrak Hazırlama Modülü
"Giden Evrak Hazırlama Modülü", kullanıcıların organizasyon dışına gönderecekleri belgeleri otomatik olarak "KETS Evrak2000" içerisinden hazırlamalarını sağlayan ve Microsoft Word ile entegre olarak çalışan modüldür. "Giden Evrak Hazırlama Modülü" ve "İç Yazışma Hazırlama Modülü" genel hatları ile birbirine benzemektedir. Hem kullanıcıların farklı modülleri öğrenme zorluğunu yaşamaması, hem de sistem kaynaklarının az kullanılması için mümkün olduğunca aynı arayüzler kullanılmıştır. Dokümanlar sisteme aktarılırken gerekli olan evrağın gönderileceği adresler, gerekli durumda sistem dışında olan adreslerin girilmesi, belgenin organizasyon içindeki ilgili alıcı ve karbon kopya alıcıları, evrağın varsa eki ile ilgili bilgiler form aracılığı ile doldurulur ve sunucuda arşivlenir. Hazırlanan doküman bir yazıya cevap teşkil ediyorsa cevabı olduğu ve daha önce dışarıya gönderilmiş olan eski doküman ile de ilişkilendirilebilir veya bu dokümana bir cevap bekleniyorsa, istenilen tarihte veya cevap vermesi gerekli olan kurumların sayısı istenilen sayıya ulaştığında veya her iki şart birlikte sağlandığında, sistem otomatik olarak uyarı verir.

Dokümanın onaylanması gerekiyorsa, gerekli bütün onayları sırayla aldıktan sonra, dış gönderimin son aşaması için 'Giden Evrak Yönetimi Modülü'ne gider. Kuruluş içi alıcılar için de 'Gelen Evrak Listeleri Modülü'nde olduğu gibi, dağıtılan evraklar kullanıcıların evrak listelerine eklenir ve kullanıcılara e-posta yolu ile uyarı mesajı gönderilir. Sistem tarafından gönderilen e-posta mesajları, evrak ile ilgili konu, tarih gibi indeks bilgileriyle sunucu üzerindeki dokümanın adres bilgisi (link) bulunan bir dosya içerir. Doküman yönetim sistemi üzerinde tutulan belgenin kendisi yerine adres bilgisi (link) içeren dosya gönderilerek, hem e-posta sisteminde yer kaybı engellenir, hem de dokümana bu adres bilgisi (link) aracılığı ile ulaşan kullanıcıların yetkileri seviyesinde işlem yapmaları sağlanır. Doküman faks seçeneği ile gönderilecek ise "KETS Fax Server" ile otomatik olarak gönderimi tamamlanır.

7. Giden Evrak Listeleri Modülü
"Giden Evrak Listeleri Modülü" ile kullanıcı kendisinin hazırladığı yazışmaların listesini ve dokümanın aslını görebilir. "Giden Evrak Listeleri Modülü", genel hatlarıyla "Gelen Evrak Listeleri Modülü" ve "İç Yazışma Listeleri Modülü"ne benzemektedir.

8. Giden Evrak Yönetimi Modülü
"Giden Evrak Yönetimi Modülü" ile hazırlanan bir dış yazışmanın, posta veya kargo ile gönderilecek olanlara ait işlemlerin yapıldığı modüldür. "Giden Evrak Yönetimi Modülü" ile doküman kaç adet yere posta ve/veya kargo ile gönderimi yapılacaksa, her doküman için bir adres çıktısı olmak üzere, aynı adette yazıcı çıktısı otomatik olarak alınır.