 |
İlgili Linkler
|
|
|
|
KETS Insure
 |
 KETS Insure, sigorta şirketlerine müşterilerinden, temsilciliklerinden ya da iş çevrelerinden faks veya posta yolu ile her gün gelen evrakların arşivlenmesini ve yönetilmesini elektronik ortamda sağlayan bir uygulamalar bütünüdür. Günde binlercesi gelen bu tür evraklar elektronik ortamda, bir müşteri dosyası şeklinde tutulur. Eğer gelen evrak cevaplanması gereken bir evrak ise elektronik ortamda cevaplamayı yapacak bölüme yönlendirilir, cevabın daha önceden tanımlanmış bir şablona göre hazırlanması ve gönderilmesi bu uygulama üzerinde kolaylıkla otomatik olarak yapılabilir.
Gereksinim
Sigorta şirketlerinde müşterilerinden her gün değişik yollarla gelen her tür evrak bir ya da birden fazla kişi tarafından sınıflandırılmakta ve manuel olarak ilgili birimlere dağıtılmaktadır. Bu dağıtma işlemi, birçok dağıtım elemanı gerektirmesinin yanı sıra çok yavaş ve zor olmaktadır. Ayrıca, kağıt ortamda gelen dokümanlar, kaybolma, yıpranma, yanlış birimlere gitme gibi riskler de taşır. İlgili birimlere sağlıklı bir şekilde ulaşan dokümanlarla ilgili işlemler bittiğinde ise bu dokümanların dosyalanması ve saklanması gerekmekte ve tüm dokümanlar kağıt ortamda dosyalanarak büyük depolara kaldırılmaktadır. Sigorta işlemlerinin doğal yapısı itibarı ile eski dokümanların olduğu müşteri dosyalarına sık sık ulaşmak, eklenecek dokümanları (yeni doktor raporu, reçete, hasar tespit raporu, çeşitli fotoğraflar v.b.) ilgili dosyalara eklemek veya müşteri talep ettiğinde, hızlı bir şekilde müşteriye istediği bilgiyi vermek gerekmektedir. Eski dokümanları bulma işlemi için yine insan gücüne başvurulduğundan, bu işlem özellikle eski dosyalar yanlış rafa kaldırılmışsa daha yorucu, daha yavaş ve daha zahmetli olmaktadır.
Kağıda dayalı bu sistemde müşteri sayısı büyüdükçe, hedeflenen müşteri hizmetinin sunulması her geçen gün daha da zorlaşmakta ve buna bağlı olarak hizmet kalitesi hızla azalma riski altına girmektedir.
Sürekli yapılan araştırmalar kanıtlamıştır ki müşterilerin belirli bir sigorta şirketini tercih etmelerinin temel nedeni, müşteri hizmetlerinin kalitesidir. Bu nedenle, kaliteli bir müşteri hizmeti sunmak, sigorta şirketlerinin çalışma anlayışının önemli bir parçasıdır.
Çözüm
Sigorta şirketlerinde hızla büyüyen bu kağıt karmaşasını ortadan kaldırmak, müşteri bilgilerine ve dosyalarına hızlı bir şekilde ulaşmak, dolayısı ile müşterilerine daha kaliteli bir hizmet sunarak müşteri memnuniyetini arttırmak için görüntü teknolojisi konusundaki uzmanlığı ve tecrübesi ile tanınan KETS tarafından geliştirilen KETS Insure’u kullanmak yeterli olacaktır.
İşlem Aşamaları
Posta ile Gelen Evraklar
Müşterilerden, temsilciliklerden veya iş çevresinden posta ile gelen tüm dokümanlar, öncelikle bir doküman tarayıcı ile taranarak elektronik ortama alınmakta ve kuyruk mantığı ile doküman indeksleme istasyonlarına gönderilmektedir.
Doküman indeksleme istasyonu, gelen doküman üzerindeki bilgilere (ad, soyad, adres, referans numarası v.b.) göre, yeni gelen dokümanla ilgili arşivdeki dosyaya erişir ve müşteriyle ilgili hasar evraklarını veya fotoğrafları, müşteri dosyasına ekler. Eğer müşteriden gelen bir talep (prim ödeme çizelgesi talebi, borç öğrenme talebi v.b.) mektup ise, indeks istasyonu, müşteriden gelen bu mektubu da dosyaya ekler ve mektubu Mektup Cevaplama İstasyonlarının kuyruğuna elektronik ortamda gönderir.
Talep mektubunu alan Mektup Cevaplama İstasyonlarından herhangi birisi, daha önceden her bir talep için cevap olarak hazırlanmış, MS-Word şablonlarından ilgili olanını seçer ve şirket içerisinde kullanılan Sigorta Paketinden ulaştığı bilgileri bu şablona doldurarak, cevap mektubunu kısa sürede hazırlar. Hazırlanan cevap mektubu faks ile gönderilecekse kullanıcı, tek bir tuşa basarak faksını gönderir.
Bu işlem sırasında, faks işlemi için gerekli olan müşteri bilgileri (müşteri faks numarası v.b.) arka planda kullanıcıdan bağımsız olarak çalışan faks yazılımına aktarılarak, faks hizmet birimine kullanıcı müdahalesi olmadan gider.
Faks İle Gelen Evraklar
Müşterilerden, temsilciliklerden veya iş çevresinden gelen tüm fakslar ise Intel Dialogic GammaFax faks kartlarını içeren Captaris RightFax Server tarafından elektronik ortamda alınarak, KETS Fax Router’a gönderilir ve otomatik olarak doküman yönetim sistemi tarafından arşivlenir. KETS Fax Router ekranını kullanan bir operatör, gelen faks mesajını anında ilgili kişiye veya ilgili birimin kuyruğuna yönlendirir.
Eğer gelen faks, talep faksı ise doküman İndeksleme İstasyonuna gönderilerek yukarıda anlatılan işlemler dizisinden geçer. Bu sistemde, her faks mesajının arşivde tek bir kopyası tutulmakta ve faks yönlendiricisi tarafından ilgili birime sadece bir “link” gönderilmektedir. Dolayısı ile aynı mesajın birden fazla kopyasının oluşması engellenmektedir.
Otomatik faks yönlendirmesi için ise ihtiyaca göre belirlenecek faks hattı sayılarının, yönetimi kolay bir ortamda, minimum donanım yatırımı ile gerçekleştirilebilmesi için ISDN - PRI hatlar, fax board olarak ise Intel DM/F300 ISDN digital GammaFax ve DID sayısal yönlendirme teknolojisi kullanılabilir. Bu sayede her işlem tipi ya da bölüm için rezerve edilebilecek olan sanal faks numaraları ile gelen fakslar hiçbir kullanıcı müdahalesi olmadan gitmesi gereken bölüme yönlendirilir.
Kazançlar
Sigortacılık sektöründe verilen hizmetin kalitesinin önemini kavrayan ve müşteri hizmet kalitesini arttırarak bu konuda lider olmayı hedefleyen her sigorta şirketi, sunulan bu çözüm ile amacına büyük ölçüde ulaşarak, değişen pazar ve müşteri gereksinimlerine zamanında cevap verebilecek esnek bir yapıya kavuşmuş olur.
İş akışları ciddi oranlarda hızlandığı için, müşterilere cevap verme süresi büyük ölçüde kısalır. Böylece şirket, müşteri memnuniyetini arttırmış ve rekabetin yoğun olduğu sigorta pazarında önemli bir avantaj elde etmiş olur.
Kullanıcı müdahalesini en aza indirdiğinden, insandan kaynaklanan hatalar azaltılır ve çalışanlar yanlış dosyalanan veya kaybolan dokümanları aramak yerine, kendi işlerine konsantre olurlar. Böylece, çalışanların moral seviyesi yükselir ve çalışma isteği artar.
Ayrıca, bu çözümle günlük olarak binden fazla sayıdaki doküman elektronik ortama alınır, dolayısıyla dokümanların maruz kaldığı; kaybolma, yıpranma, yanlış birimlere gitme veya yanlış dosyalara girme gibi riskler ortadan kaldırılmış olur.
Bu çözüm gelen faksları dağıtmak, gidecek faksları göndermek, dokümanları dosyalamak ve arşive kaldırmak, gerektiğinde arşivden bulup getirmek gibi insan gücü ve zaman gerektiren işleri ortadan kaldırarak verimliliği arttırır. İş akışları hızlandığı için, birim zamanda yapılan iş miktarı artar, dolayısı ile sigorta şirketleri, insan gücünü arttırmaksızın işlem kapasitesini arttırarak, genişleyen müşteri tabanına daha iyi hizmet verebilecek duruma gelmiş olur.
Bütün bunlara ek olarak, kağıt ortamda işlem yapmaktan kaynaklanan; dosyalama ve saklama ile ilişkili olan işgücü, kırtasiye, fiziksel depolama alanı v.b. giderler azalmış, şirketin karlılığı artmış olur.
Referans
Yapi Kredi Hayat Sigorta
|
|
|
Bilgi istek formu
Yazdırmaya uygun gösterim
