Daha rasyonel zaman kullanımı ve kaynakların etkili bir şekilde değerlendirilebilmesi için B2E

Bilgi Portalları
Son günlerde değişim rüzgarlarından nasibini alan vizyon sahibi ve gelişmek isteyen her şirketin kafa yorduğu e-business kavramından giriş yaparak B2E kavramına bir göz atalım. E-business, kurumların mevcut faaliyet alanlarında işlerini bir adım öteye taşımalarına yardım eden bir sistem ve yeni bir iş yapış biçimi olarak tanımlanabilir.

Farklı iş ihtiyaçları ve dolayısıyla farklı hedef kitlelere yönelik olarak üretilen bilgileri, dokümanları ve hizmetleri içeren e-iş çalışma yerleri olan bilgi portalları, birçok doküman ve veriyi hem kurum içi çalışanlara, hem de kurum dışı (müşteriler, iş ortakları, tedarikçiler) kullanıcılara tek bir platformdan sunar.

Hedef kitlesine göre e-business:
B2B Business to Business – Hedef kitle kurumsal müşteriler (şirketler arası)
B2C Business to Consumer – Hedef kitle tüketiciler (on line satış, e-ticaret)
B2P Business to Partners – Hedef kitle iş ortakları (extranetler)
B2E Business to Employee – Hedef kitle çalışanlar (intranetler)

Nedir B2B?
Birbirine bağlı çalışan şirketlerin arasındaki iletişimin düzenlenmesi ve birlikte iş yapmak üzere çalışmak üzere tasarlanmış sistemlerdir.

Nedir B2C?
Ticari amaçla nihai tüketiciye hitap eden sistemlerdir. Öncülerinden biri olarak Amazon verilebilir, ülkemizde de Ideefixe güzel bir örnek olabilir. Bu sitelerde mal ve hizmet siparişi internet üzerinden sipariş alınır ve tüketiciye ulaştırılır. Arz talep ilişkileri çok önemlidir. B2C amaçlı kurulan bir işin tutması için sermaye kadar, ilk yapan ya da yapanlardan biri olmak önemli kriterlerden birisidir. Hız, kesintisiz hizmet, hizmet kalitesi ve bunların sonucunda gelen müşteri memnuniyeti de kritik başarı faktörleri arasında sayılabilir. Sunulan hizmet ya da malın potansiyel pazarının olması, eğer yoksa ihtiyaç yaratmak için iyi bir tanıtım bütçesinin olması gerekir. Hizmeti sunarken altyapı kadar, müşteri ilişkilerinin kalitesi ve dağıtım kanalının da önemi büyüktür.

Nedir B2P?
Extranet olarak da geçen bu siteler şirket dışından izin verilen kullanıcılara açık intranet olarak da adlandırılabilir. Tedarikçiler, çözüm ortakları gibi birlikte iş yapılan iş ortaklarına verilecek özel şifrelerle ulaşılan bu siteler onların ihtiyaç duyacakları özel bilgilerin sürekli update edildiği bilgi paylaşımına yönelik sitelerdir. Bu bilgiler sadece onların kullanımına yönelik açık bilgilerdir, fiyat listelerini, onları ilgilendiren son haberleri, stok durumunu veya ihtiyaç duyacakları çeşitli görsel malzemeleri veya PDF dokümanları içerir.

Nedir B2E? Kurumsal portal, bilgi portalı, intranet…

Çalışan memnuniyeti için B2E
İnsan kaynağı kalitesinin ve rekabetteki en büyük gücün insan kaynağı olduğunu artık birçok şirket kavradı. Artık sadece müşteri memnuniyetinden değil, aynı zamanda çalışan memnuniyetinden de söz ediyoruz. Çalışanların memnuniyeti için müşterilere sağlandığı gibi ek hizmetlerin sağlanması, ergonomik çalışma ortamları yaratmanın yanı sıra onların iş yapmasının önündeki engellerin kaldırılarak ihtiyaçları olan bilgilere kolayca ulaşabilecekleri rahat ve verimli çalışma ortamlarının sağlanması gerekir.

B2E portalları ya da başka bir ifadeyle intranetler için; çalışanlarının bilgiye hızlı ve kolay bir şekilde erişebildiği, yine kendisinde bulunan bilgiyi hızlı ve kolay bir şekilde depolayabildiği, bu bilgileri kullanarak anlamlı iş sonuçlarına dönüştürebilmelerini sağlayan bir şirketin, varsa şubeleri dahil, kendi içerisindeki kurum içi interneti denilebilir. Sadece çalışanların erişimine açık olan bu intranetler, gelişen teknolojilerle birlikte her zaman, her yerden erişilebilir durumdadır. Bu nedenle, sahadaki satış personelinin siparişini girebilmesinden, şirket içindeki bir personelin izin işlemlerini iş akışları vasıtasıyla elektronik olarak tamamlamasına kadar geniş bir ölçekte çalışana kolaylıklar ve işlem hızı sağlar. İntranet kullanıcılarına, uygulamalara veya bilgilere farklı erişim seviyeleri sağlanarak herkesin, her türlü bilgiye ulaşmasına engel olunabilir, yani kişiselleştirme yapılabilir.

Kurum içi kullanıma yönelik bir B2E portalı;

• • Mevcut uygulamaları ve kaynakları entegre edebilmeli

• • Kurumsal bilgi ve kaynakları bütünleştirebilmeli

• • Kolay kullanılabilir, kolay anlaşılabilir bir mimari üzerine oturtulmalı

• • Kisişelleştirme olanağı sağlamalı

• • İş akışı mimarisini içermeli

• • Ortak bir çalışma ortamı sağlayabilmeli

• • Üretilen bilgi ve dokümanları bir kütüphane disiplini içerisinde organize edip saklayabilmeli

• • Bilgi ve doküman güvenliği sağlamalı

• • Çeşitli kullancılara farklı erişim yetenekleri sağlayabilmeli

• • Çok çeşitli platformlarda çalışan uygulamaları ve veri kaynaklarını entegre edebilmeli

• • Ayrıca kurumun ihtiyaçlarına bağlı olarak ofis içerisinden olduğu kadar, internetten veya kablosuz iletişim araçlarından da erişilebilmeli

• • Gelişmiş arama yetenekleri sunmalı

B2E portalı kullanarak ne tür işlemler gerçekleştirilebilir?

• • E-learning

• • Doküman yönetimi

• • Arama

• • Ofis malzemesi alımı ve istekleri, iş seyahati işlemleri ve ödemeleri, avans ve izin işlemleri gibi iş akışı uygulamaları

Neler sağlar?
Yeni iş modellerinin çeşitlendiği, müşteri merkezli yaklaşımların geliştiği, değişen rekabet koşullarında B2E, yeni açılımlar, yeni avantajlar sağlıyor. Entegre bir şekilde çalışan departmanlar sayesinde üretim maliyetlerinden harcamalara, zamandan verimlilik artışlarına kadar önemli kazançlar sağlanıyor. Bilgiyi paylaşmanın sağladığı sinerjinin ve zaman tasarruflarının yanında yarattığı online eğitim imkanı açısından da faydaları olan B2E’nin iş akışlarının da şeffaf bir şekilde ve her yerden izlenmesine ve işleri yoluna koymaya yardım ediyor. İşte bu gerekliliklerin yerine getirildikleri internet tabanlı uygulamalar olan B2E portalları, çalışanlara bilgiye her yerden, her zaman ulaşma imkanı veriyor. Böylece çalışanların çok değerli vaktini doğru ve katma değer yaratan işler üzerine harcamaları sağlanabiliyor, çalışanların her dakikası için işverenlerin para ödediğini sakın unutmayalım. B2E portal çözümleri, dağıtık işgücü yapısına sahip global şirketlere büyük kolaylık sağlıyor. Çalışana odaklanan bu portallar, tüm uygulamaları, bilgileri çalışanlara tek bir merkezden, internet üzerinden de sunarak hizmet ediyor. Kurumlara sağladığı faydaları şu şekilde özetleyebiliriz;

• • Arama yetenekleri ile portal kütüphanesinde depolanmış veri veya bilgilere hızlı erişim sağlar.

• • Dokümanların yönetilmesini sağlar.

• • Arama motoru ile bilgiye hızlı erişim sunar.

• • Kullanıcılara ortak çalışma imkanı sağlar.

• • İş akışlarının kesintisiz ve çok daha hızlı sürdürülmesini sağlar.

• • İletişimsizlik maliyetlerini düşürür.

• • Çalışanlar arasında sinerji sağlar.

• • Zaman tasarrufu sağlar.

• • Şeffaf çalışma ortamı sunar.

• • Gelişmiş içerik güvenliği ve güvenli çalışma ortamı sağlar, bilgi kayıplarını önler.

• • Kalite yönetimi sistemi uygulamalarını hızlandırır.

• • Proje yönetimi çalışmalarında verimliliği artırır.

 

Birlikte Çalışma
Stratejik portal çatısı üzerine kurulmuş bilgi/belge mimarisi ile çalışanlar geriye dönük aramalarda vakit kaybetmezler. Arama motoru sayesinde kurum içerisinde yaratılmış ya da dışarıdan gelmiş herhangi platformdaki bilgiye hızlıca ulaşırlar. Birlikte yapılan işlerde aynı doküman üzerinde birlikte çalışma olanakları ile ekip çalışması yapılmasına şeffaf bir zemin yaratır. Çalışanlar arasında sinerji yaratılmasına, performansın artırılmasına büyük katkı yapan B2E portallarına isteyen çalışan, istediği zaman ve istediği yerden erişebilmektedir.

İhtiyacımız ne? B2E mi?
Burada kurumların beklentileri, ihtiyaçları ve karşılaştıkları zorlukların doğru tespit edilmesi ve e-iş stratejilerinin çok net bir şekilde ortaya konmuş olması gerekiyor. Bu ihtiyacın doğmasının temel nedenlerinden biri yeni ekonominin getirdiği veri zenginliği. Ayrıca bilgiye ulaşmadaki zorluklar, uygulamaların çokluğu ve bunların arasındaki entegrasyon güçlüğü de bu uygulamalara gereksinimi arttıran nedenler arasında sayılabilir. Dolayısıyla bu verilerin anlamlı bir şekilde düzenlenmesi, işlenmesi ve kullanılabilir bilgi haline getirilmesi ve güvenli bir ortamda saklanması gerekiyor.

Bilgi Yönetimi İçin Kurumsal Bilgi Portalları
Kurumlar, pazar paylarını artırabilmek, rekabete direnebilmek, verimliliklerini ve karlarını artırabilmek için teknolojinin nimetlerinden sonuna kadar faydalanıyorlar. Bunları başarabilen şirketler ise değişim rüzgarları ile aynı frekansı yakalayıp rekabet üstünlüğü ve yüksek karlar elde ediyorlar. Bu kurumlar insan kaynakları uygulamalarını, projelerini, hatta bütçelerini, kısaca operasyonlarını yeni ekonomi kavramına göre veya teknolojik gelişmelerin desteğiyle yönetmektedirler. Bunun sonucu olarak da dijital bilgi ve iletişim kanalları hızla artmaktadır, bir kısır döngü olarak da yeni teknolojiler geliştirilmektedir.

Elektronik dokümanlar, e-postalar, görüntü ve ses dosyaları, web sayfaları, intranetteki bilgiler, pazar bilgileri ve rakiplerle ilgili bilgiler iletişim kanallarının genişlemesiyle ve şeffaflaşmasıyla hızla artıyor. E-posta ve web sayfalarındaki bilgiler gibi ‘yapısal olmayan veriler’in organizasyonlardaki verilerin %80’ini oluşturduğu ifade edilmektedir. Dokümanların ya da içerdikleri bilginin yönetilememesinden kaynaklanan kaybın yıllık parasal boyutu ise milyar dolarla ifade ediliyor. Veritabanlarında, sunucularda ve masaüstü uygulamalarda saklanan bu bilgilerin çoğu bilgi karadeliklerinde yok olmaktadır. Kurumdaki bilgiyi kolay bulunabilir yapmak ve bilgiyi etkili bir şekilde yönetebilmek için yeni arayışlara gidildi ve sonucunda kurumsal portal (intranet) ya da başka deyişle bilgi portalı kavramı doğmuş oldu. Böylece bilgiye herkesin ulaşabildiği, paylaşabildiği, depolayabildiği ve güvenle korunan bu portallar, bu sorunun çözümüne yönelik olarak ortaya çıktı ve işlerimizi oldukça fazla kolaylaştırdı. Bilgiye ulaşım kolaylığı, verimlilik artışı sağlaması, zamanın para olduğu bu dönemde zaman tasarrufu yaratma, hızlı karar almaya katkısı, iletişimi güçlendirmesi, işbirliği ve takım çalışmasına katkıları, dolayısıyla rekabet avantajı yaratma konusunda önemli avantajlar sunmakta olan bu bilgi portalları artık hayatımızın, şirketimizin önemli bir parçasını teşkil ediyor.

Kurumla ilgili her kaynaktaki bilgiyi tek bir şemsiye altında birleştiren bilgi portalları, çalışanların verimini artırdığı gibi, işbirliğini kolaylaştırıp, takım oyununu pekiştirmekte ve kurum içindeki sinerjiyi inanılmaz boyutlara taşımaktadır. Hızla büyüyen şirketlere ve elemanlarının eğitimine olan katkısıyla bilgi portalları, dağıtık yapıdaki şirketler için ortak bilgi, ortak akıl yaratma ortamı oluştururlar. Her türlü text, ses, resim ya da video formatındaki belgeye web ile erişmek şirketlere müthiş bir esneklik sağlamaktadır. Bilgi portalları, çalışanlara yönelik bir intranet görevi görmesinin yanı sıra zaman zaman müşterilerin, iş ortaklarının veya satıcıların hizmetine sunulmak üzere extranet ortamlara da dönüştürülebilmektedir. Buradaki en önemli konulardan biri; portalın mevcut sistem ve uygulamalarla çok iyi entegre olmasıdır.

Bilgi portallarının özellikle sahada çalışan şirket personeli için yararlarının üzerinde özellikle durmak gerekir. Sahadaki bu elemanlar, bu sayede stok, fiyat, pazar, müşteri, rakip, yeni ürün bilgilerine kolayca ulaşabiliyor, rekabet farkı yaratabiliyorlar. Bu bilgilere ulaşmak için harcayacığı atıl zamanı böylece yeni müşterilere kanalize edebiliyorlar.

Günümüzde şirket içinde birçok bilgi ve doküman üretiliyor. Bunlar aslında o şirketlerin entellektüel sermayeleridir. Dolayısıyla bu bilgi ve dokümanların en iyi şekilde korunması, işlenmesi, ulaşılabilmesi ve etkili iş kararları alabilmek için kullanılması gerekir. Bu nedenle, zamandan kazanmak, etkili iş kararları almak ve bilgiyi paylaşmak isteyen kurumlar, kurumsal bilgi portallarına ihtiyaç duyuyorlar. İnternet tabanlı bir şirket olabilen kurumlar bilgiyle güçlenen çalışanları ile bilikte B2E’nin nimetlerinden de yararlanarak zamanı paraya çevirmenin güzel örneklerini veriyorlar.